供应管理咨询报告.pdf

大量免费管理资料下载 管理之家论坛 齐齐哈尔北兴特殊钢有限公司齐齐哈尔北兴特殊钢有限公司 采购与供应管理咨询报告采购与供应管理咨询报告 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 2002 年 8 月 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 2 前言前言 采购与供应是企业中两个重要的职能，对企业的正常运转、保证产品质量、 降低生产成本有极其重要的意义。 采购与供应与企业中主要职能部门有密切的协 作关系。因此，规范采购与供应职能和业务流程，使其能够在有效控制状态下高 效运转，是齐齐哈尔北兴特殊钢有限公司（以下简称北兴特钢）面临的一个重要 的课题。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司（以下简称深蓝世纪）北兴管理咨询项目 组经过四个月的咨询，提出了北兴特钢采购与供应管理咨询方案。 本报告包括两章和七个附件。第一章提出了采购与供应管理的咨询方案， 其中包括组织机构、部门职能和业务流程设计、废钢的供应战略、供应商战略、 主要物料 ABC 分类和经济批量、供应商的管理方法、设备、工程、服务采购， 以及办公用品采购。并且，在咨询方案的最后对供应链管理这一先进的管理思想 在北兴特钢如何应用做了有益的探讨。 第二章介绍了采购与供应管理的基本原理和实践。原理包括采购与供应管 理的基本概念、 这两个职能对于企业建立竞争优势的重要意义和咨询方案所依据 的理论基础。 阅读这部分内容有助于加深对咨询方案的理解和掌握采购与供应管 理的一般工作方法。 七个附件包括了指导北兴特钢采购与供应管理实际操作的方 法、流程和相应的表格。在深入理解咨询方案的前提下，北兴特钢应将附件中的 内容用于实际工作，并根据实际情况的变化随时进行调整。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 3 目录目录 前言...........................................................................................................................2 目录...........................................................................................................................3 第一章 北兴特钢采购与供应管理咨询方案...........................................................5 一、 北兴特钢采购与供应管理组织设计.....................................................5 （一）北兴特钢采购与供应管理组织设计方案......................................5 （二）采购与供应管理组织设计的原则..................................................7 二、 北兴特钢物资采购总结........................................................................7 （一）北兴特钢的采购内容按需求分类..................................................7 （二）北兴特钢原燃材料的需求和价格..................................................8 三、 北兴特钢的废钢采购战略..................................................................10 （一）北兴特钢的废钢采购战略方案....................................................10 （二）北兴特钢的废钢采购战略方案制定依据....................................10 四、 北兴特钢其它物资采购战略..............................................................11 （一）原燃材料 ABC 分类.....................................................................11 二各类物资的采购方法........................................................................13 （三）质量与成本..................................................................................13 （四）供应商战略..................................................................................14 （五）物资的经济批量...........................................................................15 （六）供应商管理..................................................................................15 （七）设备、工程、服务采购...............................................................17 （八）办公用品采购 ..............................................................................17 （九）食品、劳保用品采购...................................................................17 （十）供应链管理思想在实践中的应用................................................17 第二章 采购与供应管理咨询方案依据原理介绍..................................................19 一、 采购与供应管理的基本概念与作用...................................................19 二、 采购与供应管理的一般工作程序 ......................................................20 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 4 （一） 发现需求 ...............................................................................20 （二） 描述需求 ...............................................................................21 （三）供应商分析与确定.......................................................................23 （四） 确定价格与采购条件............................................................23 三、采购与供应战略的制定框架...........................................................24 附件一、北兴特钢主要物料经济批量计算过程....................................................25 附件二、采购与供应主要业务流程.......................................................................27 附件三、供应商绩效考核表..................................................................................34 附件四、供应商绩效考核标准 ..............................................................................36 附件五、临时采购申请单......................................................................................39 附件六、采购质量与成本......................................................................................40 附件七、仓储管理制度..........................................................................................41 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 5 第一章第一章 北兴特钢采购与供应管理咨询方案北兴特钢采购与供应管理咨询方案 一、一、 北兴特钢采购与供应管理组织设计北兴特钢采购与供应管理组织设计 （一）北兴特钢采购与供应管理组织设计方案（一）北兴特钢采购与供应管理组织设计方案 采购部组织结构设计采购部组织结构设计 采购部经理 采 购 计 划 员 采 购 内 勤 废钢采 购主管 采 购 业 务 员 原辅料采 购主管 采 购 业 务 员 备品备 件采购 主管 采 购 业 务 员 燃料动力 采购主管 器材工 具采购 主管 采 购 业 务 员 采 购 业 务 员 采购部职能详述采购部职能详述 一、采购业务 1、负责制定采购计划。 