试论新时期煤矿档案管理的有效方法.pdf

档案工作 archives work 第 124 页 2020/8 工作指导 总第345期 试论新时期煤矿档案管理的有效方法 文/山西霍宝干河煤矿有限公司 张晓苗 在市场经济渐渐步入规范化和制度化的过程中，过去粗放 式管理的弊端使得煤矿企业在激烈的市场竞争中缺乏足够的竞争 力。通过优化煤矿企业的档案管理制度，不断激发企业的活力。 将煤矿企业的运作过程看作是一台高速运转的燃气机，档案管理 是润滑剂，助推各个零件共同作用、和谐相处，实现企业平稳运 作。因此，通过提升档案管理工作以实现科学化、精细化的管理 方式转化，是煤矿企业在进入高速化发展的转型阶段必经之路。 一、煤矿档案管理过程中存在的问题 （一）缺乏专业科学的管理制度。在法治化的进程中，档 案管理的法制建设推动着煤矿企业档案管理制度不断完善。但 是在具体的管理工作中，仍然存在着许多制度不完善的问题， 亟待加强建设，实现对于档案管理每个流程的约束管理。在缺 乏专业科学管理制度的支撑下，缺乏对于档案管理工作的重 视，信息整理不及时，归档方式不合理，给煤矿企业的运用带 来了负面影响。 （二）管理人员缺乏系统培训指导。基于笔者实践经验， 许多煤矿企业的档案管理人员缺乏较高的职业素养，具体如 下一是缺乏专业人才。在没有充足专业人才储备支持的情况 下，员工保持原有的工作方式和工作观念，难以较快掌握现代 办公信息技术，在与外界沟通、内部信息传输上存在一定的不 足，缺乏专业能力，导致难以实现精细化管理。二是缺乏专业 经验。档案管理人员的工作经验不足，主要是由于对于企业运 作机制尚不熟悉，无法实现有机协调处理。三是主观能动性缺 失。一些称职的管理人才因为对于企业待遇、工资条件、福利 水平等多种外在因素不满意，导致缺乏工作积极性，缺乏责任 心，导致工作不作为，未尽其职能与义务。 （三）信息化水平低。随着计算机在各行业的广泛应用， 档案管理工作中有关工作软件的开发应用缺乏普及度，无法满 足档案管理工作室管理工作快速、高效以及便捷的使用目的。 （四）缺乏充足的管理设备。缺乏硬件设施以及设施不合 格，是众多煤矿企业档案管理工作实践中存在的共性问题。 由于煤矿档案管理的保管设备型号、规格不统一，很容易出现 归档错误、胡乱归档的情况，严重影响档案管理工作的正常进 行。同时，在某些煤矿企业中，档案保管的环境存在脏、乱、 差的乱象。甚至某些企业不具备普通简单的防潮、防火、通风 设备，导致档案在保存过程中破损或丢失。 二、煤矿档案管理的新目标 实现煤矿企业档案管理的科学化、数字化是彰显煤矿企业 核心竞争力的重要举措。国家对煤矿企业发展更加关注，提出 了更高的要求，使得煤矿档案管理工作更加复杂。在信息化的 普及中，将数字化引入档案管理的各个环节成为煤炭企业管理 改善现有不足，以有效性、及时性、规范性促进档案工作优化 升级，实现长足发展的有效手段。实现数字档案资料管理系统 可以实现系统管理，整合现有档案资源，为企业运作提供数据 支撑和经验分享。目前，我国许多煤炭企业引入国外先进数字 档案制度，搭建科学平台，实现管理人员与管理内容的有效对 接，在制度支撑下高效运作，充分满足煤炭企业建设的目标要 求，实现煤炭企业改革发展的新动力支撑，因而也对企业基础 设备以及人员素质提出了更高的要求。 三、提高煤矿档案管理工作的措施与方法 （一）加强对煤矿档案管理工作的认识和制度建设。制度 是管理工作的基础，规范科学的管理制度才能实现高效高质量 的规范化管理。通过对制度的不断丰富和充实，要求煤矿企业 在日常管理中，充分落实国家相关的法律法规制度，执行档案 管理的有关政策，按照标准执行管理。同时，通过人员管理制 度和日常监督管理对企业档案管理存在的不规范现象加以改 善。