归档文件整理幻灯讲稿（20091）.ppt

归档文件整理实际操作,归档文件整理,主要内容一、解读机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）二、介绍归档文件整理方法,归档文件整理,一、解读机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）是国家档案局多次征求意见，经过多次修改，历时8年（1998年2006年）最终成稿的。它替代了1987年实行的机关档案工作业务建设规范中的附件文书档案保管期限表和机关文件材料归档和不归档范围。,归档文件整理,一8号令发布的意义1.规定以国家档案局令的形式发布，属部门行政规章，具有强制执行的法定效力；2.规定的发布实施有力促进了机关档案基础业务建设,为各级机关依法确定文件材料归档范围和划定档案保管期限提供了依据，为促进归档文件的齐全完整和规范整理提供了保障，也为国家档案资源建设奠定基础。,归档文件整理,3.改革了文书档案保管期限的划分方法，将原来的“永久”、“长期”，“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年、10年；从模糊的期限提升到明确的年份，使操作更加简便、明确,有利于引导对到期档案的及时处置。,归档文件整理,4、加大了档案行政部门的管理力度，将1987年规定中的“备案制”改革为“审批制”，建立了机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表的审批制度，有利于更好地促进档案的规范化管理。,归档文件整理,（二）8号令的特点1、体现“以我为主”，突出立档单位的主体地位。突出本机关文件材料的重要性，多数永久保存，在保管期限表中涉及本机关自身活动的保管期限有77项，占总共84项的91.7，有利于维护本机关文件的完整性，以防止重复归档与重复进馆。归档范围1987年时上级文件排第一位，8号令，本机关放在第一位。,归档文件整理,2、突出“以人为本”，增加了新的内容。8号令增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。（9.12，10.1，10.4）；同时调整了一些文件材料的保管期限，如与个人权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，（9.6，9.8）这样就使得规定更加适应时代发展的要求。,归档文件整理,二、归档文件整理（一）归档文件整理的由来（二归档文件整理方法的适用（三新产生的名词四确定分类方法和分类方案五归档文件整理的准备六归档文件整理方法和步骤,归档文件整理,一归档文件整理的由来2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则正式颁布实施，这是我国机关档案工作的一项重大改革。它标志着在我国沿用近50年、以“六个特征（作者、问题、名称、时间、通讯者、地区特征）为主的立卷方法，开始被简便易操作的“归档文件整理方法”所取代。那么，什么是归档文件整理方法哪一句话，就是文件不再立卷，按“件”整理。,归档文件整理,（二）归档文件整理方法的适用归档文件整理方法主要适用于机关文书档案的整理，也就是以纸质为载体的文书档案。企事业单位中的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类等管理性的档案（按十大类分类的）也可以采用这种方法。基建、设备、会计、声像、实物及各类专业档案仍按原立卷方法整理。,归档文件整理,（三）新产生的名词1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、件归档文件的整理单位。也是以后的日常管理工作中的管理单位、统计单位。,归档文件整理,“件”如何确定自然件一般的都是以一份文件为一件。它可以是一份独立的文件，即自然件。组合件也可以是几份相互联系的文件的组合体，这就是组合件，如文件正本定稿为一件；正文附件为一件；原件复制件为一件；转发文被转发文为一件；请示批复为一件；来文与复文为一件；正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批单等为一件；报表、名册、图册等，应按照本来的装订方式，一册（本）作为一件。,归档文件整理,四确定分类方法和分类方案归档文件的分类，是指在一个全宗内，将归档文件按照一定的方法分成若干层次和类别，以构成有机体系的过程。归档文件整理规则选择年度、保管期限、组织机构或问题作为通用的分类方法，并将分类层次限定为23级。