如何加强煤矿企业档案管理信息化建设.pdf

信息化建设丨nationization Construction 如何加强煤矿企业裆案管理信息化建设 ■冯亚亚 山西汾河焦煤股份有限公司回坡底煤矿 摘要经济的快速发展带动了信息技术的不断进步，信息 化建设在当前社会的各个方面都有着重要地位。对于企业 档案管理而言，信息化建设能够有效提升档案管理工作效 率 ，并能推动企业的整体发展。本文对当前我国煤矿企业 档案管理信息化建设的不足进行了分圻，并提出了相应的 解决对策，以期促进煤矿企业档案管理信息化建设水平的 不断提升，推动煤矿企业的长远发展。 关键词煤矿企业；档案管理；信息化 随着信息化水平的不断提升，信息化建设己成为 国家发展的一项重要内容。煤矿企业作为开采煤炭矿 物资源的一大类企业，其自身的良好发展和科学管理 对我国工业化水平的提高和经济的发展都有着一定的 促进作用，因此要重视煤矿企业的整体发展。煤矿企 业的档案管理对于煤矿企业而言，是记录行政管理事 务活动中产生的一系列档案内容的重要工作项目，其 管理内容繁杂且工作量大，信息化建设能够帮助煤矿 企业切实提高档案管理的工作效率。由此，煤矿企业 要认真分析档案管理信息化建设中存在的问题，并根 据实际问题提出科学合理的解决对策。 一.当前煤矿企业在档案管理信息化建设中存在的 问题 当前多数煤矿企业均己认识到信息化建设在档案 管理中的作用，并采取了一定措施促进煤矿企业档案 管理的信息化建设。但在实际的档案管理信息化建设 过程当中仍然存在较多的问题，阻碍了煤矿企业档案 管理信息化建设水平的进一步提高。 一）重视程度不足 虽然煤矿企业对档案管理的信息化建设有所认 识，但却多停于表面，因此无法进行深入的专业信息 化建设。由于煤矿企业对档案管理信息化建设的重视 程度不足，使得档案管理信息化建设处于初步发展阶 段，与其他行业或企业的信息化建设水平相比相差较 大。由此也导致当前煤矿企业在档案管理的信息化建 设手段和设备投入使用方面存在较大的问题，主要表 现为设备不完善、管理方式落后等。 二） 档案管理人员专业素养不足 信息化建设是煤矿企业档案管理的重要内容，良 好的档案管理信息化建设对于档案管理人员专业素养 要求更高，需要其既要有较高的专业工作能力，又需 要及时了解最新的信息技术。但当前多数煤矿企业档 案管理人员的专业素养不高，缺乏专业的信息化工作 能力，大多依然采用传统的管理方式进行档案管理工 作，由此导致工作效率不高且容易出错。 三） 信息化建设不全面 部分煤矿企业在档案管理信息化建设方面投入了 较多的关注， 但由于专业水平不高以及市场环境复杂， 部分煤矿企业的档案管理信息化建设并不全面，在信 息安全和数据保存方面存在一定的漏洞。例如当前网 络环境复杂，黑客干扰和相关法律法规的不完善使得 企业的档案信息容易泄露，这就需要完善信息保护机 制和建立相应的防盗保密程序。但多数煤矿企业在档 案的信息安全保护方面存在缺陷，信息化保密系统的 不完善不仅不利于煤矿企业档案管理信息化建设，也 不利于煤矿企业自身的发展。 二、促进煤矿企业档案管理信息化建设的对策 切实提高煤矿企业档案管理信息化建设水平，应 要求煤矿企业从当前的实际问题出发，提高对档案管 it 相壹 2020.07/ 29 Inationization Construction 信息化建设 理信息化建设的重视程度，采取合理对策并实时进行 档案管理的信息化建设。 一） 加强重视并完善相关机制 煤矿企业对档案管理信息化建设的认识与重视程 度不足， 在很大程度上阻碍了信息化建设水平的提高。 由此，煤矿企业管理者要加强对档案管理信息化建设 相关内容的学习， 明确信息化建设的目标和计划。 此外， 还需要建立健全档案信息化管理机制，将责任机制真 正落实下去以监督相关工作的开展。 二） 提高档案管理人员的专业素养 当前的煤矿企业档案管理人员多数都是从事这一 工作多年的员工，其工作方式一贯以传统纸质档案为 主，因此在档案管理信息化建设中，要加强对档案管 理人员的专业化培训，通过学习信息技术和信息化管 理方式等来促进其尽快熟悉信息化档案管理工作，提 高自身的工作能力。此外，煤矿企业还应重视档案信 息化管理团队的建设，通过打造独立的团队和工作部 门， 在档案管理工作内部进行更为精细化的工作划分， 从而明晰权责，提高工作效率，同时也便于及时发现 并解决问题。 三） 充分利用信息技术并完善设备投入 档案管理的信息化建设离不开专业的信息化工作 设备，因此煤矿企业需要在设备管理方面投入一定的 资金去购买档案信息化管理所需要的设备，例如大型 存储器和扫描仪等。除此之外，部分煤矿企业由于信 息技术利用不充分以及其他种种原因，在设备和工作 团队完善之后却并未因档案管理的信息化建设而提高 工作效率。这就要求煤矿企业在提高重视程度和档案 管理人员的专业素养之后，应切实有效地利用信息技 术进行档案管理，并建立相应的监督部门实时监督档 案管理工作的进展，以提高专业信息化工作能力。 四） 完善安全保护系统 信息数据的泄露不仅不利于档案管理的信息化建 设，还对煤矿企业的发展造成了一定的威胁。因此， 在档案管理的信息化建设中煤矿企业还需重视信息安 全保护系统的建立与完善。这方面可以请专业人员为 企业建立网络防火墙和监督保护系统.实时阻挡病毒 或黑客的侵入，同时在保护系统遭到破坏时也能及时 发现，并采取合法手段解决问题。 煤矿企业作为一类劳动密集型的企业，其日常工 作量大且内容繁杂，在工作过程中所产生的档案数量 较多且不便于管理。 随着信息化建设水平的不断提升， 信息技术在社会各个行业和各类企业中的大范围应用， 煤矿企业也需要重视档案管理的信息化建设，通过信 息技术的有效应用提高煤矿企业档案管理的工作效率， 为煤矿企业节约一定的发展成本，并为企业赢取更多 的经济收益和社会效益， 以促进煤矿企业的长远发展。 参考文献 【 1]张 格 格 . 浅谈加强企业挡案管理信息化建设[」 ].中 国 有色金展. 2018 51 152-153, [2] 李萍.论如何加强企业挡案管理工作信息化建设[J].企 业 导 报 ， 2014 52 135, [3] 姚 保 华 . 加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J] . 企业改 革 与 管 理 ，2017 2 下） 15-16. [4] 黄 华 .数 字 化 技 术 在 房 地 产 挡 案 管 理 中 的 应 用 [J] . 中国管理信 息 化 .201720 162-163. [5] 冯 睿 . 企 业 档 案 数 字 化 建 设 的 探 索 与 思 考 [J]. 兰 台 内 外 .201 74 28. [6] 冯海燕.基于信息化管理背景下的煤矿企业文书档案管理思考 [J].科学与财富，20〗732H. 30 / 2020.07 }.