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关于印发中国地质环境监测院 档案管理办法的通知 各处（室、中心）、单位 中国地质环境监测院档案管理办法已经2004年7月29日院务扩大会审议通过，现予印发，请自2004年11月开始遵照执行。 二○○四年十月十三日 中国地质环境监测院档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范和加强院档案管理，更好地提供档案利用服务，中国地质环境监测院对各类档案实行集中统一管理。根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、科技技术工作条例、基本建设项目档案资料管理规定、会计档案管理办法、城市房地产权属档案管理办法及其它有关档案管理的规定，制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指我院各部门在项目、管理和其它各项活动中直接形成的应当归档的具有保存价值的文字、图表、图片、声像、电磁介质等不同形式的历史记录。 本办法主要规范我院文书档案、地质项目档案、仪器设备档案、基建档案、会计档案、房产档案等六类档案的管理工作。地质项目档案中的原始资料、成果资料、实物地质资料归为地质资料类管理，按中国地质环境监测院地质资料汇交及管理办法的要求汇交归档。 人事档案管理办法另行规定。 第三条 科技情报资料中心（以下简称情报中心）负责院档案（不含人事档案）管理工作,对院各部门形成的各种文件材料的建档（收集、整理、立卷和归档）工作进行监督和指导;集中统一管理我院上述六类档案，提供档案利用服务。 六类档案建档由主要相关部门归口负责 办公室负责文书档案建档； 科技外事与项目管理处负责地质项目档案建档； 设备管理处负责仪器设备档案建档； 服务中心负责院本部，西峰寺培训中心负责本部门的基建档案、房产档案建档； 院财务处负责院机关财务会计档案，服务中心、中元公司、西峰寺培训中心、地质环境咨询评估中心财务分别负责本部门会计档案建档。 其它相关部门要积极配合做好各类档案的收集与管理工作。 第四条 各类档案归口建档部门要建立日常档案整理归档制度，将归档文件材料的形成、积累、整理和归档纳入日常管理工作程序，列入有关人员的职责范围。每项工作、活动，每个项目完成或告一段落时，有关人员要按照本办法要求将有关文件材料进行完整、准确和系统整理、立卷，归档，经本部门负责人审定，签字后移交情报中心。 第二章 档案的归档范围 第五条 文书档案具体指上级机关下达的各种文件材料和院在开展工作活动中形成的各种文件材料。归档范围包括 （一）上级机关或有关单位发来的与院有关的命令、条例、决定、公告、通告、通报、报告、批复、函、意见、会议纪要等文件； （二）以院成文、发文的各种决议、决定、规定、请示、通告、通报、报告会议纪要、函、意见等文件； （三）院所形成的规章制度、工作简报、要事专报、院务信息通报、专家建议等文件。 第六条 地质项目档案是我院从事地质科学研究活动中直接形成的应当归档的具有保存价值的文字、图表、图片、声像、电磁介质等不同形式的科技文件材料。归档范围包括 （一）文件、报告 1.项目申请和审批文件合同书、协议书、任务书、计划书、委托书和设计审批意见书等；可行性论证报告、选题报告、项目申请表等; 2.项目实施中产生的文件材料必要的工作细则,上级业务机关的重要指示和专家建议,有关专业会议的总结和记录,重要的技术措施,工作进程中重大问题的讨论记录,阶段性总结或报告,年度和季度报告以及出国考察报告等； 3.地质项目的最终成果报告,重要的阶段报告以及其附图、附表,附件的底稿、底图； （归为地质资料类管理，按中国地质环境监测院地质资料汇交及管理办法的要求归档） 4.项目评审文件地质项目专题的评审意见书，应用研究项目的鉴定书。地质调查项目的野外验收意见书,审查验收过程中的重要答辩材料,评审员材料,有关获奖资料以及成果上报卡片等。 （二）原始资料 （归为地质资料类管理，按中国地质环境监测院地质资料汇交及管理办法的要求归档。） （三）实物地质资料 （归为地质资料类管理，按中国地质环境监测院地质资料汇交及管理办法的要求归档。） 第七条 仪器设备档案是指作为我院固定资产管理的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图片、声像、电磁介质等不同形式的文件材料,以及随机文件材料。２万－５万元的设备，其档案由院设备管理部门管理;５万元以上的设备，其档案在院设备管理部门保存二年后交情报中心集中管理。归档范围包括 （一）设备申购报告、计划、论证报告及上级批复；设备订购合同和会谈纪要、记录；进口设备购置过程中有关技术、商务文件； （二）设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运单、保险单、结算单；设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；验收报告及文字材料；索赔来往函件及结果文件；设备说明书、图纸及全套随机文件；设备使用、检修、故障、事故记录；事故调查分析及处理意见；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。 第八条 基建档案是指在基本建设过程中（从项目提出到竣工验收，交付使用）形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。归档范围包括 （一）纵向构成 1.原始依据性文件包括可行性研究文件（可行性报告、可行性论证、审批）、计划任务书（包括建筑项目的目的和规模）、选址文件（水文、地质、气象方面材料）、协议书、委托书。 2.中间过程文件包括设计过程文件（初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件）、施工过程文件（测量定位文件、建筑材料的实验文件、隐蔽工程记录、设计变更文件、施工日记）。 3.竣工和鉴定验收文件包括全套竣工图、竣工验收文件（竣工验收报告、会议记要、决议、工程质量评定文件、工程现场的照片、影像文件、环保验收文工程决算文件）。 （二）横向构成 1.建筑专业文件（总平面图、平面图、立面图、剖面图、道路设计文件、庭园设计文件）。 2.结构专业文件（基础设计文件、结构平面图、楼梯、梁板、屋架）、电气专业文件、给排水专业文件。 第九条 会计档案是企业、事业单位在经济管理和会计核算等一系列活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业资料，是记录和反映单位经济活动的重要史料和证据。归档范围包括 （一）会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 （二）会计账簿类总账、明细账、日记账、现金出纳账、银行存款账、固定资产卡片、辅助账、其他会计账簿。 （三）财务报告类月报、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，企业年度财务决算“会计师事务所审查报告”，专项工程财务决算书，财务处组织汇总的项目承担单位大调查决算等。 （四）其他类银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 （五）通用会计软件、定点开发的会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。 第十条 房地产权属档案是房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。归档范围包括 （一）房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件 1.房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等； 2.建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等； 3.房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等； 4.设定房地产他项权利的有关合同、文件等。 （二）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。 （三）房地产产权登记工作中形成的各种文件材料包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。 （四）反映和记载房地产权属状况的信息资料包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。 （五）其他有关房地产权属的文件资料包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。 第三章 档案的立卷归档要求 第十一条 各门类档案的质量总的要求是遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 第十二条 归档文件材料必须准确反映我院项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 第十三条 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档。 第十四条 使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为A4（297mm210mm）的纸张，并且要用激光或喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同，规格为300mm20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）。 第十五条 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良。 第十六条 归档文件组卷原则 （一）文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。文书档案的整理方法见附件（归档文件整理指南）。 （二）专题性、成套性档案（含项目、基建、设备）按阶段、结构、部件、型号等分别归档。文件以工程数量定，一般按一项一卷，一项多卷的按工程阶段排列组卷。重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。 （三）会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。 （四）房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。房地产档案管理人员应当严格执行权属档案管理的有关规定，不得擅自修改房地产档案。确需变更和修改的，应当经房地产权属登记机关批准，按照规定程序进行。 第十七条 卷内文件的排列 （一）管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 （二）项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。 （三）基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列。 （四）设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。 （五）归档文件应文字材料在前、图样在后，图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。 （六）会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列。 （七）应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系排列。 （八）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的文件材料应按永久、长期、短期分类排列。 第十八条 案卷的编目 （一）归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编目，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。 （二）归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，全面揭示归档文件的全貌。来文与复文为一件时，只对复文进行编目，以此类推。归档文件目录应单独装订成册，并编制封面（参见附件）。 （三）编写案卷页号（指项目、设备、基建、房产等） 1.案卷内归档文件材料均用铅笔在书写内容的页面编写页号。 2.页号编写位置单面书写的归档文件材料在右下角编写页号；双面书写的归档文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。 3.案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。 （四）案卷封面的编制 案卷封面可采用案卷外封面，外封面印制在卷皮的正表面。 案卷题名应简明、准确揭示卷内归档文件材料的内容。主要包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。 