2、负责订货合同的签订，并对合同的执行情况负责。 3、负责控制采购费用和降低采购成本。 4、负责按照各部门的对物料的要求采购物料。 5、负责对不合格采购物料的索赔处理。 二、供应商管理 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 6 6、负责建立供应商档案，定期对供应商进行评估，进行分级管理与动态管理， 选择的进行甄选与淘汰。 7、负责建立和维护稳定的供应商伙伴关系，确保供应商供货的及时准确。 8、负责采购合同管理。 保供部组织结构设计保供部组织结构设计 原辅料 仓库 主管 库 管 员 搬 运 工 废钢料场 主管 库 管 员 分 拣 工 记 账 员 保供部经理 备品备 件仓库 主管 库 管 员 搬 运 工 运输 主管 车 库 管 理 员 司 机 维 修 工 化工油 料仓库 主管 器材工 具仓库 主管 库 管 员 搬 运 工 库 管 员 成品仓库 主管 库 管 员 搬 运 工 保供部职能详述保供部职能详述 一、物资接受 1、负责到厂物资的数量及外观质量验收。 二、物资发放 2、负责按物料消耗定额和配套定额发料。成品出库发运 三、库房管理 3、负责库位规划与整理、安全维护。 四、库存盘点与动态信息 4、负责库存盘点与账物核对。 5、负责提供有关库存的动态信息。 五、运输管理 6、负责所属运输车辆的调度。 7、负责维修保养工作。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 7 8、负责工厂物资运输任务。 9、负责行车安全管理。 采购部与保供部的职位说明书见职位说明书咨询报告相应部分。业务 流程见附件二采购与供应主要业务流程 。 （二）采购与供应管理组织设计的原则（二）采购与供应管理组织设计的原则 n 企业内部要突出职能分工的专业化，使各部门集中精力有效地完成本部门的 工作 n 采购职能专业化，使之成为企业降低生产成本、提高经济效益的重要源泉 n 采用规范的业务流程，将采购、供应同其他职能协调有效地联系起来，使整 个企业成为职责分工明确、运转有效的整体；并且，通过规范的业务流程， 降低决策失误的风险 n 管理组织的设计要满足财务控制方面的要求 n 突出为一线生产提供高质量服务、有效支持其他部门开展工作的职能 n 针对不同的采购对象的特点设定不同的采购管理方法， 以获得采购工作效果、 管理费用之间的最佳平衡 二、二、 北兴特钢物资采购总结北兴特钢物资采购总结 （一）北兴特钢的采购内容按需求分类（一）北兴特钢的采购内容按需求分类 原燃材料原燃材料 废钢、生铁 铁合金 电极 辅料 石灰、萤石、焦炭等 原材料 耐材 铝镁砖、耐火材料等 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 8 燃料 重油 备品备件备品备件 生产设备由于消耗、修理、事故而需要更换的零部件的备用件 器材工具器材工具 大小五金工具 润滑油、液压油 照明用品 磨料磨具 电焊条 化学药品及玻璃器 皿 橡胶用品 量刃具 汽油 轴承 电气元件 固定资产固定资产 在资产负债表中列为固定资产的物资，如成套设备、办公家俱等 办公与后勤物资办公与后勤物资 办公用品 文具纸张、办公设备耗材等 后勤保障物资 食品、建材与水暖器材、劳保用品、 工程与服务工程与服务 工程 建筑工程、设备安装工程 服务 法律咨询、财务咨询、管理咨询、外委加工与维修 （二）北兴特钢原燃材料的需求和价格（二）北兴特钢原燃材料的需求和价格 原燃材料原燃材料 日消耗（吨）日消耗（吨） 年消耗年消耗吨吨 单价单价 废钢和生铁为吨废钢和生铁为吨/元元, 其它为公斤其它为公斤/元元 废钢 1385.39 444710.00 920 生铁 324.49 104160.00 1270 高碳铬铁 15.42 4950.20 5.68 低碳铬铁 2.03 651.19 7.2 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 9 铝丸 0.75 240.66 16.5 铝线 0.75 240.66 19.66 高碳锰铁 11.36 3647.07 4.51 中碳锰铁 3.04 975.49 7.4 钼铁 0.01 3.56 81 硅铁 7.33 2351.65 4.3 硅钙线 0.01 3.23 11 低钒 0.00 1.59 68 镍 0.01 1.65 73 电极 2.60 833.28 28.21 活性石灰 81.12 26040.00 0.12 萤石 1.62 520.80 0.8 焦炭 3.24 1041.60 0.56 碳粉 16.22 5208.00 0.6 渣罐 0.97 312.48 2.5 吹氧管 