煤矿企业档案管理信息化建设探讨.pdf

信息化建设丨nationization Construction 煤矿企业裆案管理信息化建设探讨 ■ 秦 越 山西汾河焦煤股份有限公司回坡底煤矿 摘要 近年来，社会经济不断发展。煤矿企业属于传统产 业，要想取得新的犮展，就要突破现在的发展困境，枳极 寻求新的发展空间，就要重视档案管理工作。而信息化建 设又是大趋势， 因此要加强煤矿企业档案管理信息化建设， 实现多元化、创新性的管理，用科技的手段保障企业档案 的安全性，从而更好地维栌企业的权益。本文分析了煤矿 企业档案管理信息化建设的必要性和不足之处，并提出了 可行性的措施以促进其可持续发展。 关键词煤矿企业；档案管理；信息化建设 煤矿企业档案建设是企业进行生产、经营以及管 理的重要方式，做好档案管理工作能够促进企业日常 工作的正常开展，但从目前的发展状况看，煤矿企业 档案管理信息化建设比较落后，办公软件未能及时更 新，档案信息资源有待开发等，诸多原因导致了档案 管理工作效率的低下。因而管理者要加强自身建设， 充分认识当前形势，切实提升企业档案管理的水平。 一.煤矿企业档案管理信息化建设的必要性一.煤矿企业档案管理信息化建设的必要性 一） 有助于信息实现交互 传统的档案管理模式只是通过纸质文件记录信 息,从而建立档案， 但这种方法极容易造成信息的损失， 损坏的可能性也比较大。随着时代的发展，信息存储 方式发生了变革，煤矿企业档案管理应结合信息化操 作，建立电子档案管理系统，不仅可以提高信息处理 的效率，而且节省了信息的存储空间，通过简单的检 索就能够快速找到相关资源，也有助于实现信息的交 互，提高信息共享效果。 二） 信息传输方式多样化 在过去，档案的传输需要进行邮寄，耗费时间较 长，还极容易在邮寄的过程中丢失，不仅对个人也给 企业造成极大的损失。随着现代化信息技术的出现， 通过互联网进行传输，大大提高了传输效率，也方便 进行资料的存储，营造了安全的信息共享环境，电子 邮箱、社交软件等都可以随时传播文件，并且还可以 给文件进行加密，提高信息传输的安全性m 。 二.档案管理信息化建设存在的不足二.档案管理信息化建设存在的不足 一） 档案管理信息化建设重视程度不够 从煤矿企业过去的发展状况看，大多数时候都是 将纸作为载体存储文件档案和图像资料，但这种管理 方式已不再适应现代化发展的需要。 特别是煤炭企业， 急需建立一套适合自身发展的， 包括信息检索、 管理、 利用一体化的数字档案管理系统，才能够满足自身发 展的需要。但档案信息系统还处于建设的初步阶段， 因此数据的录入、核实以及软件的熟悉等均需耗费大 量的时间和精力，也增加了档案管理人员的工作量。 不完善的数字档案系统也降低了使用的次数，这与管 理者的观念有关，很多煤矿企业的管理者都认为纸质 化档案管理尚可，无需改进，同时对于档案管理的信 息化建设还存在疑问，导致其不能全面掌握信息化档 案建设的核心，未使信息化的档案发挥其作用w 。 二） 档案管理人员的素质有待提升 过去档案的管理一直停留在纸质上，人工管理的 模式占据了很长一段时间，并且信息化的使用程度较 低，由于年龄的限制，很多老员工不愿意接受信息化 的档案管理模式，仍坚持原来的管理模式，也没有学 习数字档案系统的一体化设计，对于输入和利用更是 缺乏认识，影响了煤矿企业档案信息化建设。很多档 案管理人员多为文职工作人员，缺少档案管理经验， 即使参加过相应的档案管理培训或活动，也没有实质 性的工作经验，也没有真正认识到档案管理信息化建 2020.06/ 31 Inationization Construction 信息化建设 设的重要性。因此，档案管理人员应不断提高自身的 专业素质，增强业务能力，从而方便煤矿企业高效开 展档案管理，促进其可持续发展。 三）档案保密性有待提高 纸质档案的保密性依赖于档案管理人员的专业素 质，受主客观因素的影响较大。