编制单位填写案卷内归档文件材料的形成单位或主要责任者。 编制日期填写案卷内归档文件材料的起止日期。 保管期限填写其划定的保管期限。 密级依据保密规定填写。 档号填写档案的分类号和案卷顺序号。 （五）卷内目录的编制 1.卷内目录式样见附件。 2.顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注。 3.文件材料题名亦称文件标题，填写归档文件材料标题的全称。 4.文件编号填写文件的文号或图样的图号。 5.责任者填写归挡文件材料的直接编制部门或主要责任者。 6.日期填写编制归挡文件材料的年、月、日。 7.页次填写每份归挡文件材料首页上标注的页号。 8.卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。 （六）卷内备考表的编制 1.卷内备考表的式样见附件。 2.卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 3.卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。 第十九条 案卷装订、装盒的要求 （一）归档文件可采用装订和不装订两种形式。归档文件的装订需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。 （二）归档文件应按件装订，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，去掉文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在原件之后。一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件归档文件的装订。 （三）归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文件需要说明的情况，如无需要说明的内容，也应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人应是归档单位负责人。 （四）案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。 （五）长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。 （六）案卷不装订时其归档文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。 第四章 档案鉴定与销毁 第二十条 为做好院档案管理工作，成立由院领导、总工、科学技术委员会、安全工作委员会、情报中心和各类档案归口建档部门有关人员组成的档案鉴定委员会，由该委员会具体负责档案的鉴定与销毁，确定归档文件范围及保管期，指定监销人员等。 第二十一条 对保管期满的档案，由情报中心档案管理人员提出销毁意见（编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、册数、起至年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间）。通过鉴定委员会鉴定后，办理批准手续，院分管档案管理工作的领导应在档案销毁清册上签署意见。 第二十二条 档案的密级分为绝密、机密、秘密三种。档案的保管期限分永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。档案的保管期限和分类方案另行规定。 第二十三条 保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明。 第二十四条 销毁档案时，由档案鉴定委员会指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。 第五章 档案归档、移交 第二十五条 档案归档时间 各类档案归口负责建档部门按下列时间将档案交情报中心归档。 （一）办公室负责将文书档案在次年六月底以前归档。 （二）、科技外事与项目管理处负责将地质项目档案（专题性、成套性）在项目完成或告一段落后归档。 （三）、设备管理处负责将５万元以上的设备的档案保存二年后归档。 （四）服务中心、西峰寺培训中心负责将基本建设档案在每项工程竣工验收后两个月内归档。 （五）院财务处负责院机关财务，服务中心、中元公司、西峰寺培训中心、地质环境咨询评估中心财务分别负责将本部门会计档案，在会计年度终了，暂由财会部门保管1年后，于每年6月份归档。 （六）服务中心、西峰寺培训中心负责将房地产档案在办理权属登记工作完成之日起10日内，对房地产权属文件材料按归档要求整理，送交北京市房地产档案馆，并把移交目录和其它文件材料两个月内归档。 第二十六条 档案归档时，要同时提供纸质案卷目录一式三份及案卷目录（包括卷内目录）电子文档（文档格式采用EXCEL）。 有电子文档的文件材料，必须汇交与纸质文件材料内容一致的电子文档，电子文档的载体一般要用光盘，采用磁带或硬磁盘汇交的，应事先征得情报中心的同意。 档案归档在情报中心档案室进行。交接双方根据案卷目录，逐卷进行清点、核对、检查、验收合格后，双方分别在移交（接收）登记簿上签字。 第二十七条 由于人员调动移交档案时，应编写移交书，应当办理交接手续，并列明应当移交档案名称、册数、年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 第六章 档案的保管 第二十八条 情报中心必须对档案进行科学管理，做到妥善保管，分门别类，存放有序，有目可查，运转有续，保管安全。 第二十九条 档案库房应该坚固，门窗要密闭，配备为档案保管和提供利用所必要的设备，力求做到有防火、防盗、防潮、防风、防尘、防虫蛀、防鼠咬、防霉烂、防高温、防光、防污染等设施。 第三十条 严格执行安全和保密制度，不得随意堆放杂物，不准带照相机进库房。对已损毁和老化的档案采取修补、复制等工作。严防毁损、散失和泄密。 第三十一条 档案工作应纳入我院信息化管理系统，逐步建立现代化档案管理系统。根据工作需要，逐步配备计算机、复印机、录像机、照像机、吸尘器、空调机等设备。 第七章 档案的利用 第三十二条 查阅档案时，要填写查阅审批表，经档案形成部门负责人、档案形成部门分管院领导签字批准后方可办理查阅手续。外部人员查阅档案时，必须持有单位介绍信和有效身份证件，经院领导批准后方可办理查阅手续。 第三十三条 档案原则上不得对外借出，如有特殊需要，必须经院领导批准。但不得在案卷中划圈、标记、涂改、抽换以及拆散原卷册，并要求限期归还。 第三十四条 对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报院按规定严肃处理。 