2 Powerpoint技巧教程.pdf

生命经纬网站 Powerpoint 使用技巧 Powerpoint 使用技巧 一、在PowerPoint中实现对象翻转............................................... 2 二、在PowerPoint里巧做字幕滚动............................................... 3 三、在没有安装PowerPoint 2000 的计算机上放映幻灯片 ........................... 4 四、在PowerPoint中插入VCD片段................................................ 4 五、在PowerPoint中使用Flash动画.............................................. 5 六、在Powerpoint中播放MP3 文件 ............................................... 7 七、在Powerpoint中插入动画 GIF文件........................................... 9 八、PowerPoint中播放视频文件................................................. 9 九、把PowerPoint演示文稿转化为流媒体........................................ 10 十、利用PowerPoint 2000 召开网络会议 ........................................ 12 十一、使PowerPoint演示文稿变小巧............................................ 15 十二、创建多个幻灯片模板.................................................... 16 十三、更改Undo的次数........................................................ 16 十四、选择图表中的元素...................................................... 17 十五、用超级链接做目录...................................................... 17 十六、在播放中途显示一张空白画面............................................ 17 十七、让文字闪烁不停........................................................ 17 十八、利用PowerPoint制作互动式图片.......................................... 17 十九、PowerPoint 2000 巧做特效字幕 .......................................... 19 二十、PowerPoint与几何画板巧结合............................................ 20 二十一、链接时文字不变色，无下划线。........................................ 21 二十二、用PowerPoint 2000 制作小型主页 ...................................... 21 二十三、用PowerPoint XP制作漂亮公式......................................... 22 二十四、使剪贴画灵活改变颜色................................................ 23 二十五、 、让剪贴画旋转或翻转................................................. 23 二十六、使两幅图片同时动作.................................................. 24 二十七、PowerPoint2000 键盘操作技巧 ......................................... 24 二十八、PowerPoint XP处理多媒体技巧......................................... 