,归档文件整理,1、分类方法年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。运用这种方法时，正确地判断归档文件的日期并归入相应的年度，是决定分类质量的关键。采用年度分类法时，应注意以下几种情况一是一个文件有多个时间特征的，如成文日期、签发日期、公布日期，应以文件签发日期为准。,归档文件整理,二是对于跨年度形成的文件，如召开会议、处理案件等，文件归档时就应该放入办结年度。对于计划、总结、统计等内容涉及不同年度的文件，可以存放在针对年度里，也可以放在它的形成年度里，但不论放在哪个年度，一定要统一，不能今年放在针对年度，明年又放在形成年度，人为地造成混乱。,归档文件整理,三是几份文件作为一件时，确定“件”的日期，应以装订时排在前面“件”的日期为准，如正本与定稿为一件时，以正本日期为准。四是对于文件没有标注日期的，应该根据内容推断出准确的或近似的日期。此外，对于有的立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，对这部分工作形成的文件，就要按照专门年度进行分类，如某学校2007－2008学年，许多工作是围绕学年进行的，形成的文件就应该按照学年分类。其他文件仍按一般年度分类。,归档文件整理,机构或问题分类法这是现行机关常用的一种分类方法，中直、省直部门内设机构统一，多采用这种方法。这种方法，便于系统垂直管理。需要注意的是在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，应根据机关的实际情况选择其中一种。,归档文件整理,采用机构分类法，就是根据机关内部设置的第一层机构对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个机构。像办公室形成的文件就归办公室，业务部门形成的就归业务部门。采用这种方法，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。,归档文件整理,排列时，领导机构、综合性机构在前，各业务机构按照单位习惯依次排列在后。单位内部设置临时机构的，临时机构形成的文件一般应单独归类保存；临时机构与内部机构合署办公，并以该机构为常设机构的，形成的文件就应归入该内部机构类中。,归档文件整理,问题分类法是按文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。按问题分类，可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，如党群类、业务类、后勤类等。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。,归档文件整理,保管期限分类法，是根据本单位制定的机关文件归档范围和档案保管期限表对归档文件划分为永久、30年、10年三种保管期限。采用这种方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开，有利于档案部门整理、采取保护措施，便于保管、利用和到期鉴定。在实际工作中，单纯采用上述一种方法的情况比较少见，多数档案室是将几种分类方法结合使用，称为组合式（复式）分类法。,归档文件整理,在组合复式分类方法时，按照归档文件整理规则要求，年度、保管期限为必选项，机构或问题作为选择项，组合时不限定它们的先后排列顺序，各档案室可根据实际情况选用。我们推荐选用保管期限年度机构分类法或保管期限年度问题分类法采用这两种方式，都是先将归档文件按保管期限分类，保管期限下按年度分类，年度下按机构或问题分类，机构或问题下按各类机构或各种问题排列顺序。,归档文件整理,选定了分类方法后，就可以制定本单位的分类方案了。分类方案一般由引言、类别序号、类目名称组成，有的分类方案还要加上对类目所指的范围和归类方法的说明。引言主要说明分类的方法，就是说明是按保管期限年度机构分类，还是按保管期限年度问题分类。,归档文件整理,类别序号标明的是最低一级类目（机构或问题）的序号。类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构的名称就是类名，如党组、办公室等；按问题分类的，“问题”后应加上一个“类”字，如党务类、综合类等。这样可从类名上区别机构与问题两种不同的分类。,归档文件整理,分类方案是一个单位进行归档文件整理的主要依据性文件，各单位要按照档案专业要求，结合本单位实际制定切实可行、易于操作的分类方案（必要时可借鉴与本单位性质、职能差不多的单位已制定好的分类方案）。