爆破施工企业档案管理工作浅析.pdf

第3 0 卷第4 期 爆破 V 0 1 ．3 0N o ．4 2 0 1 3 年1 2 月B L A S T 玎呵G D e c ．2 0 1 3 d o i 1 0 ．3 9 6 3 ／j ．i s s n ．1 0 0 1 - 4 8 7 X ．2 0 1 3 ．0 4 ．0 3 4 爆破施工企业档案管理工作浅析木 崔雪姣1 ’2 ，赵明生1 ，康强1 ’3 ，赵翔4 ，朴志友4 I ．贵州新联爆破工程集团有限公司，贵阳5 5 0 0 0 2 ；2 ．武汉理工大学管理学院，武汉4 3 0 0 7 0 ； 3 ．河海大学土木与交通学院，南京2 1 0 0 9 8 ；4 ．天津水泥工业设计研究院，天津3 0 0 4 0 0 摘要爆破施工企业档案管理工作对于提高工程施工效率、积累施工经验、促进工程成果转化等方面具 有重要的意义，但是由于长期以来的重视程度不足，还存在着诸多问题。为此首先从我国爆破施工企业档案 管理工作现状出发，分析了爆破施工企业档案管理的特点及难点；然后分析了目前爆破施工企业档案管理工 作中存在重视不足、制度缺失、人员专业水平不足等问题；最后对爆破施工企业档案管理工作提出了宣传教 育、健全制度、培由I I 教育等多方面的针对性改进意见。研究成果对于推动爆破施工企业档案管理工作的发展 具有一定的借鉴作用。 关键词爆破施工企业；档案管理；管理制度；体制改革 中图分类号G 2 7 1文献标识码A 文章编号1 0 0 1 4 8 7 X 2 0 1 3 0 4 0 1 5 2 0 4 A n a l y s i so fA r c h i v e sM a n a g e m e n to fB l a s t i n gC o r p o r a t i o n C U ／X 獬- j i a 0 1 ”，Z H A Oh , 氕n g s h e n 9 1 ，K A N GQ i a , 曙1 ”，Z H A OX i a n 9 4 ，P I A OZ h i ．y o u 4 1 ．G u i z h o uX i n l i a nB l a s tE n g i n e e r i n gG r o u pL i m i t e dC o r p ，G u i y a n g5 5 0 0 0 2 ，C h i n a ； 2 ．S c h o o lo fM a n a g e m e n t ，W u h a nU n i v e r s i t yo fT e c h n o l o g y ，W u h a n4 3 0 0 7 0 ，C h i n a ； 3 ．C o l l e g eo fC i v i la n dT r a f f i cE n g i n e e r i n g ，H o h a iU n i v e r s i t y ，N a n j i n g2 1 0 0 9 8 ，C h i n a ； 4 ．T i 肌j i nC e m e n tI n d u s t r yD e s i g na n dR e s e a r c hI n s t i t u t e ，T i a n j i n3 0 0 4 0 0 ，C h i n a A b s t r a c t A r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o ni nb l a s t i n gc o r p o r a t i o ni si m p o r t a n tf o re n h a n c i n ge f f i c i e n c yo fc o n s t r u c t i o n ， a c c u m u l a t i o no fe x p e r i e n c ei nc o n s t r u c t i o n ，p r o m o t i n ge n g i n e e r i n ga c h i e v e m e n t st r a n s f o r m a t i o na n dS Oo n ．