3.24 1041.60 3.5 保湿剂 1.62 520.80 1.03 镁砂 6.81 2187.36 0.52 镁碳砖 0.32 104.16 3 镁砖 0.16 52.08 0.84 高铝砖 12.98 4166.40 1.5 黏土砖 0.81 260.40 0.83 耐火粉 1.62 520.80 0.92 耐火材料 11.36 3645.60 1.7 保护渣 0.32 104.16 1.03 结晶器制管 0.03 10.42 75 润滑油 0.03 10.42 6.5 液压油 0.03 10.42 1 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 10 保湿剂 1.62 520.80 1.5 耐火材料 0.49 156.24 1.7 轧辊 0.49 156.24 9.5 润滑油 0.23 72.91 6.5 打捆线 4.06 1302.00 2.4 重油 8.00 2000.00 1200.00 三、三、 北兴特钢的废钢采购战略北兴特钢的废钢采购战略 （一）北兴特钢的废钢采购战略方案（一）北兴特钢的废钢采购战略方案 北兴特钢应采取以省内废钢采购与进口废钢相结合、以省内废钢采购为主 的废钢采购战略。 废钢采购在流动资金允许的情况下， 应最大限度利用市场机会， 蓄积废钢，保证生产需要。在进口废钢方面，应跟踪国际市场废钢价格走势，积 极寻找进口废钢的来源和渠道。在发现进口废钢具备价格优势时，适当进口，作 为废钢供应的补充和储备。关于进口废钢所需要的国际经贸人才策略，参见人 力资源管理系统咨询方案的内容。 （二）北兴特钢的废钢采购战略方案制定依据（二）北兴特钢的废钢采购战略方案制定依据 根据对我国废钢资源的宏观供求关系的分析（见齐齐哈尔北兴特殊钢有 限公司战略咨询报告中的供应商分析） ，北兴特钢咨询组认为，北兴特钢在废 钢采购中，具有明显的现金支付能力的优势。虽然处在省内废钢资源稀缺的大环 境下，可以通过这种优势与其他企业争夺废钢资源，基本满足生产的需要。 最新数据表明，韩国浦项制铁通过国际招标购买的约 12 万吨 2002 年 3 月 份交货的废钢，重熔一号废钢的成交价格为 CIF104.35 美元，优质废钢价格为 CIF109.35 美元。最近，欧洲金属再生公司向中国出口的一批 3 万吨切碎废钢价 格为 CIF 每吨 108 美元； 日本对中国台湾出口的 1 万吨二号重熔废钢价格为 CIF 每吨 96.5- 96.75 美元。可见，国际进口废钢的价格与国内废钢价格接近。兴澄特 钢于 2001 年从美国、日本进口废钢 17 万吨，从日本、俄罗斯进口 10 万吨生铁， 有力地平抑了国内的采购成本。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 11 应该看到，进口废钢在我国遇到海关进口标准未与国际废钢标准接轨、进 口手续繁琐、数量上的限制等问题，不利于钢铁企业的进口。废钢生产大国在出 口废钢上的政策经常变化，造成我国进口废钢的来源不稳定。另外，废钢的国际 市场货源有限，受各废钢产出大国自身需求波动的影响，来源和价格也不稳定。 综上所述，咨询组建议，北兴特钢在废钢进口上，应该积极寻找信息和渠 道，发现合适的采购机会后，应适当购入并存储，做为对国内废钢供应的一种补 充。 四、四、 北兴特钢其它物资采购战略北兴特钢其它物资采购战略 除废钢以外，北兴特钢的原燃材料采购应根据 ABC 分类的结果，区别采用 不同的采购方法。 （一）原燃材料（一）原燃材料 ABC 分类分类 原燃材料的 ABC 分类 采购的原燃材料 年采购金额（万 元） 占总采购金额的 比例（％） 废钢 40913.32 60.42 A 类 生铁 13228.32 19.54 高碳鉻铁 2811.72 4.15 电极 2350.68 3.47 高碳锰铁 1644.83 2.43 硅铁 1011.21 1.49 中碳锰铁 721.87 1.07 耐火材料 646.31 0.96 B 类 高铝砖 624.96 0.92 铝线 473.14 0.70 低碳鉻铁 468.86 0.69 铝丸 397.09 0.59 吹氧管 364.56 0.54 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 12 打捆线 312.48 0.46 活性石灰 312.48 0.46 碳粉 312.48 0.46 重油 240 0.35 轧辊 148.43 0.22 镁砂 113.74 0.17 渣罐 78.12 0.12 结晶器制管 78.12 0.12 C 类 保湿剂 78.12 0.12 焦炭 58.33 0.09 保湿剂 53.64 0.08 耐火粉 47.91 0.07 萤石 41.66 0.06 镁碳砖 31.25 0.05 钼铁 28.86 0.04 粘土砖 21.61 0.03 保护渣 10.73 0.02 低釩 10.81 0.02 镍 12.01 0.02 润滑油 6.77 0.01 镁砖 4.37 0.01 硅钙线 3.56 0.01 C 类 液压油 1.04 0.00 合计 67710.78 100 表一 注 1. 