第八章 附 则 第三十五条 有下列行为之一的，根据情节轻重，由院给予责任人行政处分或罚款，构成犯罪的，依法追究刑事责任。 （一）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的。 （二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向档案室归档的。 （三）不按照国家规定，转让、交换、赠送、出卖档案或者未经批准擅自携运档案出境的。 （四）玩忽职守，造成档案损失的。 第三十六条 本办法由院制定，情报中心负责解释。 第三十七条 本办法自发布之日起执行。 附件 中国地质环境监测院归档文件整理指南 附件 中国地质环境监测院 归档文件整理指南 为了加强中国地质环境监测院档案的集中管理、利用，更好地为我院地质工作和经济建设提供服务，根据2000年12月6日发布的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则、归档文件整理工作指南和现代档案管理学，结合我院实际情况，编写本指南，供我院档案管理工作参考。 1.立卷 将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。 1.1立卷的准备 第一项准备工作，应当确定立卷范围（也叫归档范围），是依据事先编好的立卷类目来进行的。 第二项准备工作是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。 1.2案卷组合工作 案卷组合一般是在平时归卷的基础上，选择适宜立卷方法，将单份文件进行整理，最终组成案卷。通常包括调整立卷类目内的文件、卷内文件的排列、卷内文件的编号、卷内文件目录和卷内备考表的编制、案卷的装订、案卷的排列、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制。 2.归档文件的分类方法 规则选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。 2.1年度分类法 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预算、决算、统计报表以及内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年度。 跨年底形成的文件，统一在办结年度归档。 2.2机构分类法 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。机构名称就是类名，原则上谁承办的文件谁归档，联合发文，应由主办单位归原件，协办单位归复印件。 2.3问题分类法 按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。 2.4保管期限分类法 根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 3.复式分类法与分类方案 在机关情报中心的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。规则提供的年度、组织机构（问题）和保管期限3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。即 3.1年度机构保管期限分类法；（建议采用此分类法） 3.2年度问题保管期限分类法； 3.3保管期限年度机构分类法； 3.4机构年度保管期限分类法。 4.归档文件的排列方法 归档文件应在分类方案的最低一级类目内（“保管期限”即为最低一级类目）排列，即先将归档文件按三个保管期限分开。最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程序排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面； 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。 5.归档文件的编目 其内容包括归档文件的编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。 5.1归档文件的编号 包括全宗号（不填）、年度、保管期限、机构（问题）（不分机构不填）、件号等分类。 5.2归档文件目录 归档文件目录及目录封面均采用国际标准A4型纸，归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 5.2.1件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件编流水号。 5.2.2责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.2.3文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 5.2.4题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 5.2.5日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。 5.2.6页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 5.2.7备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。 6.归档文件目录的格式 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 7.归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度，不同保管期限的文件不得装在同一盒内、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 8.装盒要求 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。 9.备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人负责整理归档文件的人员姓名。 检查人负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期归档文件整理完毕的日期。 归档章格式 16 8 全宗号 年 度 室编件号 机构或问题 保管期限 单位mm 比例1 1 馆编件号 45（平分3格） 盒内文件情况说明 备 考 表 210 年 月 日 检查人 整理人 15 36 297 主题词档案管理 办法 通知 中国地质环境监测院 2004年11月13日印制 25