合同管理办法.doc

XXXX矿业安全检测检验有限公司 合 同 管 理 办 法 目 录 第一章 总则 第二章 合同管理机制 第三章 授权和代理 第四章 合同的订立 第五章 合同的审查 第六章 合同专用章的管理 第七章 合同的履行 第八章 合同争议的处理 第九章 奖励和处罚 第十章 附则 第一章 总 则 第一条 【本办法的宗旨和根据】 为规范XXXX矿业安全检测检验有限公司的合同管理，减少合同争议，避免经济损失，保障公司依法经营，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法和公司章程,结合公司实际，制定本办法。 第二条 【本办法的适用范围】 本办法适用于XXXX矿业安全检测检验有限公司的合同管理工作。公司各部门从事与本办法相关的活动，都应当遵守本办法。 第三条 【订立和履行合同的基本原则】 订立和履行合同应当遵守下列基本原则 （一）当事人法律地位平等； （二）当事人自愿订立合同； （三）公平地确定各方当事人的权利和义务； （四）当事人诚实守信地行使权利和履行义务； （五）守法重德，不得扰乱社会经济秩序，不得损害国家、社会和公司利益。 第四条 【合同文本的基本要求】 合同文本应当符合下列基本要求 （一）主体合格； （二）内容合法； （三）形式合规； （四）条款齐全； （五）表述准确。 第五条 【合同管理的基本要求】 合同管理应当符合下列基本要求 （一）坚持对合同实行合法性审查，保证合同的订立、变更和解除均为合法； （二）坚持对合同实行有效性管理，注重合同的可行性，最大限度地保障合同得到履行。 第六条 【合同管理和承办人员的基本要求】 合同管理人员应当具备法律专业知识，能够胜任合同管理工作。合同承办人员应当具备合同法律知识，经考试合格持证执业。 合同管理人员和合同承办人员应当遵守工作纪律，履行执业职责，保守商业秘密，维护公司利益。 第二章 合同管理机制 第七条 【合同业务归口管理】 公司各部门实行合同业务归口管理，分别由公司主管部门负责各自职责范围内合同的订立和履行，在业务上接受同级合同主管部门的合法性审查。 第八条 【合同主管部门】 公司综合办公室是公司合同管理的主管部门。 公司合同主管部门分别履行下列职责 （一）对公司的合同管理工作进行指导、检查和监督； （二）对送审合同进行合法性审查，出具法律意见； （三）处理合同争议，代理参加诉讼或者仲裁活动； （四）组织合同管理和合同承办人员的业务培训和交流。 第九条 【例行合同信息报告】 公司各部门应当于每月二十五日前向公司合同主管部门报告订立合同的类别、数量、标的额以及其他有关合同的信息。 第三章 授权和代理 第十条 【授权与委托代理】 订立合同应当经过授权，未经授权不得以委托代理人的身份订立合同。 法定代表人和总经理在职权范围内可以直接授权委托代理人订立合同。 授权人授权委托代理人订立合同的，应当签署授权委托书；没有签署授权委托书，授权不能成立。 法定代表人（包括授权人）和代理人应当在授权范围内订立合同，不得超越授权范围订立合同。 第十一条 【向其他代理人再授权】 经理经法定代表人同意，可以向副经理和科长进行再授权。 第十二条 【授权的形式、内容和期限】 授权应当采用书面形式。 授权应当发给委托代理人经法定代表人签署的委托书。 授权委托书应当写明委托事项、权限和期限。 委托期限由法定代表人决定，分长期有效性和短期限制性两种。 日常经营发生的合同应对相应的签订合同的人员采取长期有效性委托，对其他签订合同的人员采取短期限制性委托。 第十三条 【授权委托书的管理】 公司主管部门应当建立授权委托书管理台账，登记授权委托书的发放、收回和持有人情况。 第四章 合同的订立 第十四条 【合同的谈判和起草】 合同经办单位或者部门负责合同的谈判、起草工作。 对外订立合同一般应当由我方起草合同文本。 合同主管部门应当派人参加合同的谈判、起草工作。 