首先，需要完善相关监督和奖惩机制，从制度层面明确档 案管理的规范，强化法规意识。其次，通过对档案的收集、整 理、保存、借阅、归档、保密流程具体方面进行合理协调的规 划，配合制度的执行，实现严格审查、规范执行。最后，建立 职责明确、分工合理、督察到位的监督考核机制，严肃档案管 理纪律，使工作有序进行。 （二）增加投入，优化设备配置。通过加大基础设施的投 入，实现档案管理信息化。一方面，在于提高硬件设施的水 平，比如适当优化档案室面积，增添足够的防火、防潮设备， 配备电脑、打印机等基本设备，使得档案工作具有高效性；另 一方面，引入数字化管理模式，提升档案数据数字化比重。同 时，根据煤矿企业内部档案资料的保存等级和使用频率进行数 字化技术处理，从而减少档案管理人员的无效劳动，提高工作 效率，便于查询和整合。可以考虑引入B/S 架构的档案资料管 理平台系统，通过数据上传，实现数据共享，开放管理，为档 案的使用提供便捷。 （三）加强员工培训，提高个人素质。提升档案管理工作 的效率和质量要求，实现工作细分到人，责任细分到人。因 而，对员工的工作能力提出高标准和严要求。通过将档案管理 工作的流程分化，每个人员需要具备独立处理相关问题的经 验和充足的相关专业知识，从而实现工作项（下转第126页） 【摘要】煤矿能源的开发是我国工业发展不可忽视的环节，随着煤矿企业不断更新与发展，实现煤矿档案信息的科 学管理是每个煤矿企业在高质量发展目标下的重要环节，强化档案管理的重要性，优化工作环节，提高工作效率，实现 资料收集、整理、入库、保管等多方面一体化，传统的档案管理面临着巨大的问题和挑战。本文从煤矿档案管理工作现 状入手，针对缺陷提出新目标，并从多角度对煤矿档案管理工作提出创新型对策和可行性建议。 【关键词】煤矿企业；档案管理；现代化；数字化 档案工作 archives work 第 126 页 2020/8 工作指导 总第345期 理。其中，最常见的是混合加密法，即采用用户认证、身份密 码、权限分配等措施来保护档案信息的安全性。 （四）加强对数字化档案管理人才的培养。档案工作者的 专业素养在很大程度上影响到医院档案数字化建设的成效。为 此，必须重视对档案数字化管理人才的培养。首先，要出台健 全的医院电子档案管理制度，将电子档案归档纳入医院的立卷 归档制度范围内，并严格加以考查。其次，对档案人员加强业 务培训，重点学习相关数字设备、软件系统的使用方法与技 巧，掌握电子档案管理的专业知识，着力提高他们的电子档案 管理水平。一方面，要注重培训的深度，对医院各科室部门、 行政管理部门、档案部门的人员进行相关培训，增强其数字档 案管理意识；另一方面，要重视培训的深度，将档案人员、数 据录入人员、信息管理员、计算机技术人员作为培训重点对 象，重点培训数字化方面的知识。最后，医院应从高校、社会 上引进复合型档案专业人才，弥补当前档案数字化人才不足的 问题。在加强对现有档案队伍培养的基础上，还应多引进精通 信息技术、网络技术、档案专业知识扎实的复合型人才，从而 为医院档案数字化建设提供有力的智力支持。 【参考文献】 [1]张晓君.数字档案在医院档案中的应用价值[J].办公室业 务,2019,22138998. [2]马仁玲.对医院档案管理信息化的思考[J].现代国企研 究,2016,242318-319. [3]许扬,马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用 研究[J].办公室业务,2014,1823157. [4]郭琰.信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用[J]. 生物技术世界,2014,612250． [5]孟娜.浅谈医院档案管理中档案信息化建设的运用[J].