24 二十九、在一张幻灯片上长时间持续动画效果.................................... 26 三十、制作双环套连.......................................................... 26 三十一、PowerPoint自动压缩图片.............................................. 27 三十二、快速将PowerPoint幻灯片转换为图片.................................... 27 三十三、活学活用PowerPoint的录音功能........................................ 28 三十四、让多个对象在PowerPoint中协作播放.................................... 28 三十五、PowerPoint让插入的图片透明.......................................... 29 三十六、在PowerPoint中实现表格的动态填充.................................... 30 三十七、PowerPoint 2000 制作特效四例 ........................................ 30 三十八、身价倍增用Director包装PowerPoint文档.............................. 32 Page 1 of 36 生命经纬网站 一、在一、在 PowerPoint 中实现对象翻转中实现对象翻转 在PowerPoint 2002 中没有对象翻转的功能，但设定两个对象可以模拟对象的翻转。 比如要把图 1 所示的实线三角形沿直角边 AB 翻转到虚线所示的位置，并且顶点字母 C 也随 着移动，具体操作如下 图 1图 1 画一个三角形，用文本框标上顶点字母，文本框 C 和三角形组合，再复制一个同样的图形， 水平翻转后放在图 1 中的虚线位置（注意不是让这个对象设为虚线）。右键单击第一个对 象，设置自定义动画（如图 2），使用“退出”中的“层叠”，方向为“到右侧”，对象会 向右侧收缩退出，开始时间为“单击时”，速度没有特殊要求。 图 2图 2 选定第二个对象，设置自定义动画（如图 3），使用“进入”中的“伸展”，方向为“自左 侧”， 开始时间为“上一项之后”， 第二个对象就会在第一个对象收缩退出后立即伸展进入， 这样用两个对象就模拟了一个对象沿一边的翻转效果。 这种方法可以实现沿对象边沿的水平 或竖直四个方向的翻转。 Page 2 of 36 生命经纬网站 图 3图 3 如果让一个对象沿竖直中心轴线左右翻转， 应使用两个左右翻转关系的对象， 对齐方式让它 们的中心对齐。 时间关系和前面所说的一样， 只是第一个对象自定义动画效果在“退出”时 “层叠”方向为“跨跃”， 第二个对象自定义动画效果在“进入”时“伸展”方向也为“跨 跃”。 PowerPoint 用两个对象无法模拟对象沿水平中心轴线上下翻转效果，要模拟对象沿水平中 心轴线翻转效果必须使用 4 个对象。 另外， 利用不同大小的无色对象与可见对象进行组合可 以模拟对象沿任意一条水平或竖直直线翻转的效果， 有兴趣的网友可以根据前面说的对象翻 转进行组合。 二、在二、在 PowerPoint 里巧做字幕滚动里巧做字幕滚动 我们曾在屏幕保护程序以及其他网页里见到过字幕滚动的效果， 当然这些都是可利用该程序 内置好的功能来进行。可你知道吗，在 PowerPoint 里制作字幕滚动的效果，说不上复杂但 也并不是很简单，更不是一蹴而就的事，它需要进行综合考虑。现在就让我们一同来做做看 （PowerPoint 2000） 1、先选取新幻灯片为“空白”的自动版式，再根据个人的爱好，设置一下背景，本人 偏爱“水滴”的填充效果， 在“背景填充”下拉框中选“填充效果”， 单击“纹理”标签页， 从中选定； 2、利用“文本框”，在幻灯片中输入文字，这里输入“滚动的字幕”，定好格式，如 隶书、88 号、粗体和红色等； 3、为了实现滚动的效果，应将文字对象拖到幻灯片的左边外，并使得最后一个字恰好 拖出为宜，这样在演示效果时不至于耽误时间（如图）； 4、 用鼠标依次单击菜单上的“幻灯片放映/自定义动画”。 在“自定义动画”对话框中， 单击“顺序和时间”标签页，在“启动动画”栏中，单选“在前一事件后 00 00 秒自动启 动”；再单击“效果”标签页，在“动画和声音”栏中，选“从右侧”及“缓慢移入”，其 他可默认，单击“确定”； 5、 鼠标依次单击菜单上的“幻灯片放映/设置放映方式”， 在“放映类型”里， 复选“循 环放映，按 Esc 键终止”，其他可默认，单击“确定”； 6、此时放映，想必大家都以为可达到字幕滚动的效果了，其实不然，还欠最后一步看 似奇怪的设置用鼠标再依次单击“幻灯片放映/幻灯片切换”，从打开的对话框中，一定 要设定“无切换”的效果和复选“每隔 00 00”的换页方式，单击“全部应用”或“应 Page 3 of 36 生命经纬网站 用”按钮（毕竟只有一幅幻灯片）。 