B u tl i t t l e i m p o r t a n c eW r i t 8a t t a c h e dc o m m o n l y ，a n dt h e nm a n yp r o b l e m ss t i l le x i s t e d ．I no r d e rt os o l v et h o s ep r o b l e m s ，f i r s t l y ， t h ef e a t u r e sa n dd i f f i c u l t i e so fa r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o no fb l a s t i n gc o r p o r a t i o nW a Sd i s c u s s e db a s e do nt h ec u r r e n ts i t u - a t i o n ；T h e n ，t h ep r o b l e m se x i s t i n gi na r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o nw e r ea n a l y z e d ，s u c ha sl a c k i n go fe m p h a s i sa n ds y s - t e m sm a n a g e m e n ta n dp r o f e s s i o n a ls t a f f s ；F i n a l l y ，s e v e r a lt a r g e t e da d v i c e ss u c ha sp r o p a g a n d aa n de d u c a t i o n ，s y s - t e r ne s t a b l i s h m e n ta n dt r a i n i n gp r o c e s sw e r ep r o v i d e d ． K e yw o r d s b l a s t i n gc o r p o r a t i o n ；a r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o n ；m a n a g e m e n ts y s t e m ；s y s t e mr e f o r m 工程档案是指在工程的立项、论证、设计、施工、 监理、验收等各阶段各方面工作过程中产生的各类 文字、图表、声像文件等等存在保存价值的文件材 料‘1 捌。无论是从工程实际需要还是依据国家的有 收稿日期2 0 1 3 1 0 1 0 作者简介崔雪姣 1 9 8 3 一 ，女，山西省太原市人，助理工程师，从事 档案管理方面的工作， E m a i l 1 5 0 4 2 2 2 1 8 q q ．c o m 。 基金项目贵州省优秀科技人才培养项目黔科合人字 2 0 1 3 3 0 号 关规定，工程档案的管理工作都是工程项目整体中 必备的一个组成部分。 当前，我国基础工程建设正值高峰期，爆破工程 作为技术成熟而且成本相对低廉的技术手段，得到 了大量的推广应用。因此，我国爆破施工企业获得 了很好地发展机会，完成了大批基建项目。但是由 于长期以来在认识问题以及管理经验上的欠缺，在 这一过程中反映出了爆破施工企业在档案管理工作 万方数据 第3 0 卷第4 期崔雪姣，赵明生，康强，等爆破施工企业档案管理工作浅析 1 5 3 上还存在着许多问题，而解决这些问题提高档案管 理工作水平，对于爆破施工企业具有实际意义。 1 爆破施工企业档案管理工作的意义 现代工程项目管理经过长期的工程实践形成了 独具特色的管理体系，作为该体系的一个组成部分， 档案管理工作也是根据工程项目的实际需要应运而 生的，具有其不可或缺的重要意义。档案管理工作 与勘察测量、方案设计等工作不同，不是立竿见影的 产生直接效用，而是在整个工程项目的实施过程中 发挥综合作用，具有多方面的实际意义 1 档案管理工作是项目管理中必需的辅助工 作。