分类方案一旦制定，在一定时期内就要保持相对稳定，不要随意更改。,归档文件整理,五归档文件整理的准备1、收集文件收集文件时，应按照国家档案局8号令机关文件材料归档范围和保管期限规定进行。（1）收集的范围A、帐内文件（红头文件）,归档文件整理,B、帐外文件（内部文件）a、会议文件，包括本机关的重要会议记录、{党组（党委）、行政办公会议记录、纪要}会议材料、工作人员外出开会带回的重要会议文件；b、表册类业务部门和人事部门收集业务方面和人事方面的文件材料，人事、党团、工会报表及工作人员花名册、统计表、调资花名册、养老保险台帐、工资发放花名册、业务工作汇报、业务统计报表等。c、本机关形成的各种规章制度（行为规范）、计划、总结、请示、批示（签报）、汇报材料等。,归档文件整理,d、工作人员外出调查研究，检查工作期间形成的文件材料记录、统计数据、领导指示；e、记载性文件大事记、值班记录、工作日志、组织沿革、全宗介绍、档案指南等；f、报道性文件有关本单位工作的报道，领导人答记者问记录，各种出版物的底稿与样本；g、契约性文件合同、协议书；,归档文件整理,h、公布性文件公告、通告；i、证明性文件所出具各种证明的底稿，工作介绍信存根；j、重要的人民来信、来访文件。,归档文件整理,（2）收集文件注意把好“三关”一是齐全完整关。所谓齐全完整，就某一个单位而言，是指归档的文件材料能全面、真实、客观地反映该单位的基本历史面貌和工作状况。考查一年归档的文件材料就可以清楚地了解这个单位一年来的工作情况，考查全部档案材料就能知道整个单位的整个历史。,归档文件整理,宏观方面确保各内部机构（党政工团各部门）、各种门类（科研、会计、统计、审计、人事保卫、基建、设备）、各种载体（纸质、录音、录像、磁带、照片、胶片、软盘、光盘）的文件材料齐全完整，依照有关法律法规无一例外，无一遗漏地进行收集。,归档文件整理,微观方面保证每次会议、每项工作、每个工程、每个专题、每一重要人物，从开始到结束，从头到尾收集齐全，来龙去脉清楚，包括对过去文件的更正、废止、解密、降密等。每份文件，如正文和附件是否齐全；二是要看文件的签批关，察看正文后面是否附有签批单，是否签批完备。,归档文件整理,三是把好用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致；用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档时，要复印后将复印件与传真件一同存档。特别需要注意的是，随着办公自动化的普及，许多文件是用微机起草的，对无领导批示和重要修改意见的文件底稿，可以不存档，存档时只保留正本和文件签批单就可以了。,归档文件整理,（3）收集方法--“十收”（1）处理完毕的文件要及时收，（文书处理流程结束后及时收集，利用率高的也可复印使用）以免散失在个人手中。（2）经常用的文件要履行借阅手续定期收。这样可以使借阅文件者产生一种责任感，主动注意文件的管理，防止丢失。（3）本单位发文在盖章时当时收。以单位名义发文的，在盖章时连同底稿一次收齐。,归档文件整理,（4）会议材料事先做好工作及时收。事前与会务人员打好招呼，协助搞好收集，领导发言材料应当时收集，对外出开会带回来的会议材料，要及时收集登记，按收文传阅处理。之后再及时收集。（5）内部形成的文件材料，注意掌握线索有针对性地收集。发现线索就追踪溯源，靠上收集。,归档文件整理,,（6）常规性的文件要逐项收。会议记录、统计报表、增资花名册等常规性的档案材料在归档整理之前一定收集齐全。（7）在机构人员变动时提前收。防止在变动过程中，出现一些重要文件材料被带走或销毁，造成严重损失。,归档文件整理,（8）结合年节放假的安全保密大检查集中收。要借年节放假和保密检查的机会将散存在各职能部门和个人手中的文件材料进行一次集中收集。（9）归档整理前全面收集。在进行归档文件整理之前进行全面收集，部门借用的文件材料，也要收回整理好后再用。征集时帐内文件依照收发文登记逐一收集；还要参照本单位年度工作总结，收集本单位的主要业务、主要职能、举办的重要活动是否有文字或照片、录音、录像等形式的记录。,归档文件整理,如宣传部、文化局等单位，除文件外，举办的重大活动，沂蒙电视剧、蒙山沂水话剧以及其他重大的文化活动是否都能全程体现。（10）在整理过程中发现文件不全要反复收，达到齐全完整为止。,归档文件整理,2、确定归档和不归档范围文件收集齐全后，就可以按照本单位结合8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，对文件进行归档和不归档范围鉴定。鉴定中，要以“我”为主，把该归档的文件保留下来，把不归档的文件剔除，将已失去保存价值的文件登记造册，按照销毁档案的程序，采取打浆或粉碎方式销毁，防止失泄密。