第十五条 【了解和掌握对方当事人情况】 公司和分公司合同经办单位或者部门在订立合同前，应当了解和掌握对方的主体资格、经营范围、资金信用状况、履约能力、代理人代理权限以及其他有关情况。 第十六条 【合同的形式和示范文本】 订立合同，除及时清结者外，应当采用书面形式。 对外订立合同应当使用示范文本，不得使用产品计划单、订货单等内部单证代替合同文本。 第十七条 【合同的订立和批准权限】 属于公司管理范围的合同，由公司组织订立；属于分公司管理范围的合同，由分公司组织订立。 （一）担保、借款、抵押和质押合同由法定代表人或者总经理订立。根据公司章程和国家有关法律法规，由董事会或股东大会审议批准。 （二）采购合同由业务主办人员订立。批准权限为标的总金额在五万元以上的，由主管副总经理以上的管理人员批准；标的总金额在十万元至百万元之间的，由公司经理批准；标的总金额在万元以下的，由公司部门负责人批准。 （三）建设工程合同标的额在万元以下的，由公司部门负责人订立，由公司副经理或经理批准；标的额在万元至十万元之间的，由公司副总经理订立，由公司总经理批准；标的额在十万元至二十万元之间的，由公司总经理订立，由公司董事长批准。 （四）技术协议由公司副总经理以上的业务技术人员订立，由公司经理批准。 （五）检测合同。检测费在五千元以下的，由业务承办单位的业务人员订立，由公司主管经理或公司部门负责人批准；检测费在五千元至五万元之间的，由公司主管副经理或公司本部主办部室负责人订立，由公司总经理批准。 （六）修理合同。由公司业务人员负责订立，由主管副经理或授权有关部门负责人批准。 （七）其他合同。经济活动中发生的其他业务合同，按照本办法分级分类的数额标准规定采取临时授权的方式订立。 第十八条 【委托代理人签字和盖章】 对外订立合同，应当由双方委托代理人在合同文本上签字，并加盖双方公司合同专用章。 第十九条 【帮助办理公证】 合同订立后需要办理公证的，公司合同主管部门应当提供法律帮助。 第二十条 【及时办理批准和登记手续】 法律、行政法规规定合同在办理批准和登记手续后才能生效的，应当依法及时办理。 第二十一条 【及时报送备案】 属于各部门订立但需要由公司合同主管部门审查的合同，公司各部门应当在订立合同后及时报公司合同主管部门备案。 第二十二条 【公司各部门的两个不为】 各部门应当遵守下列规定 （一）不得擅自为他人提供担保； （二）不得擅自为他人出具盖章的空白合同书、介绍信、授权委托书以及其他此类文本。 第五章 合同的审查 第二十三条 【合同订立前的合法性审查】 合同订立前，合同文本应当受到合法性审查。非经合法性审查，合同经办单位和部门不得订立合同。 审查包括授权合同经办单位和部门自审、合同主管部门审查或者主管领导审批。 第二十四条 【公司主管部门的审查范围】 下列合同应当由公司合同主管副经理审查 （一）公司订立检测检验合同； （二）公司订立设备采购合同； （三）各类综合服务合同； （四）需要由公司合同主管部门审查的其他合同。 第二十五条 【公司业务部室的审查范围】 业务部室负责审查本部室订立的或者与本部室业务职能相关的检测检验专业合同。 其他合同如果需要业务部室审查的，也属于业务部室审查的范围。 第二十六条 【公司各部门的审查范围】 公司合同主管部门应当审查属于公司合同主管部门和有关部室审查范围以外的本公司的合同。 第二十七条 【合同审查与经办单位的职责】 送审的合同，合同草本形成后，应当由合同经办单位填写合同审核表，并由其负责人签字后送交合同审查人员审查。 合同经办单位应当就送审的合同提供下列资料或者资料复印件 （一）合同草本； （二）对方的营业执照、法定代表人身份证明或者代理人的授权委托书； （三）能证明对方具备合同特殊要求的许可证、资质证以及其他相关资料。 合同经办单位应当根据合同审查人员的审查意见修改合同草本。 第二十八条 【合同审查与审查人员的职责】 合同审查人员应当根据相关法律、法规和本办法第四条规定，对合同草本进行审查。对担保合同或者合同中的担保条款，应当审查其是否符合担保法的规定。 