档案管理工作是针对工程项目过程中产生的各 类具有保存价值的文件材料的收集、整理、保存工 作，担负着保证档案材料的完整、安全的职责。因 此，在广义上，工程项目过程中任何具有保存价值的 资料一旦产生，就进入了档案管理工作的环节。无 论资料是否立即在工程人员手中得到使用，档案材 料都已经是在档案管理制度的管理范畴之内，应由 专职的档案管理人员或是正在使用档案材料的工程 工作者根据档案管理的制度要求妥善保管档案材 料。从以上角度来看，档案管理工作在工程项目管 理中可以说是无处不在、贯穿始终的一项工作，它是 占据了资料在产生与使用以外环节的工作，也是所 有工程资料的最终归宿。 2 档案管理工作对于控制工程效率与质量具 有重要意义日’4 1 。大型工程项目涉及的学科面广、 持续时间长、工序众多，整个过程中会涉及并产生种 类繁杂的大量文件资料，诸如公司资质证书、项目合 同、地质资料、施工设计、测量记录、材料检验记录、 监理月报、竣工图等等。这些文件材料对于工程来 说是不可或缺的，而档案管理就要对这些材料的管 理负责，在这些材料产生后进行收集、整理、备份等 等工作，在任何档案材料有使用需求时保证能够及 时准确的提供材料，并始终确保材料不会损坏或遗 失。关键材料的使用对于工程效率与质量管理的重 要性不言而喻。通过合理的档案材料管理，做好档 案的备份与转手工作，能使各项工作及时获取所需 的文件资料，从而提高工程效率。通过良好的档案 管理为工程各项工作提供所需的完整、齐全、准确的 文件材料是保证工程质量的基础。 3 档案管理工作面向未来，档案材料具有进 一步使用的可能与历史价值。档案管理工作不仅仅 立足于现在，它同时是对未来未知可能的考量，而后 一种作用正是档案管理在现代管理体系中成为必备 环节的原因。档案材料进一步使用的可能，具有的 历史价值，对爆破施工企业来说其价值有着太多可 能的体现方式，比如在资质申请中需要用到企业过 去的业绩材料，在企业宣传中需要以往突出成果的 影像资料，在工程成果推广应用中需要的以往的技 术资料，在发生事故时需要调查生产施工的资料文 件，等等。 2 爆破施工企业档案管理工作特点及 存在的主要问题 2 ．1 档案管理工作特点 除了传统的拆除爆破与土石方爆破项目的承 包，许多爆破施工企业近年来更深入的参与到基础 设施建设工作当中。这种趋势使得爆破施工企业的 档案管理工作由单一的爆破施工资料向多学科、多 类别的资料管理转变，因此具有如下特点 1 基建工程档案文件数量较大，品类较多』。 爆破施工企业从事的主要工程项目是铁路公路道路 建设、地下工程施工、建设平场等等，其中很多工程 都会产生大量施工图纸、设计书等等各类文件。传 统的拆除爆破一般规模较小、施工单一，这些工程相 较产生的档案材料类别繁多、资料量大。 2 工程档案管理工作涉及面较广。大型工程 项目一般是分段承包，同时设计、施工、监理等参与 单位也各不相同，因此档案的管理往往涉及到多家 单位，需要一定的协调工作。同时，设计爆破的基建 工程项目有很多关键性文件需要同时提供多份材料 给业主、施工方、管理部门。 3 档案材料保存价值高MJ 。工程档案材料是 工程设计、施工、验收等一系列情况的真实记录，对 于日后的质量检验、维护、事故调查、工程借鉴等等 工作都是必不可少的。爆破施q - - E h 于涉及到爆破器 材这一危险源的制造、储存、运输及使用，受到国家 的严格管控，保管好爆破施工的相关档案材料也是 确保企业安全生产及配合国家有关部门开展安全生 产管理工作的需要。 4 档案管理工作贯穿工程始终。随着工程的 推进，设计、施工等各方面的重要资料不断产生，这 些资料中的大部分文件在多个部门、不同时期会有 使用需要，因此档案管理工作需要实时跟进，不断收 集、整理，做好归档工作。 2 ．2 存在的主要问题 爆破施工企业的档案管理工作中存在着多方面 的普遍性问题，事实上这也是我国工程档案管理工 作的现状，具体来说存在着以下主要问题 万方数据 爆破2 0 1 3 年1 2 月 1 对档案管理工作的重视程度不足，管理意 识淡薄。企业追求经济效益，讲求效率与实效。因 此，工程项目中能够创造明显经济效益的各项业务 便自然的受到重视。