对已确定不归档的重份或有参考价值的文件，各业务部门在确保安全的前提下，可自行保存。,归档文件整理,六归档文件整理方法和步骤第一步，归档文件分类把应归档保存的文件按照本单位的分类方案分出大类。采用问题分类法分出党务工作类、行政工作类、业务工作类等，都各放一处。采用机构分类的，按照机构名称分出大类。,归档文件整理,第二步归档文件组“件”。“件”是归档文件的整理单位。它可以是一份独立的文件，即自然件。也可以是几份相互联系的文件的组合体，这就是组合件，如文件正本、定稿为一件；正文、附件为一件；原件、复制件为一件；转发文、被转发文为一件；请示、批复为一件；来文与复文为一件；正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批单等为一件；报表、名册、图册等，应按照本来的装订方式，一册（本）作为一件。,归档文件整理,需要说明的是，我们所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目。不允许将同一事由的若干文件作为一卷或是其中一份主要文件的附件装订在一起。,归档文件整理,如某一次会议，可视为一个事由。会议从召开前下发的通知，到召开会议使用的会议议程、领导讲话、典型发言、表彰决定、会议总结等，形成多份文件，这些文件都是归属“某一次会议”这个事由的，但不要装订在一起，应单份文件装订，按会议议程或时间先后顺序排列。,归档文件整理,第三步确定保管期限对档案价值的鉴定贯穿于档案管理的全过程，刚刚提到归档范围的鉴定是初始鉴定，准确划分档案的保管期限也是档案价值鉴定的一项重要内容，工作中，按照8号令的规定确定的归档文件的保管期限，将已组好的“件”，分为永久30年、10年三种保管期限。,归档文件整理,当然，我们说鉴定是最大限度趋于正确的判断，因为就象美国档案学者博列斯和朱莉亚杨表述的“档案价值的鉴定，是一种黑箱的探索，永远不可能完全达到档案的真实价值”。,归档文件整理,（了解）为了提高鉴定质量，必须以科学发展观为指导，坚持用历史的全面的长远的观点，正确分析与鉴别机关文件材料的保存价值，准确划分档案的保管期限。1.坚持历史观点。档案是人类历史活动的真实记录。应依据档案形成时的历史环境、历史条件，以及所产生特定的作用，来具体分析档案的价值；要注重分析档案的史料价值，使档案能够反映与印证本单位与国家的历史。,归档文件整理,2.坚持全面的观点档案是人类社会活动的产物。在错综复杂的社会中产生的档案具有不同的来源、内容与载体形式，也会形成档案与档案之间十分密切的联系，同时，社会对档案的利用需求也会是多层次，多角度与多方面的，因此，应综合各方面的因素，全面地分析判定档案的价值。3.坚持长远的观点。判断档案的价值，既要着眼于当前的需求，也要预测将来的利用需要，应有长远的眼光。,归档文件整理,档案价值鉴定的指导原则1.来源原则。即依据档案形成者的社会地位、职能及其影响、作用来判断档案的价值。正确分析在党政系统中中央机关与地方各级机关；领导机关与基层组织；自身文件与外来文件；正确分析本机关领导人、决策机构、主要业务职能部门、综合办公机构形成的档案与行政后勤部门档案在价值上的差异。,归档文件整理,2.内容原则档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。依据档案内容的重要程度鉴定档案价值。如是否属于反映方针政策性、重大事件、重要活动的档案；反映本机关主要职能活动的档案；反映全面性和全局工作的档案；,归档文件整理,具有典型性的材料、基础数据、原始凭证与专题材料等。3.文本、载体形式特征为辅助的原则。文件名称实施方案和通知，作用与保存价值各异；文本正本、定稿、草稿价值不同；声像材料、证书、领导人题词、奖状均具有保存价值。,归档文件整理,4.社会需求原则。档案应社会需求而存在。社会需求，包括社会需求面，既要考虑本机关继续工作的查考需求，同时也要适应国家建设与历史研究的需要，充分考虑利用档案人或机关的广泛性；社会需求时间，按不同历史时期、不同层次、不同目的利用者的需求，全面判定档案的价值。,归档文件整理,第四步文件的修整在文件装订之前，应该对所有文件进行一次检查对破损的文件，要进行修补、托裱；对字迹模糊或易褪变的文件，可用复印机复印；对超大纸张的图纸、文件，采用折叠的办法，折叠时要尽量减少折叠的次数，折痕应尽量避开图表上的字迹；对于文件的金属物，如大头针、曲别针、钉书订等，也要取下来，防止它们受潮后氧化，腐蚀纸张。