在网络环境下，档案 的建设同样面临着保密性与安全性的问题，我国颁布 的法律对于信息化建设有一定的促进作用，但无法满 足社会信息安全保障的需求，导致档案信息化管理保 密工作的开展没有完善的法律作为支撑。档案管理人 员因为操作的不规范，容易引发泄密事件，特别是当 使用非公司网络进入电子档案信息系统时，就会增加 信息暴露的风险，如果没对保密档案进行加密，更是 增加了信息泄露的危险，网络信息安全性无法得到有 力的保障[ 3 ] 。 三、煤矿企业档案管理信息化建设策略三、煤矿企业档案管理信息化建设策略 一） 提高档案信息化建设的重视程度 不论是企业管理者还是档案管理人员，都应加强 对档案管理信息化建设的重视，积极利用现代技术， 实现档案管理的数字化、规范化发展，建立专门的数 据库，并设置一定的进入权限，从而在保障档案信息 安全的前提下，提高信息的共享效率。煤矿企业还应 加强自身建设，投入一定量的资金进行硬件、软件的 搭配，还要不断完善信息化档案系统模块功能，从而 利用多媒体信息技术来实现档案信息化建设。档案管 理人员还应熟悉数字档案的管理和使用流程，重视档 案的信息化建设，构建专门的档案信息化管理平台， 适度的公开档案信息，简化查阅手续，提高档案管理 的便捷性[ 4 ] 。 二） 建立全面的信息化管理机制 建立并完善档案信息化管理机制，成立专门的管 理团队，并且明确各职工的责任，充分发挥档案管理 机构与各部门之间的关系，更好地推动档案信息化管 理的建设与发展。档案管理部门应引进先进的现代化 管理技术， 学习国外先进的管理经验， 完善基础设施， 在保留纸质档案的基础上， 加强对信息化档案的管理， 提高设备配置，提高档案信息管理的专业性；制定科 学合理的开放利用程序，从而构建差异化的等级权限 制度，保障知情者的权利。同时，还应确保原始档案 的完整，为档案的查阅提供双重保障，积极利用计算 机防火墙，提高信息的安全性。 三）开发煤矿档案信息资源 在档案管理的建设过程中，使用档案才能够发挥 其内在价值。煤矿企业档案信息化建设就应积极挖掘 档案信息资源，建立安全高效的信息管理体系。对于 已经形成的档案，围绕中心主题分门别类进行编制， 以目录的形式将所有关于安全事故的档案筛选出来， 形成专项档案，使档案管理更加系统。对于正在形成 的煤矿安全生产档案，也应将其制作成目录纳入对应 专题，之后结合数字化工程调出所有安全档案，根据 专题分类扫描或者复印，形成数字档案，从而最大限 度地发挥煤矿安全生产的宣传力度，强化档案信息化 建设的重要作用[ 5 1 。 综上所述，随着科学技术的发展，信息传输的速 度也随之提升，煤矿企业档案管理人员也应加强自身 建设，学习国内外先进的理论知识，并将其应用到煤 矿企业档案管理工作中。 煤矿企业是劳动密集型企业， 管理者应创新档案管理模式，转变管理观念，积极引 进现代化科学技术，提高档案管理的专业性，培养信 息化档案管理人才， 促进档案管理工作的可持续发展。 参考文献 [n 高青青.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创 新 [ J].人 力 資 源 管 理 ， 20182207-209. [2] 胡双明.深化党政文书档案管理工作存在的问题及解决对策探 析 [J].黑 龙 江 档 案 ， 20175 100-103. [3] 王艳丽.基于档案资料的质量与完整性探究文书档案管理工作 的新体系[ J].才 智 ， 201724265. [4] 王 珍 .浅 析 如 何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J]. 才 智 ， 201827.207. [5] 朱丽娟.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办 公 室 业 务 ， 2〇181279-83. 32 / 2020.06