档案管理制度.doc

档案管理制度 第一章 分 类 第一条 档案分为人员档案、技术档案、仪器档案。 第二条 人员档案包括全体正式职工的业务考绩、检测检验人员和评价人员技术考核情况、职工培训记录和成绩。 第三条 技术档案包括标准、报告、参考书籍、质量体系等的书面资料和电子文档。 1、标准是指由单位购买的有关检测检验及安全评价的国家标准、专业技术标准、国外专业技术标准、其他标准以及行业法律、法规。 2、报告是指检测检验原始记录和检测检验报告、安全评价委托方提供的资料和安全评价报告、现场记录。 3、参考书籍是指由单位购买或订阅的有关检测检验、安全评价的参考书、杂志和报刊。 4、质量体系文件是指质量手册、程序文件、记录表式、作业指导书、质量运行记录。 第四条 仪器档案包括仪器设备明细、仪器使用和校准情况、购买合同、随机配备的资料。 第二章 职 能 部 门 第五条 人员档案由综合办公室统一管理。 第六条 技术档案的管理。 1、有关检测检验的国家标准、专业技术标准、国外专业技术标准、其他标准以及行业法律、法规应一式两份，分别由检测检验科与技术质量保障部保存。 2、有关安全评价的国家标准、专业技术标准、国外专业技术标准、其他标准以及行业法律、法规应一式两份，分别由检测检验科与技术质量保障部保存。 3、检测检验报告除应委托方要求所打印的份数外，公司有关科室保存一份；检测检验报告的电子文档统一存储于移动硬盘，由技术质量保障部保存。 4、安全评价报告除应委托方要求所打印的份数外，公司有关科室保存一份；安全评价报告的电子文档统一存储于移动硬盘，由技术质量保障部保存。 5、与检测检验和安全评价有关的参考书由综合办公室建立书目，由检测检验科保存相关书籍。 6、杂志、报刊由综合办公室管理。 7、质量体系文件由技术质量保障部建立明细，下发到各科室，由各科室自行保存。 8、质量运行记录由技术质量保障部根据质量手册的规定，安排各科室进行记录并保存。 9、仪器档案由技术质量保障部管理。 第三章 细 则 第七条 档案由专人保管，统一存放。 第八条 借阅资料需经主管人员同意，方可借阅。 第九条 具有保密性质的档案如人员档案、报告、仪器档案、作业指导书等原则上不得向外借阅，如需对外借阅，必须经技术负责人或质量负责人批准。 第十条 档案资料借阅后，必须在办公室查看，不准涂改和损坏，未经批准不得复制。 第十一条 公司以内部审核、管理评审的方式对档案管理进行审核。 第四章 保管年限 第十二条 报告、原始记录、图纸等有关技术资料，保管期不少于5年。 第十三条 仪器档案应保存到设备报废为止。 第十四条 人员档案应长期保存。 第五章 清查与销毁 第十五条 年终清查由技术负责人、档案管理人组成鉴定小组，审查资料存留和保管期限，对失去保存价值的档案资料进行登记，由技术负责人签字送指定地点销毁，并派专人监销。