现在我们放映就可看到字幕滚动的效果了。当然，这只是仅有的一幅幻灯片而已。如果 还要放映其他幻灯片，这只不过作为在整个演示稿其中的一个应用，怎么办呢也好办，基 本上可如上设置（可取消第 5 步）后，根据滚动的次数，连续复制若干个该幻灯片，再与其 他幻灯片做衔接放映设置即可。 三、在没有安装三、在没有安装 PowerPoint 2000 的计算机上放映幻灯片的计算机上放映幻灯片 ---- PowerPoint 2000 的播放器程序允许用户在没有安装 PowerPoint 2000 的计算机上放 映幻灯片。 用户可以将播放器程序和演示文稿压缩在一张或几张软盘上， 然后将播放器和演 示文稿一起解压缩，并在另一台计算机上运行幻灯片放映。 ---- PowerPoint 2000 的播放器 ppview32. 与 PowerPoint 2000 一起提供，位于 CD-ROM 的 Pfiles\MSOffice\ Office 文件夹中。如果安装 PowerPoint 2000 时安装了播放器， 则 ppview32. 将被安装在硬盘的 Program Files\ Microsoft Office\Office\Xlators 文件 夹。 ---- 使用播放器观看放映前，必须先将播放器安装到观看放映的计算机上。 在“资源管理器”中找到并双击 ppview32.，出现“Microsoft PowerPoint Viewer”对 话框。 选择要放映的演示文稿，然后选择其他所需的选项，单击“Show”按钮。 四、在四、在 PowerPoint 中插入中插入 VCD 片段片段 众所周知，制作课件最简易的算是用 PowerPoint，但配合其它工具，使用得当，还可使其 表现力大大增强。例如插入一段 VCD，不仅节约制作时间，还使课件增色不少。但如何截取 和插入 VCD 片段恐怕不少读者还不太清楚，在此笔者就将详细过程作个介绍 制作 VCD 片段 1、调用“超级解霸”，播放作为素材的 VCD； 2、单击“解霸”面板上的“循环/选择录取区域”按钮； 3、单击“搜索”命令按钮，快速播放 VCD，记住要截取的片段信息，再单击“搜索” 命令按钮，使 VCD 正常播放； 4、在播放的适当时间，单击“选择开始点”按钮，设置要截取声像的起始点，待播放 若干时间后，单击“选择结束点”，表示声像截取到此为止； 5、 单击全屏幕按钮左边的“录像指定区域为 MPG 或 MPV 文件”命令按钮， 在弹出的“保 存数据流”对话框中指定保存的路径和文件名，保存类型选为 MPEG 数据流 MPG 格式，再单 击“确定”。至此，截取的 VCD 声像片段已做好。 插入 VCD 片段 1、打开 PowerPoint 后，在新的幻灯片中，依次单击菜单栏上的“插入/影片和声音/ 文件中的影片”； 2、在弹出的“插入影片”对话框中，在预设的路径中找到上述所设置的文件，选中后 单击“确定”； 3、此时，新的幻灯片中会出现所插入的对象。依次单击菜单栏上的“幻灯片放映/自定 义动画”； 4、在“自定义动画”对话框中，单击“时间”标签页，点中“启动动画”中的“播放 动画”按钮；如果设置在放映时自动播放，则再点中“在前一事件后自动播放”按钮；单击 “效果”标签页， 在“动画和声音”选择框中选中“不使用效果” （系统已默认） ； 单击“播 Page 4 of 36 生命经纬网站 放设置”标签页， 根据需要进行相关设置， 常见的是点中“继续幻灯片放映”和复选中“不 播放时隐藏”按钮，其他系统默认；单击“确定”即可。 这样，我们就达到在放映幻灯片时播放 VCD 片段了。 五、在五、在 PowerPoint 中使用中使用 Flash 动画动画 由 Flash 制作的动画因其体积小、交互性好、采用矢量图形等优点，而广泛应用在 Web 开发 与制作上。那么在 Powerpoint 中是否可以引用 Flash 动画呢答案是肯定的，下面我们就 来介绍几种在 Powerpoint 中插入 Flash 文档的方法，您可以根据自己的需要选择使用。 ---- PowerPoint 能够播放 Flash 动画文件的前提条件是要预先安装 Flash 和 Flash 控件， Flash 控件文件名为 SWFLASH.OCX，您可通过下列 2 种方法来安装 Flash 控件。 ---- 1．