相比之下，档案管理工作在工 程质量及工程管理上的作用不具有直观性，作为历 史材料保存的价值也具有时效性，其重要意义容易 受到项目管理人员的忽视，于是在工程项目管理中 便成为了受到普遍轻视的一环。特别是小型的爆破 施工企业中，随意的处置档案文件，毫无管理意识，导 致了档案文件管理混乱，档案文件遗失等问题频现。 2 档案管理制度不健全。许多爆破施工企业 都未曾建立基本的档案管理制度，各种重要的资料 从产生开始都得不到妥善的管理，而是由内部工作 人员随意的使用、存放，档案的收集、整理、归档没有 规划，因此对保持资料的完整性与安全性带来了很 大的隐患。由于缺乏相关制度的规整，标准不能统 一，档案文件在分类整理、归档、存放等方面都存在 质量问题。在档案管理工作涉及多家单位的情况 下，档案管理制度缺失带来的问题更是尤为突出。 3 工作人员档案管理的水平、责任心不足。 由于企业漠视档案管理、制度缺失，也导致了档案管 理工作人员工作质量的低下。工程档案的管理工作 是一项复杂体系工作，但是目前爆破施工企业中大 部分档案管理人员并不具备档案管理所需的基本知 识，工程档案材料的管理人员往往也由其他工作人 员兼职，同样不具备相应的专业素养。实际上大部 分爆破施工企业缺乏具备专业水平的档案管理工作 技术人员。 3 档案管理措施建议 从爆破施工企业工程档案管理的现状来看，档 案管理工作存在的问题是长期以来漠视的结果，并 不是一朝一夕能够改变的，同时也需要在多方面进 行改进，本文对此提出以下针对性措施 1 加强宣传教育，提高爆破施工企业对于档 案管理工作的重视程度。档案管理工作问题的根源 就在于没有形成良好的管理习惯，工作人员档案管 理意识淡薄。大部分人将档案最后的归档视作档案 管理工作的全部，而没有意识到资料自产生时就已 经进入了档案管理的范畴之内。因此，需要在企业 内部展开宣传，扭转漠视档案管理工作的观念，使员 工充分了解档案管理工作所具有的现实及历史意 义，从而在工作中能自觉重视。爆破施工企业的管 理人员更有必要认识到档案管理工作所涵盖的范围 与意义，切实作为一项重要的工作来进行。 2 建立健全档案管理制度。良好的档案管理 制度是做好档案管理工作的基本前提。爆破施工企 业应当依据国家对于工程档案管理的相关规章制 度，同时结合实际需要，建立完整、严格的制度，对于 档案管理的收集、整理、编目、保存、检索等做出细致 的规定，在制度上使档案管理工作有章可循，并可以 通过奖惩性措施提高员工对于档案管理工作的责任 心。同时，归档文件材料应当依据国家颁布的建 设工程文件归档整理规范 G B ／T 5 0 3 2 8 2 0 0 1 等 国家标准、行业标准的要求设定明确而统一的标准， 从而确保归档文件材料质量符合要求。 3 进行培训教育，提高档案管理工作人员的 职业素养。良好的档案管理工作要求爆破施工企业 的工作人员普遍具有必要的档案管理知识，因此有 必要采用统一培训、文件教育等手段提高员工的相 关知识与业务水平。同时，企业有必要培养具备足 够档案管理工作素养的专职或兼职工作人员，并落 实岗位责任制。由具体的档案管理人员督促各个部 门的相关人员，并根据制度确保归档材料的质量，能 够使企业的档案管理工作尽快步入正轨。除人员 外，企业也应当配备好档案保存所需要的专用库房 及文件柜等硬件设施。 4 建立良好的档案管理协作机制。工程档案 的管理工作往往涉及到多家单位、部门，因此与相关 单位做好沟通工作，建立共识，并进一步形成良好的 协作机制是工程档案管理工作顺利开展的需要。 5 做好档案管理的信息化建设一’8 1 。信息化 是当今的时代潮流，充分利用计算机技术，采用先进 的档案管理软件，建立完善的电子档案体系，可以通 过先进技术提高档案材料的使用效率，采取多种载 体的保存方式也利于档案保管工作的安全性。 4 结语 爆破施工是具有危险性的技术性工作，国家因 此对爆破施工企业管理提出了严格的要求，这就要 求爆破施工企业切实做好自身的各项管理工作，确 保安全生产与质量。档案管理工作作为现代管理体 系的必要环节，是我国爆破施工企业发展过程中需 要进一步关注的一项重要工作。