价格信息摘自冶金产品价格与行情第 12 期，2002 年 6 月 20 日出版 2. 废钢国际市场价格信息摘自中国特殊钢市场指南2002 年第 1 期、第 2 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 13 期； 中国特殊钢现状及发展文集 ，中国特钢企业协会，1996 年 7 月 二二各类物资的采购方法各类物资的采购方法 1、A 类原燃材料 由采购部集中采购。在确保生产的前提下，以 EOQ（经济批量）为基础确 定并保持合理库存水平。经常订货，经常检查。废钢的采购以最大限度利用市场 机会，保证生产需要为目的。 2、B 类原燃材料 由采购部集中采购。以 EOQ（经济批量）为基础确定并保持合理库存水平。 经常订货，经常检查，检查频率可以适当降低。对于质量随储存时间增加而易发 生变化的且使用频率低的物资，要适当降低库存水平，增加订货次数。 3、C 类原燃材料 由采购部集中采购。采用 JIT 方式（准时供应） ，保持最低库存水平。在评 价和筛选供应商的基础上，将采购集中在少数几个供应商。简化采购程序。应在 这类物资的采购上探索使用供应链管理的思想和方法。 4、备品备件 由采购部集中采购。机电装备部根据各种备品备件的消耗速度、采购提前 期协助采购部确定合理的库存水平、订货周期和批量。备品备件库由保供部统一 管理。备品备件库的管理员定期提供库存信息。当库存下降到再订货点时，由采 购部负责采购。 5、器材工具采购 由采购部集中采购。保供部保管和发放。采购方法与 C 类原燃材料相同。 （三）质量与成本（三）质量与成本 通过科学的管理使采购满足生产对采购物资的质量要求，并有效地降低采 购成本。应用统计分析的方法，建立采购物资质量、质量成本与采购成本的相关 函数， 比较在一段时间内使用高质量的产品和低质量的产品的综合成本后，改进 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 14 采购决策，在质量和价格上取得最佳平衡。 （四）供应商战略（四）供应商战略 1、供应商战略方案 初期（从试运转到达产这段期间）与供应商建立竞争关系模式，保证北兴 特钢的物资供应质量。 从长远角度看，应与供应商建立开放性的双赢关系模式，以抵抗经营风险， 提高企业的运营效率和竞争能力，同时持续不断地降低采购成本。 在任何时侯，都要坚持由两个以上的供应源同时供货。 2、供应商战略方案的制定依据 供应商战略的制定首先参照了企业与供应商建立合作伙伴关系的一般途径 （见图一） 。 图一 咨询组对北钢集团采购部门的调查结果显示，除个别物资在特殊情况下会 出现稀缺外，在绝大多数情况下是买方市场。 北兴特钢的流动资金有银行贷款支持，较为充足，采购的付现能力强。而 目前供应商无不希望现金结算。 北兴特钢的采购部缺乏供应商的基础资料，需要广泛接触供应商以避免失 掉提高采购与供应绩效的机会。 因此，北兴特钢在采购方面有很强的讨价还价能力，可以在运营的初期通 过与供应商建立竞争关系模式， 以合理的采购成本获得高质量的物资和相关的服 务。 从长远角度看，北兴特钢与供应商建立起信任，可以减少订货成本；通过 减少订货批量而减少库存资金占压和损耗；供应商理解北兴特钢的需求特点，在 供应商评价 建立竞争 关系模式 供应商持续改进质量、数量、价格、服务、等 供应商合理化， 减少数量、增加供应商收益 建立双赢 关系模式 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 15 出现异常需求时能够尽量满足； 采购相对集中于少数供应商， 增加供应商的收益， 反过来可以使供应商为保持这种相对高的收益而在供货批量和提前期的柔性方 面做出让步；减少建立高效供应商关系需要的时间、精力和费用。 因此，在经历了初期的竞争关系模式后，北兴特钢应与供应商建立开放性 双赢模式，即在同一物资供应上，与少数供应商建立紧密的合作关系，但要坚持 使用一个以上的供应源，以促使关键供应商不断改进绩效，从而降低采购成本， 获得在生产运作上的优势。 （五）物资的经济批量（五）物资的经济批量 A、B 类物资的经济批量见下表。 物资名称 订货周期 工作日 订货提前期 工作日 再订货水平 吨 年订货次数 经济订货批 量吨 生铁 6 10 3244.86 51 2025.04 高碳鉻铁 27 10 154.21 12 417.50 高碳锰铁 35 10 113.62 9 402.16 硅铁 45 10 73.26 7 330.73 电极 94 30 77.88 3 243.06 高铝砖 26 10 129.80 12 333.32 重油 21 10 80 15 129.10 表二 北兴特钢应参照表中的数据进行 A、B 类物资的采购，做到在保证供应的 前提下，降低库存，减少资金占用。 废钢的供应源不稳定，无法使用经济批量法指导采购。废钢的采购应以保 证生产需求和最大限度地利用机会为指导思想。废钢的安全库存定为 14000 吨。 （六）供应商管理（六）供应商管理 1、 供应商管理过程 采购业务员对供应商的管理要遵循以下程序 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 16 2、 图二 2、供应商评价体系 对供应商的评价采用图三规定的体系进行评价。采购业务员应要求侯选供 应商提供资料，其中要包括业务、能力和质量体系的介绍。采购业务员还要调查 了解侯选供应商的制造成本和分销成本情况。在此基础上择优选择供应商，并与 其确定采购价格和条件。 找到供应商 的信息 评价供应商 建立短名单 确定价格和 采购条件 拟定并发出 采购订单 对订单进行跟踪并／或催货 接收并检验收到的货物 清结货款 供应商绩效记录与考核 供应供应商选择评商选择评价价体系体系 绩效评价 企业信誉 业务评价 财务状况 设备状况 设备生产状况 能力评价 质量体系 生产过程质量控制 质量检验 质量资料和人员 质量系统评价 制造成本预测 分销成本预测 成本预测 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 17 图三 3、供应商绩效考核 采购业务员按照供应商绩效考核记录中设定的项目，对供应商的每次 供货情况进行记录。每六个月对供应商的绩效考核一次。考核得分低于 7 分的供 应商应淘汰。 （七）设备、工程、服务采购（七）设备、工程、服务采购 设备、工程、服务的采购由于频率低、标准化程度低、价值高、影响范围 广，应采用采购谈判团的形式进行采购。在采购过程中必须使用招标方式。 采购谈判团由主管职能部门的副总经理组织并任团长，使用部门的经理、 主管、技术人员，法律顾问，财务部经理和主管会计参加。 企管部负责招标与服务过程的组织、协调，以及采购过程的监察审计。 （八）办公用品采购（八）办公用品采购 北兴特钢的办公用品采购额较小。据咨询组调查，北兴特钢的办公用品年 采购金额在 5000 元左右。办公用品的需求分散，很难做出标准化的描述；购买 频率高；供应商也很分散。因此，为保证办公用品供应的及时和满足各种不同的 需求，由办公室负责采购办公用品的采购、保管和发放。 （九）食品、劳保用品采购（九）食品、劳保用品采购 由后勤主管负责采购和保管。 （十）供应链管理思想在实践中的应用（十）供应链管理思想在实践中的应用 实行供应链管理要结合企业的现实，创造性地引入其中的技术和管理理念， 而不能机械地照搬照抄。供应链管理是先进的管理思想，但将这个思想应用在实 践中，仍有一些现实的困难，主要表现在 n 供应链中的成员往往持有不同的、甚至是相互冲突的目标 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 18 n 供应链是动态系统，随时发生变化。不仅客户的需求和供应商的能力随时间 而变化，供应链成员之间的关系也随时发生变化 n 中国的市场秩序尚不规范。企业之间的难以诚信相待 n 中国企业信息技术应用水平和管理水平参差不齐 因此，咨询组建议，采购部与供应部应积极探索应用供应链思想和信息技 术，寻找应用的机会，在北兴特钢企业信息化战略的指导下，进行局部的持续改 进和优化，并且与其他职能部门进行整合，提高采购和供应的运作效率，降低成 本。 在初期，北兴特钢可以在电子商务方面和应用简单的物流技术方面做有益的 尝试，如通过内部局域网及时传递库存信息、通知财务部付款；通过 INTERNET 进行网上下订单；与供应商之间建立自动订货系统和由厂商管理库存（VMI） 。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 19 第二章第二章 采购与供应管理咨询方案依据原理采购与供应管理咨询方案依据原理 介绍介绍 一、一、 采购与供应管理的基本概念与作用采购与供应管理的基本概念与作用 采购与供应管理的定义是在正确的时间、以合适的价格、恰当的数量和 良好的质量向组织提供原材料、服务和设备的过程。 采购和供应管理的目标是 n 提供不间断的物料，使整个组织正常运转 n 使存货和损失保持最小 n 通过提供合格的原材料保证产品的质量 n 选择和发现有竞争力的供应商 n 以最低的总成本获得所需的物资 n 以最低的费用来完成采购目标 采购是企业中成本发生的最大领域。下表是北兴特钢的直接材料采购成本 与销售收入之间的比例估算。 钢种 消耗原辅材料 直接材料采购 成本元/吨 吨钢价格元 比例 废钢 791.2 生铁 254.0 铁合金 197.2 辅助材料 110.3 轴承钢 合计 1352.7 3300 41.0 废钢 772.8 生铁 254.0 铁合金 157.9 辅助材料 110.3 合结钢 合计 1295.0 3200 40.5 废钢 791.2 生铁 254.0 铁合金 92.8 辅助材料 110.3 碳结钢 合计 1248.3 2600 48.0 表三 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 20 北兴特钢的采购与供应与其他企业一样，具有以下特点 n 采购对象种类繁多 n 采购金额大。