通过运行 Flash Active X 安装文件 InstallAXFlash. 进行安装。 ---- 2．在 Windows 98 中选择“控制面板”*“添加／删除程序”，选择“安装 Windows” 选项卡，并选中“多媒体”项目中的“Macromedia ShockWAVe Flash”复选框。 ---- 在 Powerpoint 中插入 Flash 动画的方法如下。 ---- 1．将扩展名为.swf 的 Flash 动画文件插入 PowerPoint ---- ①打开 PowerPoint 幻灯片，选择“插入”*“对象”，弹出“插入对象”对话框。 ---- ②在“插入对象“对话框中选择”由文件创建”选项，并输入 Flash 路径文件名。 ---- ③在幻灯片视图上，右击 Flash 文件图标，在快捷菜单中选择“动作设置”选项（如 图 4 所示）。 图 4“动作设置”选项 ---- ④在“单击鼠标”选项卡中的“对象动作”选项中选择“激活内容”选项。 ---- ⑤在幻灯片放映视图中，单击 Flash 文件图标，即可播放 Flash 动画。 ---- 这种方法操作简单，但在幻灯片中会出现一“Flash 文件图标”，用户无法将它设置 成其他图片。 ---- 2．将 Flash 生成的. 动画文件插入 PowerPoint ---- ①在幻灯片视图中，用绘图工具画出一图形，或者插入一图片。 ---- ②在幻灯片上，右击该图形或图片，在快捷菜单中选择“动作设置”选项。 ---- ③在“动作设置”对话框中，选中“单击鼠标”选项卡中“运行程序”选项，并指定 Flash 动画的路径及文件名。 ---- ④在幻灯片放映视图中，单击链接了 Flash 的图形或图片，即可播放 Flash 动画。 ---- 3．利用 Active X 控件插入 Flash 动画 ---- 所谓 Active X 技术，是指将可重复使用的代码片段以控件的形式保存起来，在程序中 通过添加控件进行调用。 ---- 而 Active X 控件以前被称为 OLE 控件， 是一个标准的用户接口元素。 各种支持 Active X 控件的软件都采用相同的接口定义，所以在一种软件中生成的 Active X 控件也可以在另 Page 5 of 36 生命经纬网站 一种软件中使用。 ---- 而 PowerPoint 中同样也集成了强大的 Active X 功能，通过 Active X 控件也可以实现 插入 Flash 动画的操作。 ---- ① 在幻灯片视图中，选择“视图”*“工具栏”*“控件工具箱”。 ---- ②在“控件工具箱”中，单击“其他工具”图标，从弹出的控件下拉列表中选择 “ShockWAVe Flash Object”选项，鼠标变成了“”形状，将其拖动即出现 Flash 控件图 形。 ---- ③单击“控件工具箱”上的“属性”按钮，打开 Flash 控件“属性”对话框（如图 5 所示）。 图 5 Flash 控件“属性”对话框 ---- ④在“属性”对话框中选择“自定义”选项，单击“浏览”按钮，弹出“属性页”对 话框（如图 6 所示）。 Page 6 of 36 生命经纬网站 图 6“属性页”对话框 ---- ⑤在“属性页”对话框的“Movie URL”文本框中输入 Flash 动画的路径文件名，并调 整“Play”、“Quality”、“Loop”等其他属性项目，然后关闭“属性”对话框和“控件 工具箱”。 ---- ⑥调整幻灯片上控件对象的大小、位置，即可在幻灯片放映方式下直接播放 Flash 动 画。 六、在六、在 Powerpoint 中播放中播放 MP3 文件文件 ---- MP3 自问世以来，因其体积小，音质好，且有多种播放器可供选择，深受广大用户的 青睐。 而 PowerPoint 默认只允许使用 WAV 和 MIDI 格式的音乐文件， 它们可以通过选择“插 入”*“影片和声音”*“文件中的声音”的方法加入。人们通常使用 MIDI 或 WAV 文件做背 景音乐，用 WAV 文件做简短的声音解说。WAV 格式的文件，虽然具有声音效果好且录制方法 简单的优点，但其文件体积偏大，往往一分钟的音乐要占用 10MB 的空间。而 MIDI 格式的文 件，因为不是直接记录声音信号，而是存储如何发出声音信号，因此占用空间小，但录制 MIDI 文件比较困难，且只适合存储乐曲，其播放效果也依赖于电脑的硬件配置而定。而 MP3 格式的文件综合了 WAV 和 MIDI 格式的优点，其存储量、信号类型与音质都令人满意。因此， 针对存储量很大的 WAV 文件，可以考虑压缩成 MP3 格式来使用。但是怎样在 Powerpoint 中 播放 MP3 文件呢我们可以采用下面 2 种方法实现 MP3 文件在 PowerPoint 中的播放，其前 提是系统内必须安装 MP3 播放器。 ---- 1．选择“插入”＊“对象”的方法 ---- 在幻灯片中， 选择“插入”*“对象”， 弹出“插入对象”对话框。 在对话框中选择“由 文件创建选项”，单击“浏览”按钮，指定 MP3 文件路径（如图 1 所示）。完成后，在幻灯 片视图中出现一 MP3 文件的图标，右击该图标，选择“动作设置”选项（如图 2 所示），在 “动作设置”对话框的“单击鼠标”选项卡中选择“对象动作”*“激活内容”即可。 Page 7 of 36 生命经纬网站 图 1“插入对象”对话框 图 2“动作设置”选项 ---- 2．设置“超级链接”的方法 ---- ①在幻灯片视图中，使用绘图工具画一个图形，或者插入一张图片。 ---- ②右键点击该图形或图片，并在快捷菜单中选择“动作设置”选项。 ---- ③选中“单击鼠标”选项卡中的“超级链接到”选项，在其下拉菜单中选择“其他文 件”选项（如图 3 所示），指定 MP3 文件的路径及文件名。 Page 8 of 36 生命经纬网站 图 3“动作设置”对话框 ---- ④在幻灯片放映视图中，单击 MP3 的图形或图片，即可播放。 ---- 当然，您也可以利用 Active X 控件的方式来播放 MP3 文件，但需要下载和安装 MP3 播放控件。 七、在七、在 Powerpoint 中插入动画中插入动画 GIF 文件文件 ---- GIF 文件是由 Compuserve 公司开发的一种高压缩比的图形交换格式。它是通过“牺牲 色彩， 保留像素”的方案来实现的一种压缩格式。 GIF 文件有 2 种类型即静态 GIF （GIF87a） 和动态 GIFGIF89a。其中动态 GIF 文件支持透明像素，能够实现动画效果，它是通过若干 帧 GIF 图片连续播放来实现的。 ---- 在 Powerpoint 中可以通过选择“插入”*“图片”*“剪贴画”，来插入来自 Office 剪辑库的 GIF 动画，也可以通过选择“插入”*“图片”*“来自文件”，插入来自文件的 GIF 动画。注意 虽然也可通过选择“插入对象”的方式或设置“超级链接”的形式插入 GIF 动画，但这 2 种方法需要调用播放 GIF 文档的关联应用程序，一般计算机默认的关联方 式是浏览器，但其实现效果并不理想。 ---- 动画 GIF 文件通用性好，可以跨平台操作，且易于实现; 其存储色彩最多为 256 色， 并且是点阵格式，这样在放大时会出现失真现象。因此，GIF 文件常用于一些无需交互、线 条构成丰富而且色彩层次过渡较少的图片（例如卡通图、线条图等）。 八、八、PowerPoint 中播放视频文件中播放视频文件 ---- 在 PowerPoint 中也能够播放 AVI 格式的视频文件，可以通过选择“插入”*“影片和 声音”的方法插入剪辑库中的或其他视频文件。 但有时我们需要播放某个 VCD 中的片段， 而 VCD 中的视频文件格式大多数为.DAT 格式，此种格式是不能被 PowerPoint 所识别的。那该 怎么办呢 ---- 这时可以采用“超级解霸”等软件将 VCD 中的“DAT”格式转换成“AVI”格式即可。 但需要注意的是，在一般情况下，当 DAT 文件转化为 AVI 文件时，其体积会增加十几倍，因 Page 9 of 36 生命经纬网站 此在进行转换时，要适当注意采样频率与声道的设置，否则生成的 AVI 文件会非常大。 ---- 在利用 PowerPoint 制作课件的过程中， 您可以很方便地插入其他第三方软件制作的文 档，其原理基本与同上述介绍的方法相同。希望通过此文，能使您更好地使用 PowerPoint 软件，制作出更加丰富多彩的教学课件。 九、把九、把 PowerPoint 演示文稿转化为流媒体演示文稿转化为流媒体 现在大多数会议和教学用的演示文稿都是用 Microsoft PowerPoint 制作的，如果能够把这 些演示文稿转化为流媒体，并发布到 Internet 或 Intranet 上，就可以使那些没能亲临会 场的人也能通过网络观看会议演示，了解会议内容了，而且由于采用流媒体方式传输，浏览 者不必完全下载文件就可以观看。另外，这种方式不会保存文件到用户硬盘，也更有利于保 护文稿作者的著作权。 ---- 把 PowerPoint 演示文稿转化为流媒体需要一个具有此转化功能的工具，由 Real 公司 和 Intel 公司联合开发的 RealPresenter 软件就具有这一功能。 RealPresenter 是 RealSystem 的一部分， 它与 RealProducer 一样属于流媒体编码器， 不同的是 RealPresenter 是专门针对 PowerPoint 演示文稿进行设计， 它可以现场直播 PowerPoint 演示文稿， 也可以 把制作好的 PowerPoint 演示文稿转化成流媒体格式存储在硬盘上用来点播。 