改变当前爆破施工 企业档案管理工作现状，最重要的是改变传统认知， 真正开始重视档案管理工作，建立健全相关制度，加 强对于企业的人员培训，从而最终实现档案材料的 良好管理。 万方数据 第3 0 卷第4 期 崔雪姣，赵明生，康强，等爆破施工企业档案管理工作浅析 1 5 5 1 5 j肖辉娟．关于我国档栗管理体制改革的研究l DJ ．上 参考文献 R e f e r e n c e s 海华东师范大学，2 0 1 0 2 3 - 2 5 ． f51X I A OH u i j u a n ．R e s e a r c hO i lt h er e f o r mo fa d m i n i s t r a t i o n [ 1 ]付玲加强施工企业工程档案管理工作的几点思考 。。 s y s t e mo f 二h i v e si nc h i n a [ D ] ．s h a n g h a i E a s tc h i n a [ J ] 企业科技与发展，2 0 0 9 2 2 2 1 4 2 1 6 ★。m a lu n i v e r s i t 丫，2 0 l o 2 3 2 5 ． i nc h i n e s e [ 1 ]F u “n g S o m 8d l o u g l l b 。n8 吨n g 山。n i 警掣8 。‘r e 。。r d 8 [ 6 ]黄晓强．企业档案管理创新与服务模式研究[ D ] ．上 m a n a 9 6 m 。n t0 i 。o n 8 n u 。n o n8 m 8 r p n s e 8loJ E n t e r p n 8 8 海华东师范大学，2 0 1 0 2 3 2 5 ． S c i e n c e 锄dT e c h n 。l 。g y 粕dD e V e l 。p m e n ‘，2 0 0 9 2 2 [ 6 ] H u A N Gx i a 。．q i a n g ．R e s e a r c h 。ni n n o v a t i 。n 锄ds e r v i c e 2 1 4 - 2 l6 ． i nC h i n e s e D a t t e n lo fe n t e r p r i s ea r c h i v ea d m i n i s t r a t i o n ．t h ec a s e0 f 廿 [ 2 ] 李红，李晓春公路工程档案管理工作探讨[ J ] 公 1 c h i v ea d m i n i s t r 二t i 。n 。fr 1 1 s c o [ D ] ．s h a n 曲a i E 鹤tc h i n a 路交通技术, 2 0 0 8 4 1 4 8 - 1 5 0 ． N 咖a lu n i v e r s i t y , 2 0 1 0 2 3 ．2 5 ． i nC h i n e s e [ 2 ] u H 。n g ，ux i a 0 。。巴m 、D i 8 。u 8 8 i o n 。nh i 曲w a yp r o j e 。‘r e 一 [ 7 ]施富强．科技兴安与共治久安[ J ] ．爆破，2 0 1 2 ，2 9 2 c o r d s m a n a g e m 8 m 【JJ T e c h ∞l o g yo fH 1 9 h w a y 踟 1 0 7 1 0 9 ． ’r m n s p o n ，2 0 0 8 4 1 4 8 - 1 5 0 ． i nC h i n e s e [ 7 ] S H IF u ．q i a n g ．S c i e n c e ．t e c h n 。l o g ys u p p o n i n gs a l e t 、，。。d [ 3 ]闫亚珍目前工程档案管理工作中存在的问题及对策 。。 m 蛐a g e 二n t “t o g e t h e rf o rs t a b i l i t y [ J ；B i a “s t i n g ，．2 0 j - - 1 2 ．， [ J ] 福建建筑，2 0 0 9 ，1 3 7 1 1 1 4 7 - 1 4 8 ． 2 9 2 i 1 0 7 ．