北兴特钢年采购金额约为 67710.78 万元 n 需要记录审计线索并严格进行监督审计 n 低效运作导致严重后果 n 需要同其他职能紧密协作 因此北兴特钢的采购与供应管理职能需要得到领导层的高度重视，采用科 学合理的职能设计和标准化的运作程序，在有效控制的状态下高效运行。 二、二、 采购与供应管理的一般工作程序采购与供应管理的一般工作程序 图四显示的是采购与供应管理的一般工作程序。 图四 （一）（一） 发现需求发现需求 采购产生于企业中某个部门的确切的需求。负责具体业务的人应该清楚地 知道他的部门 n 需要什么 发现需求 对需求进行 描述即对 数量、特点 准确说明 确定可能的 供应商并加 以分析 确定价格和 采购条件 拟定并发出 采购订单 对订单进行 跟踪并／或 催货 接收并检验收 到的货物 清结货款 供应商绩效记录与考核 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 21 n 需要多少 n 何时需要 各部门的业务负责人通过提交年度、半年、月度采购计划和临时采购申请 单将需求通知给采购部。对于供货要求，采购部要告知需求部门供货提前期。采 购部应要求需求部门尽早预测需求，以避免过多的临时采购申请单。 产生临时采购申请单的原因主要有以下几个 n 库存控制出现问题。没有很好地执行限额领发料规定。或由于盘点、库存信 息更新、库存记录出现错误而造成库存信息有误 n 市场形势发生变化，生产计划进行调整，使原有库存不能满足生产需要 n 采购预算不足，造成库存不足，需要临时追加 出现临时采购申请单有可能导致以下后果 n 员工在时间压力下工作容易导致错误 n 交货提前期缩短可能导致运输费用和物资价格提高，最终引起采购成本上升 （二）（二） 描述需求描述需求 申购部门需要提出准确、详细的物资描述。对物资描述是否准确，直接影 响到成本。采购的各个环节对降低采购成本的潜在贡献机会可以用图五表示。申 购部门应根据需求，按照性能价格比最优的原则，提出需求描述。在提出需求描 述时，应与采购业务员充分沟通，共同发现降低采购成本的机会。 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 22 采购的各个环节对降低采购成本的潜在贡献机会 图五 申购部门可以采用以下一种或几种描述方法的组合，对需求进行有效的描 述 n 品牌描述。此种方法的优点是可以保证质量、缺点是过度依赖品牌会失去降 低采购成本或提高质量的机会 n 同等规格描述。此种方法规定一种品牌或型号后，还注明可以采购同等规格 的产品，给采购部门更多的选择余地 n 规格描述。这是最常见的描述方法，适用于标准化产品 n 功能描述。即准确描述所需产品的功能 n 工程制图描述。适用于购买建筑、电动部件、装配线、锻件、铸件、冲压件 等 n 市场等级、样本描述。在没有统一的标准或没有很好的方法来描述要采购的 产品时，可以采用这种方法 高 低 识别需求 描述需求 确定潜在 供应商 选择供应货物接受 付款 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 23 （三）供应商分析与确定（三）供应商分析与确定 采购业务员在寻找潜在供应商时一般通过以下信息来源 n 商品目录 n 行业期刊 n 互联网 n 供应商的推销员 n 电话号码本 n 供应商评价记录 对候选供应商进行分析时，除了按照供应商评价体系的内容进行综合 评价外，还要对供应商的成本进行预测。成本预测的目的是为了下一步同供应商 确定采购价格和条件打下基础。 供应商成本预测包括制造成本预测和分销成本预测两部分。制造成本预测 是在假定在合理的效率之下分析供应商的制造成本， 进而判断供应商的报价是否 合理。分析常用的公式有 直接材料成本＋直接人工＋间接费用＝制造成本 制造成本＋财务成本＋管理成本＋销售费用＝总成本 总成本＋利润＝销售价格 分销成本预测是测算货物从产地到公司的各个阶段所发生的成本。 （四）（四） 确定价格与采购条件确定价格与采购条件 确定价格底线和采购条件的方法一般包括成本法和市场法两类。用成本法 确定价格底线的方法就是在成本分析的基础上进行谈判， 从而获得较低的采购成 本。 用市场法确定价格与采购条件的前提假设是价格由市场决定，作为采购方的 企业必须接受。但是，采购方可以就非价格方面的因素进行讨价还价，如保管货 物、及时交货和运输优惠等方面。 确定价格和采购条件的操作方法有两种公开招标和单独谈判。适用于公 开招标的情况包括存在三家以上的供应商；商品规格清楚。适用于单独谈判的 情况包括只有单一的供应商；供应处于卖方市场；商品规格无法清楚地描述或使 北京深蓝世纪管理咨询有限公司 24 人产生不同的理解。在当前的市场经济条件下，单一供应商和卖方市场存在的情 况极为罕见。因此，北兴特钢在采购中应坚持公开招标的做法。 不论公开招标还是单独谈判，最后都要通过谈判确定采购价格和条件。在 谈判时，要确定的内容包括 n 质量规格、质量标准的执行、检验、拒收、责任、变更设计等条款 n 技术支持产品研发、保修、培训、备件、包装、技术资料等条款 n 供应提