神 州,2018,238272. （上接第123页）平。对社会保险档案管理工作来说，有着很 强的政策性与业务性等特征，档案管理人员在开展工作的过程 中，应该对相关法律法规有足够的了解，并不断提高自己的计 算机操作技能。社会保险部门也要提高重视程度，为社会保 险档案管理部门建设提供更多支持与帮助，为档案管理人员 提供更多业务培训的机会，并在其作风建设和思想建设上加 大力度。这样才能逐步打造一支专业能力强、综合素质高的 社会保险档案管理队伍，也可以维持社会保险档案管理工作 的连续性，为新形势下做好社会保险档案管理工作创造更加有 利的条件。 四、结语 总之，社会保险档案存在保存、查考与利用等价值，对社 保经办机构来说，应该避免社会保险档案的真实性与完整性受 到影响，让档案信息能够将当地经济发展情况充分反映出来。 这样才能发挥出社会保险档案的作用，为当地发展规划提供可 靠依据，也有利于促使当地社会保险体系更加完善，为构建和 谐社会作出贡献。社会保险档案管理机构应该意识到这项工作 的重要意义，主动将岗位职责履行到位，不断提高办事效率与 工作质量，为人民群众提供更加优质的服务。 【参考文献】 [1]杨丽娟,程鹏.加强社会保险档案管理的对策及建议[J]. 办公室业务,201914129. [2]姚金玉.社会保险档案管理规范化开展路径的相关思考 [J].劳动保障世界,20183260. [3]田凤玲.浅谈社会保险档案管理服务工作的重要性[J].菏 泽学院学报,2018,4003139-142. [4]杨杰.社保档案数字化管理方法探讨[J].现代经济信 息,20171761. （上接第124页）目的高效执行。因此，企业可以适当引入部 分具有较高专业素养和相关经验的管理人员，在具体项目的执 行过程中，可以对其他缺乏工作经验的员工进行一定的专业培 训，提升服务意识，强化管理意识，实现各部门的有效配合， 从而提高精细化管理能力。与此同时，工作人员应该定期进行 自省，不断学习相关管理知识，总结工作经验，更新观念，以 实现全公司有效运作，转变以服务为中心的工作作风。 （四）加强并落实保密工作。强化和落实档案保密工作， 应做到如下两点一是要提高领导层和主要负责人的重视程度 和关心程度，因而自上而下地形成档案保密意识，确保档案管 理制度的有效执行，对于违章的行为和当事人进行惩罚。二是 对接受资料进行严格的审核和管理，禁止闲杂人等随意接触档 案咨询，实现对档案室的有效管理，以确保档案管理的保密性 和安全性。层层递进的模式，通过会议加强企业上下对于档案 工作重要性的认识，从源头上避免出现档案泄露的情况。 （五）加强多部门合作与配合。提高档案管理效率需要企 业内部多部门共同合作、配合实现，因此要求企业不断提高上 下的团队意识，通过制定和完善的制度以实现各部门间良好的 高效合作机制，多方配合完成企业档案管理工作。企业的长足 发展离不开合作，强化团队意识建设，可以促使“劲往一处 使”。通过营造良好的企业文化和企业氛围促进员工工作动力， 作为员工的精神动力，不断鼓励员工积极进取，不断奋进。 四、结语 总而言之，煤矿企业的档案管理工作对于维护企业良性运 作起着重要作用。面对新市场环境，面对新的机遇与挑战，需 要企业有效分析自身的缺点，订立档案管理的新目标，实现精 细化档案管理工作分配，通过选取高效的作用机制解决相关问 题，从而提高管理效率与质量，这对公司的长期业务发展、树 立企业形象、实现经济效益与社会效益起到重要的作用。 【参考文献】 [1]徐苏云.浅谈加强煤矿档案管理工作的对策[J].兰台内 外,20180547-48. [2]郑超.煤矿档案管理工作的创新实践[J].兰台内 外,20180551-52. [3]李曼.煤矿档案管理工作现状及对策探讨[J].内蒙古煤炭 经济,20171255-56.