,归档文件整理,第五步文件的装订根据文件的厚薄程度，从经济和可操作的角度出发，文件的装订可采用两种装订方法一种是用缝纫机，在文件的左侧轧边装订，这种方法适用于装订较薄的文件。,归档文件整理,另一种就是我们一直沿用的三孔一线装订法，这种方法从文件的后面搭针，线结系在文件的背面，美观结实，适合较厚文件的装订。不论采用那种装订方式，装订时，应对齐被装订文件的左侧、下侧。需要说明的是，中直、省直等垂直部门在装订方面有特殊要求的，可按系统要求装订，不必拘于上述两种装订方法。,归档文件整理,文件装订的顺序是正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；中文本在前，外文本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。,归档文件整理,文件阅办单和签批单应按形成放在文件之前或之后。需要注意的是，我们要求组合文件按“件”装订，但对于组合后过厚的文件，也可以独立成件，分开装订。,归档文件整理,第六步归档文件的排列这里所说的归档文件的排列,是指“件”与“件”之间的排列，也就是固定“件”在一个年度归档文件整理中的前后位置。排列时应掌握两个原则，这就是事由原则和最低一级类目原则。,归档文件整理,1、事由原则事由是一个比较原则的概念，同一事由的文件可以指一件具体的事，一个具体的问题，或是一段较紧密的工作过程，如一次请示和报告，收到批复后可视为一个事由办理完毕；一次会议，从通知、会议召开、领导讲话、典型发言到闭幕，也可以视为一个事由。,归档文件整理,2、最低一级类目原则是指分类时所确定的类目体系中设在最后的类目。如按照“年度机构保管期限”分类时，“保管期限”就是最低一级类目。按照“保管期限年度机构或问题”分类时，“机构或问题”为最低一级类目。,归档文件整理,排列的方法分两步第一步在同一个保管期限、同一大类内首先将同一事由的文件排列在一起。同一事由的文件可以按重要程度排列，也可以按文件形成的时间先后排列，还可以根据文件所反映的问题排列。,归档文件整理,同一是由排列完成后，不同是由可以按文件形成时间的先后顺序排列，可按事由的重要程度排列，也可按形成者或承办者分别集中排列，还可按分类方案中的不同问题分别集中排列。第二步将按照是由排列好的文件再按照最低一级类目进行排列。,归档文件整理,文件排列需要注意的问题一是排列时不要按收发文排列所有归档文件，因为这可能会使同一事由的归档文件分散到不同的档案盒内，增加查找难度。二是实行“随办随归”的机关，也应确保同一事由、不同时间办理的归档文件排列在一起。对于已“随办随归”后又形成的文件，补救办法是按自然顺序编号，并在归档文件目录中该文件条目备注栏中标注与前述文件的关系，也可将其与所属事由中的相应文件装订在一起，并在备注栏中注明。,归档文件整理,第七步加盖、填写归档章1、加盖归档章。经过实际操作，我们认为，归档章应加盖在归档文件首页上端偏左的空白位置。因为一般文件的收文章大都盖在文件的右上角，归档章盖在此处，容易造成视觉上的混乱。许多“件”装订后按顺序放在盒内，左侧为装订线，归档章盖在左侧也是为了以后查找方便。,归档文件整理,2、编号（填写归档章）编号中的“号”并不是一个简单的数字，它包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、盒号等项目。编号，就是填写以上各项目。,归档文件整理,归档章的样式及填写方法一、归档章包括全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、件号、盒号。其规格一般为长45mm，宽16mm。如图,归档文件整理,全宗号是档案馆对接收范围内各立档单位所编制的代号。没有进行过移交的单位没有全宗号，可不填写，待同级档案馆给定全宗号后再填写。年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。年度填写要采用公元纪年，用四位阿拉伯数字,如“2008”，不能简化为“08”。期限依照已确定归档文件的保管期限，填写永久、长期、短期或简称“永”、“30”、“10”。,归档文件整理,件号将已排列好的文件编上顺序号。同一年度内，同一保管期限从“1”开始。每年形成三个小流水号。永久、长期、短期分别编号。前面提到的企事业单位管理性文件按这种方法整理时，每类都从“1”开始编号，每年A、B、C、D四类文件形成四个小流水号。类别（机构或问题）是指分类方案中的大类名称。如党务工作、行政工作等，按机构分类的填写机构名称。盒号是同一个保管期限不同年度内编制的大流水号。,归档文件整理,第八步编目编目是指编制填写归档文件目录。,归档文件整理,编制目录时按照确定好的件号顺序编制归档文件目录。