电子发票在企业中的应用与风险防范.pdf

圆园20 年第 9 期 随着互联网技术的发展袁电子发票逐步得到应用遥 特别 是在电子商务如火如荼的今天袁国家税务总局针对重点行业 电子发票的应用也提出了明确指导遥电子发票有助于推动无 纸化办公袁提高财务管理效率袁但是企业在使用电子发票时 也需要谨慎对待风险问题遥包括发票的真实性尧唯一性袁以及 相关业务来源的真实性袁都是企业风险防范的重要内容遥 因 此袁企业应结合电子发票的特点袁制定系统的风险管理措施袁 更好地发挥电子发票的优势作用遥 一尧企业应用电子发票的优势 电子发票是信息时代的产物袁 国家税务总局自 2015 年 起推行电子发票袁2019 年发布叶关于进一步做好增值税电子 普通发票推行工作的指导意见曳袁明确在电商尧金融尧快递等 行业做好电子发票的推行工作遥电子发票是普通发票的电子 化形式袁与普通发票在版式尧纳税人盖章等方面一致袁且可以 在线直接认领尧查验尧开票以及入账遥电子发票的应用也给企 业财务管理工作带来诸多便利遥 渊一冤提高财务管理效率 使用普通发票时袁企业财务人员要经常领取发票遥 税务 部门对企业每次领取的发票数量实施严格管理袁财务人员需 投入时间成本领取和管理纸质发票遥 随着电子商务的繁荣袁 电商尧物流等领域也需要开具发票袁体现实际经营情况遥电商 每月成交量大袁单笔交易金额有限袁如果使用电子发票袁财务 工作的效率则可显著提升遥 在无纸化办公的支持下袁财务人 员使用计算机自动化处理即可处理开票和报销事项袁无需再 经过提前申领尧现场购买等一系列流程袁避免了开票过程中 遇到发票不足尧领取不及时等问题遥 渊二冤降低开票成本 使用普通纸质发票具有一定的成本损耗袁不仅税务部门 要提供相关配套设施尧现场服务支持等袁大量的纸质发票本 身也是对资源的损耗遥企业使用普通发票会涉及相应的人力 投入尧交通费用袁日常发票使用需进行打印尧存储尧传递袁这些 都是开票成本的体现遥 特别是对于电商企业来说袁如果每天 开具大量发票袁普通发票的开票成本更高袁配备的硬件设施 更多袁发票递送也会产生更多的人力需求遥 而电子发票不需 要打印袁只需经过邮箱即可发送给消费者袁直接减少了管理 环节袁开票成本随之降低遥 渊三冤优化财务核算工作 电子发票在存储以及携带方面更具便捷性袁有助于推进 财务核算流程的电子化遥普通发票的纸质形式有可能在使用 过程中出现损毁尧丢失袁在消费维权尧合同履约过程中袁使用 电子发票能够有效避免此类风险袁促进业务及核算工作的顺 利进行遥 特别是在大数据环境中袁使用电子发票可以为税务 部门提供海量数据信息袁促进商品流转及增值过程中的全链 条尧全寿命周期追踪袁使发票从开具时间起袁到收票尧核算尧制 定报表尧报税的各个环节都步入电子化进程袁企业开具的每 张电子发票袁税务部门都可实时监控遥 二尧企业应用电子发票的风险问题 信息时代应用电子发票已经成为必然趋势遥电子发票具 有广阔的应用范围袁尤其适合电商尧快递等行业的发展需求袁 但是企业在应用电子发票时也要重视相关的风险问题遥企业 风险管理的三道防线来自业务运营管理尧风险管理职能的履 行以及内部控制遥 电子发票的使用需要从源头控制风险因 素袁尤其是业务真实性的核查袁财务部门难以对电子发票的 业务来源追根溯源袁一旦内部审计不严袁就会使企业面临更 多的风险问题袁这些都是今后管理中应当加强的环节遥 渊一冤业务运营产生的风险 电子发票风险问题的源头与业务工作密切相关袁企业运 营过程中袁业务人员与风险的发生密切相关遥例如袁业务是否 真实袁金额是否正确袁发票是否从正规渠道取得袁都需要从源 头控制遥财务人员虽然可以运用专业的方法和流程鉴别电子 发票袁但是发票真实性并不等同于业务真实性袁各个业务部 门对电子发票真实性的管控承担着更多的责任遥 例如袁企业 从事业务工作的人员袁在向财务人员提供发票时袁如果虚开 发票金额尧相关产品服务和发票内容并不匹配袁财务人员很 难从发票表面发现风险遥 特别是在大型企业当中袁业务运营 涉及的部门尧项目较多袁财务人员无法做到对每项支出来源尧 电子发票在企业中的应用与风险防范 李向贞 摘要院企业使用电子发票有助于提高财务管理效率袁降低开票成本袁优化财务核算工作遥但是电子发票在我国使用的时间相 对短暂袁目前仍存在一定的风险问题遥企业风险管理的三道防线不够严格袁就会导致业务运营过程中的风险增加袁而财务部门难 以对电子发票业务来源的真实性进行考察袁加之内部审计不完善袁容易造成财务风险遥因此企业必须及时推进风险管理工作遥在 使用电子发票时袁企业要规范内部业务管理流程袁健全财务制度袁加强内部审计袁从多方面抑制风险因素袁从而展现电子发票的 使用优势遥 关键词院企业曰电子发票曰应用曰风险曰防范中图分类号院F812.42文献标识码院A 作者单位院中煤张家口煤矿机械有限责任公司 管理荟萃 15 圆园20 年第 9 期 规模的合理性加以分析袁 如果业务来源和发票内容并不相 符袁实际上增加了企业的财务风险遥 渊二冤财务管理过程面临的风险 