合同审查应当在两个工作日内完成。亟待订立的合同，审查的时间可以缩短，但应当保证审查人员有必要的审查时间。 合同审查人员应当对自己提出的法律意见负责。 第二十九条 【合同审查台账】 合同主管部门应当建立合同审查台账，对合同审查情况进行登记。 合同审查人员应当在审查台账上签字。 第六章 合同专用章的管理 第三十条 【主管领导签字与合同盖章】 公司和各部门与对方订立合同，应当在合同文本上盖章。 合同文本应当经法定代表人或者主管领导签字同意后，才可以盖章。 第三十一条 【合同用章的确定】 公司和各部门对外订立合同，应当使用合同专用章，不得使用行政章、部室章和其他业务章；但法律规定或者双方约定使用行政章的除外。 法律规定或者双方约定使用行政章的，应当经法定代表人或者主管领导批准后才可以使用。 第三十二条 【合同专用章的使用和保管】 公司和各部门应当健全合同专用章使用和保管制度。 公司和各部门应当确定专人使用和保管合同专用章。合同专用章的使用应当予以登记。 第三十三条 【不得随身携带合同专用章】 公司和各部门合同承办人员不得随身携带合同专用章。确有业务原因需要携带时，应当经法定代表人或者主管领导批准。 第七章 合同的履行 第三十四条 【负责合同履行的机构】 合同经办单位和部门是公司和分公司负责合同履行的机构。 合同生效后，合同经办单位和部门应当根据法律、法规和本办法的规定，行使合同确定的权利，履行合同规定的义务，并督促对方全面履行合同。 第三十五条 【合同履行的具体工作】 合同经办单位和部门履行合同应当做好下列具体工作 （一）及时进行验收或者检验； （二）取得交付、验收或者检验、结算的书面凭据； （三）在履行中负有通知、协助义务的，将履行通知、协助义务的书面依据妥善保存。 第三十六条 【对方违约的应对】 合同履行中对方有预期违约情形或者已经违约的，合同经办单位和部门应当及时有效地保存证据，依法追究其违约责任，并上报合同主管部门。 第三十七条 【合同履行与合同变更】 合同履行中需要变更的，由合同经办单位与对方协商。协商一致的应当订立书面协议，并根据本办法的规定进行合法性审查。 第三十八条 【合同的解除及其他】 合同履行中根据合同约定或者法律、法规规定需要解除合同的，或者需要行使不安抗辩权、代位权、撤销权的，合同经办单位和部门应当及时报经合同主管部门同意并由合同主管部门协助处理，不得自行解除或者行使。 第三十九条 【债权债务的转移或者抵消】 合同履行中需要转移、抵消债权债务的，合同经办单位和部门应当与相关方订立书面协议，并根据本办法进行合法性审查。 第四十条 【合同履行情况的报告】 合同履行完毕后，合同经办单位应当将合同履行情况报告合同主管部门。 第八章 合同争议的处理 第四十一条 【合同争议解决方式】 因订立或者履行合同发生争议，可以通过协商解决，也可以直接通过诉讼或者仲裁解决。 第四十二条 【合同争议的协商解决】 通过协商解决合同争议的，应当由合同承办人员在授权范围内与对方协商。如达成协议，应当经合法性审查并订立书面协议。 第四十三条 【诉讼或者仲裁解决争议】 公司需要通过诉讼或者仲裁解决合同争议的，或者被对方起诉或者申请仲裁的，有关部门应当向公司合同主管部门申报，由公司安排法律顾问参与处理。 分公司发生有关合同纠纷的诉讼或者仲裁案件，在起诉、应诉或者应对前，应当向公司合同主管部门报告纠纷性质、争议标的、受案机关以及其他有关情况。结案后应当报告结案情况。 第四十四条 【处理争议的委托代理人】 处理合同争议的委托代理人应当了解争议过程，熟悉相关法律、法规和本办法，在授权范围内依法处理合同争议，维护公司利益。 第四十五条 【合同争议处理台账】 公司合同主管部门应当建立合同争议处理台账，及时登记合同争议处理情况，并有权向有关单位提出法律建议。 第九章 奖励和处罚 第四十六条 【奖励的对象和范围】 有下列情形之一的部门、单位或者个人，公司应当予以表彰、授予荣誉称号或者物质奖励 （一）在合同管理工作中取得突出成绩的； （二）在承办合同业务中做出突出贡献的； （三）为公司避免、挽回重大经济损失的。 