1 0 9 ． i nc h i n e s e 。。 [ 3 ] Y A NY a ‘z h 8 n E x j 8 ‘。n 。8p m b l 8 7 s _ 卸d 。。u n t 8 瑚。鹊u r e 8 [ 8 ] 白润连．档案管理信息化建设浅析[ J ] ．科技情报开 ‘op m J 。o ‘a r c h l 7 8 8 枷m 8 妇f i o n [ JJ f q l 粕A r c h l ‘8 。‘u r e 发与经济，2 0 0 9 ，1 9 2 8 1 0 7 1 0 9 ． a n dC o n 8 t n l c t i o n , 2 0 0 9 ，1 3 7 1 1 1 4 7 - 1 4 8 i nC I l i n e s 8 f 8 ] B A IR u n ．1 i a n ．A n a l y s i s 。nt h ei n f b 瑚a t i z a t i o nc 。n s t m c 一 [ 4 ]叶杨新形势下公路工程档案管理存在的问题分析 t i 。n 。fa r c h i v e sm a n a g e m e n tfJ ] ．S c i ．t e c hI n f o 珊a t i o n [ J ] 价值工程，2 0 1 2 1 0 5 3 - 5 4 D e v e l 。p m e n ta n dE c 。二m y ，2 晶9 1 9 2 8 1 0 7 ．1 0 9 ． i n [ 4 ] Y EY 蚰g P m b l 。m 8i nh i g l l w a 7 e n 粤n e 8 r i n g a r c h i 7 8 8m 觚。 c h i n e s e a g e m e n tu n d e rt h en e ws i t u a t i o n [ J ] ．V a l u eE n g i n e e r i n g ， 2 0 1 2 1 0 5 3 - 5 4 ． i nC h i n e s e 铜业工程征订启事 铜业工程刊号I S S N l 0 0 9 3 8 4 2 ，C N 3 6 一理，需订阅铜业工程请直接与该部联系。 1 2 3 7 ／T F ；广告许可证号3 6 0 6 2 1 4 7 0 1 0 5 8 。 铜业工程期刊为全国有色金属行业优秀 期刊，中国核心期刊 遴选 数据库收录期刊，中 国期刊全文数据库 C J F D 收录期刊，中国学术期 刊综合评价数据库 C A J C E D 统计源期刊，中国 期刊网全文收录期刊，“万方数据库”全文收录 期刊，中文科技期刊数据库 全文版 收录期 刊，中国学术期刊 光盘版 全文收录期刊。 办刊宗旨推广铜工业技术，开展铜技术理论 研究，交流国内成功经验，传递国际铜发展信息。 着重报道铜企业的采矿、选矿、冶金、分析化 验、材料加工、机电、工业建筑、自动化、节能、环 保、企业管理和资源综合利用等方面的科研成果、 学术论文和综合评述，并侧重报道国内外铜工业 生产的建设成就、科技动态、市场信息、新知识、新 技术、新观点等。 本刊为双月刊，每年6 期，每本订购价1 5 元， 全年价9 0 元 含邮资 。 本刊征订业务已委托天津联合征订服务部办 天津联合征订服务部联系方式 通信地址天津市卫津南路李七庄邮局9 8 0 1 信箱 邮政编码3 0 0 3 8 1 办公地址天津市大寺泉集北里别墅1 7 号 邮政编码3 0 0 3 8 5 电话0 2 2 2 3 9 7 3 3 7 80 2 2 2 3 9 6 2 4 7 9 传真0 2 2 2 3 9 7 3 3 7 8 网 址M 州．1 h z d ．t o m E m a i l l h z d p u b l i c ．t p t ．t j ．c n ； w m s l h z d ．c o m 刊登广告请直接与本编辑部联系。 铜业工程编辑部联系方式 通信地址江西省贵溪市冶金大道江西铜业 集团公司 邮政编码3 3 5 4 2 4 联系电话0 7 0 1 3 7 7 7 1 3 2 E m a i l t 夕g c c h i n a j o u r n a l ．n e t ．c n 万方数据