归档文件编目应以“件”为单位进行，逐件编目，在目录中，一件即为一条条目。如请示和批复“为一件”时可只对批复编目。归档文件目录设置内容有件号、盒号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。因为企事业单位按大类排列,大类内文件的永久、长期、短期混排，所以企事业单位编排归档文件目录时要加上“期限”这个项目。,归档文件整理,件号填写已给归档文件的编号。从顺序号“1”开始填写。盒号标明归档文件所在的盒内顺序。责任者应填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。几个单位联合发文时，要把发文单位照实抄录。填写该项时，责任者一般应使用全称或通用简称。文号文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。项目要填写齐全，不能省略。,归档文件整理,题名就是每份文件的标题，完备的题名能直接表达文件内容和中心主题。题名由责任者、问题、文种3部分组成。例如临沂市档案局关于进一步加强市直单位档案协作组工作的通知。文件无题名或题名不能反映文件内容的应根据文件的内容自拟题名，并加中括号。填写题名要注意对于成套文件逐渐加盖归档章的，应逐一填写归档文件目录。正件与附件为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可在正件题名后抄录附件题名，外加括号。如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附市民公约）”。,归档文件整理,日期填写文件的形成时间，填写时以8位阿拉伯数字标注，如2008年5月10日，可填为“20080510”，也可分为两行填写。归档文件上未标明日期的，编目时可根据文件内容加以考证，考证日期应加“中括号”，如[200807]。页数该项目填写一件文件的总页数，计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。多份文件作为一件时，将各份文件页数相加在一起计算。如“批复”与“请示”为一件时，页数各为2页和5页，填写时就应填两数相加的和“7”。,归档文件整理,备注该项填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、零散文件的处理等情况。把整理好的永久、30年、10年保存的归档文件目录打印，分别装订成册，订上封面。机关封面上要填写全宗名称、年度、保管期限等项目。企事业单位填写全宗名称、年度、类别等项目。,归档文件整理,归档文件整理,第九步装盒每年度的归档文件应严格按编制好的件号顺序装盒。同一年度同一保管期限归档文件分别装盒，不同年度、不同保管期限的不能混装。企事业单位不同年度、不同类别的归档文件不能混装。,归档文件整理,第十步填写盒内备考表备考表主要用来对盒内归档文件作必要的注释说明，放在盒内所有文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，每个项目要逐一填写。,归档文件整理,盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人项目填写负责整理归档文件的人员姓名。检查人项目填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期项目填写归档文件整理完毕的日期。,归档文件整理,第十一步填写档案盒封面、脊背上的项目封面上盖立档单位的全宗章。脊背上的项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，应按顺序依次填写。全宗号按同级档案馆分配的全宗号填写，如56。没有全宗号的暂时可不填写。,归档文件整理,年度填写盒内存放文件的形成年度。如2008。保管期限填写盒内文件所属的保管期限。如“永久、30年、10年”。不要用数字“1、2、3”代替。起止件号，应填盒内归档文件排在最前和最后的件号，件号间用“破折号”联接，如“3542”。,归档文件整理,盒号，指档案盒的排列顺序号，可以按一年一断号，也可以以4位数为限，几年一断号。我们推荐使用同一保管期限不同年度的大流水号。填写时注意企事业单位用盒脊背上的项目略有不同，“类别”项目替代了“保管期限”，填写时要注意。为了防止以后变动时的修改，可暂用铅笔填写。,归档文件整理,第十二步归档文件的入库上架将整理好的归档文件放入档案库房，按先上后下，先左后右的顺序排在档案橱里。,归档文件整理,,归档文件整理就讲到这里。不当之处多提宝贵意见。谢谢大家,