第四十七条 【处罚的对象和范围】 有下列情形之一的直接责任人员，公司或者分公司应当根据情况给予经济处罚、纪律处分，情节严重的应当依法解除劳动合同 （一）委托代理人未按照授权范围订立合同的； （二）未经公司批准对外提供担保的； （三）对外出具盖章空白合同书、介绍信、授权委托书的； （四）未按本办法对合同文本进行合法性审查或者在未经审查的合同文本上签字盖章的； （五）合同审查人员审查意见违法致使公司蒙受损失的； （六）违反合同专用章使用管理规定的； （七）未及时进行验收或者检验致使无法追究对方违约责 任的； （八）发现对方违约情形不追究对方违约责任的； （九）未经合同主管部门同意擅自解除合同或者行使不安抗辩权、代位权、撤销权的； （十）其他违反本办法规定应当受到处罚的行为。 第四十八条 【利用合同犯罪问题】 对利用合同进行犯罪的人员，应当报告司法机关处理。 第十章 附 则 第四十九条 【合同的档案管理】 合同主管部门和合同经办单位应当规范合同档案管理，分别建立合同订立和履行台账，登记有关情况。 应当登记的合同情况包括经办单位和经办人员，审查部门和审查人员以及其他应当登记的内容。 合同经办单位应当分别建立合同文本台账和合同登记台账，分别作为计税和管理的依据。 合同主管部门应当建立合同登记台账。 合同文本台账的文本可以是正本，也可以是副本，但不能是复印件。 合同登记台账的登记内容包括经办单位、经办人、审查部门、审批部门、审批领导、订立日期、解除日期、注销日期以及其他应当登记的内容。 合同文本，合同变更或者解除的协议，交付、验收、结算等履行合同的依据，应当归档保管，不得丢失或者损毁。 合同履行完毕后应当根据档案管理规定将合同档案统一交档案部门保存。 第五十条 【公司各部门的实施细则】 公司各部门可以根据本办法制定合同管理实施细则，报公司合同主管部门备案。 各部门的合同管理实施细则不得同本办法相抵触。 第五十一条 【本办法的解释】 本办法由XXXX矿业安全检测检验有限公司综合办公室负责解释。解释文本经公司总经理办公会议审议同意后，同本办法具有同等效力。 第五十二条 【本办法的施行日期】 本办法自发布之日起施行。 附件 1、XXXX矿业安全检测检验有限公司授权委托书正本、副本 2、XXXX矿业安全检测检验有限公司合同审核表 附件1 XXXX矿业安全检测检验有限公司 授 权 委 托 书 年第 号 兹决定授权XXXX矿业安全检测检验有限公司 （职称） （姓名）代表XXXX矿业安全检测检验有限公司 （权限）。 本授权书自授权人签字之日起生效，有效期限至 年 月 日终止。 被授权人签字样本 XXXX矿业安全检测检验有限公司 法定代表人 年 月 日 第一联 【共二联】 ※正本 XXXX矿业安全检测检验有限公司 授 权 委 托 书 年第 号 兹决定授权XXXX矿业安全检测检验有限公司 （职称） （姓名）代表XXXX矿业安全检测检验有限公司有限公司 （权限）。 本授权书自授权人签字之日起生效，有效期限至 年 月 日终止。 被授权人签字样本 XXXX矿业安全检测检验有限公司 法定代表人 年 月 日 第二联 【共二联】 ※副本 附件2 XXXX矿业安全检测检验有限公司合同审核表 单位部门 经办人 日期 备注 合同名称 合同主要事宜 合同文本资料 部门主管（签字） 日期 审核人（签字） 日期 批准人（签字） 日期 印章保管人（签字） 日期 说明 1. 本审查表适用于涉及合同订立、变更、解除等事宜； 2. 部门主管、合同主管部门、主管经理根据各自权限审核、签字； 3. 合同主要事宜是指签订合同的事由、目的、经过以及与合同有紧密联系的重大事宜等情况； 4. 合同文本资料是指合同草本，合同相对方的营业执照、法定代表人身份证或代理人的授权委托书，能证明对方具备合同特殊要求的许可证、资质证以及其他相关资料。 第 18 页 （共 18 页）