使用电子发票后袁不仅要从源头上强化业务人员的风险 管理职能袁也需要财务部门对电子发票真实性尧重复报销等 问题履行风险管理职能遥 电子发票与普通发票相比袁在真伪辨别方面存在较大风 险遥 财务人员需要通过专门的网站进行查询袁并从经验角度 加以判断袁单凭肉眼难以快速鉴别电子发票袁进而加剧虚假 报销风险遥 电子发票使用的各个环节都是基于电子系统袁而 电子系统本身具有开放性袁存在信息安全风险袁能够登陆系 统的人员都可对信息进行操作遥 目前可篡改信息的软件很 多袁PDF 文件一旦被修改袁就会使发票的代码尧金额尧日期等 信息出现问题袁加大财务人员的识别难度袁而且对虚假发票 的识别也需投入更多的时间成本遥 电子发票虽然可以规避发票损坏尧丢失风险袁通过重复 打印进行弥补袁但由此也造成一份发票多次打印的文件之间 没有互斥特征遥 而发票是企业财务部门完成报销工作的凭 证袁由于电子发票可以重复打印袁财务人员在审核时难以直 接判断发票是否已经报销袁 尤其在财务工作量大的情况下袁 容易导致审核疏漏袁形成重复报销遥 电子发票还在推广使用 阶段袁企业电子发票管理制度不够健全袁在审核电子发票是 否已经报销时袁就要通过登记尧核对多个环节进行把控袁这在 一定程度上又会带来工作量的增加遥 渊三冤内部审计方面的风险 除业务源头尧财务管理方面需充分重视电子发票使用的 风险问题袁企业内部审计也是重要的风险管理防线遥 企业对 于业务运营中的风险严格控制袁 确保电子发票业务来源合 规袁只能尽力规避风险袁但仍有可能存在管理上的疏漏袁因而 离不开内部审计的监督支持遥 审计的独立性和权威性是发挥 作用的前提袁而企业往往将精力用于业务开拓袁忽视了内部 审计的地位袁现有审计部门不健全袁专业人才匮乏袁审计流于 形式袁都会使电子发票应用的风险加剧遥 三尧企业应用电子发票的风险防范 针对电子发票使用中的风险问题袁企业应当认真审视风 险管理三道防线的建设情况袁立足风险源头袁及时规范业务 运营的流程袁健全相关财务制度袁加强内部审计监督遥 渊一冤加强业务运营的风险管理 目前电子发票在我国的使用时间相对短暂袁相关法律法 规需要不断完善袁包括电子发票的应用平台还在构建遥 在此 期间袁企业应当从源头实施风险防范袁梳理业务运营的流程袁 根据各个业务部门的实际运行袁制定科学的管理流程袁并建 立奖惩机制袁确保财务及相关业务部门人员能够履行岗位职 责袁对电子发票的使用保持严谨态度遥 各业务部门人员对发 票内容真实性的保证要纳入制度化管理的轨道袁从业务关系 的建立到实施袁 业务人员应将发展进程随时向企业汇报袁接 受企业监督遥 随着奖惩机制的形成袁企业要对电子发票弄虚 作假尧套取经费等情况提出明确的处罚规定袁一旦发现虚假 信息袁严肃追究当事人责任遥 渊二冤健全电子发票相关的财务制度 随着电子发票的引入袁 企业要重视规范财务管理流程袁 规划发票真伪审核流程遥 确定电子发票的真伪是报销及核算 的基础袁企业应当加大对电子发票安全管理的投入力度遥 财 务人员不能单纯依靠经验判断发票袁或是在工作量大的时期 忽视发票查询曰在对电子发票进行审核时袁财务人员应使用 电子发票服务平台与税务系统发票查验平台袁对电子发票的 号码尧项目尧金额等查验袁确认发票真实性后袁再进行相关报 销及入账工作遥 另外袁企业还应在使用电子发票过程中及时 对财务内控予以梳理袁优化内控体系袁发现自身存在的隐患袁 制订科学的内控方案袁从而确保电子发票的真实性和唯一性遥 渊三冤加强内部审计管理 电子发票的使用对企业内部审计工作提出更高要求袁企 业要深刻认识审计监督在风险防范中的作用袁设立独立的审 计部门袁吸纳具备专业学历基础尧审计工作经验的专业人才袁 加入电子发票的风险管理中来袁由审计人员根据各业务部门 的运营情况袁监督审查电子发票的真实性尧业务来源的一致 性等遥 企业领导层也要重视赋予审计部门独立性和权威性袁 使各部门能够积极配合审计部门工作袁共同推进企业风险管 理制度的落实遥 互联网时代电子发票的推广应用成为必然趋势遥 随着电 子发票覆盖行业的日益广泛袁其应用中的风险问题也备受关 注遥 电子发票的真伪识别是应用的前提袁发票内容与实际业 务是否相符也会给财务管理带来影响遥 因此袁企业既要顺应 大数据环境下的财务管理发展袁 更要积极制定风险管理措 施袁使电子发票的使用更加顺利袁充分展现出电子发票对财 务管理的推动作用遥 参考文献院 [1]谢绒娜袁毛卫华袁史国振.基于签名认证的电子发票真 伪性验证方案[J].网络与信息安全学报袁2019渊06冤院105-112. [2]曹佩佩.电子发票应用后评价及前景展望[J].财会学 习袁2019渊30冤院165-167. [3]黄郑霞.电子发票查重对财务工作的影响分析[J].现代 商贸工业袁2018渊30冤院104-105. [4]齐晓宇.大数据时代背景下使用电子发票的风险防控 研究[J].财会学习袁2020渊01冤院10-12. [5]田仁慧.电子发票报销的风险防范与控制[J].纳税袁 2019渊34冤院209. 管理荟萃 16