文件控制程序.doc

河南省地质调查院/程序文件 编号QB5.5.6-01 批准日期2000-11-15 修订日期2000-11-25 修订状态A/1 文件控制程序 页码1/2 文件控制程序 1 目的和范围 1.1 目的 对与质量管理体系实施中所形成的文件及资料进行控制，确保质量管理体系运行的各个环节都使用有效版本。 1.2 范围 本程序适用于本院质量管理体系文件、资料和外来文件的批准、发放、使用、更改、回收的控制。 2 职责 1 院长批准发布和修改质量手册。 2 总工程师批准发布、修改或更新程序文件、作业指导书、质量记录和采用外来文件。 3 综合办负责质量体系文件、外来文件的标识、发放管理和追踪。 4 质管办负责质量体系文件的编写、修改、变更、改版和贯彻。 3 工作流程和要求 3.1 文件的批准和发布 3.1.1 质管办根据QB 6.3－01检验和试验程序进行发布前检查。对需要修正的文件、资料加盖“修改”标识,并按QB 8.3－01不合格控制程序处理。 3.1.2与质量管理体系相关的文件、资料技术标准、法规、规范、质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、质量记录等发放前，由质管办送交相关责任人进行审批，确保其适用性。 3.1.3 文件资料批准后,由质管办填写“存档通知单”交综合办登记、标识、发放、回收和存档。所有文件应有现行的修订状态指示。标识应清晰易于识别。 3.1.4 综合办将审批签发的正式文件、资料发送各分院中心。 3.1.5 文件在实施中随每年一次的管理评审活动进行评审，确定是否需修改或更新，修改后的文件必须经再次批准。 3.1.6 综合办应及时将改版后的文件发放到所需单位和部门，同时收回作废文件，并作好标识，确保在使用场所能得到有效版本的文件，防止非预期使用。 河南省地质调查院/程序文件 编号QB 5.5.6-01 批准日期2000-11-15 修订日期2000-11-25 修订状态A/1 文件控制程序 页码2/2 4 相关文件 1 QB 5.5.7－01质量记录控制程序。 2 QB 8.5.2－01纠正措施控制程序。 3 QB 8.5.3－02预防措施控制程序。 4 QB 8.3－01不合格控制程序。 5 QB 6.3－01检验和试验控制程序。 5 质量和记录 1 检查记录文件修改记录、文件签发通知单。 2 实施检验记录实施检验报告单。 3文件、资料报废、回收通知单。 4存档通知单。 2