RealPresenter 的后一种应用更为普遍，因为前一种应用通过另一软件 RealProducer 来完成更为方便，这 里我们主要针对后一种应用的实现进行讨论。 ---- RealPresenter 与 RealPlayer 一 样 有 BASIC 和 PLUS 这 2 个 版 本 ， 您 可 以 到 站点下载BASIC试用版本。 在安装前请先确认是否已经安装了 PowerPoint 97或更高版本和RealPlayer，然后再安装RealPresenter注意 在安装过程 中，系统会自动安装RealServer服务器核心组件。 ---- 下面就来介绍把 PowerPoint 文档转化为流媒体格式的具体步骤在 BASIC 版本的功能 范围内。 一、 创建解说脚本 ---- 这一步是可选项，解说脚本就是在演示时要进行说明的东西，如果仅仅是把 PowerPoint 文档转化成流媒体格式，而不需要另外加入声音解说，可以忽略这一步。 二、用 RealPresenter 转化 PowerPoint 文档 ---- 1．启动 RealPresenter，系统弹出“RealPresenter Plus“对话框如图 1 所示。注意 如果是第一次启动 RealPresenter，系统还会检测您的录制设备，如摄像头和麦克风，以及 测试您的计算机性能。 Page 10 of 36 生命经纬网站 图 1 “RealPresenter Plus”对话框图 1 “RealPresenter Plus”对话框 ---- 2．单击“Narrate a Microsoft PowerPoint Presentation“按钮，在弹出的对话框中 选择需要转化的 PowerPoint 文档，选中后系统启动 PowerPoint 并弹出转换向导，点击“下 一步“按钮。 ---- 3．根据提示向导输入文档作者名、标题等相关信息，点击“Finish“按钮，开始转化 PowerPoint 文档操作。 三、根据解说脚本录制演示 ---- 1．当步骤二完成后，系统会弹出一个“录制演示“控制面板如图 2 所示。 图 2 “录制演示”控制面板图 2 “录制演示”控制面板 ---- 点击“Start“按钮，根据解说脚本开始录制。请注意语速，并保证每张幻灯片的录制时 间不少于 5 秒，不然有可能录制不完全。在一张幻灯片录制完成后，单击幻灯片窗口进入下 一张幻灯片的录制过程。 ---- 2． 录 制 演 示完 毕 后 ，系统 会 自动 保 存 ，其 默 认 保存 目 录 为 C\Program Files\Real\RealServer\Content\RealPresenter\计算机名\演示的标题名\。 此目录下有很 多相关文件， 其中 SMIL 文件的默认名称为 trainer.smi， 保存之后弹出如图 3 所示对话框。 Page 11 of 36 生命经纬网站 图 3 “RealPresenter G2 Plus”对话框图 3 “RealPresenter G2 Plus”对话框 ---- 点击第一个按钮预览刚才录制的演示，如果达到要求，就可以发布到 Intranet 或 Internet 上了。 四、注意事项 ---- 在制作之前必须说明的是，在 RealPresenter 转化过程中，它会要求您设定录音或录 像，即使您没有这一要求。虽然用不着真正的录音或录像，但最后产生的文件中仍然会包含 视频和音频文件，当然也有 PowerPoint 转化成的 Realpix 格式的流媒体格式图像，这些文 件由一个 SMIL 文件组合在一起， 所以如果您熟悉 SMIL 语言， 可以在制作完成后进行再次编 辑，以去掉文件中不必要的元素。 十、利用十、利用 PowerPoint 2000 召开网络会议召开网络会议 网络的理念现在已经如此深入人心， 但是我们大多数时间上网基本上只是浏览网页、 下载资 料、收发邮件其实还有很多的公事是可以在网上解决的，网络会议就是其中之一。 ---- 一般的网络会议，虽然可以通话，也有文字表述，但是总是让人觉得内容有些苍白枯 燥，不如亲历现场的展示会生动。使用 PowerPoint 制作的演示文稿，外观漂亮，条理简明 清晰， 能够充分展现自己的想法和思路。 可是在网络会议上怎么办呢难道把自己的演示文 稿传给每个与会者一份让他们自己翻看吗PowerPoint 2000 提供了强大的网络功能，能够 帮助我们轻轻松松地召集网络会议，展现自己的风采。 ---- PowerPoint 2000 中通过网络进行演示的一个很强大的功能就是“联机广播“。使用广 播可以在 Web 上广播演示文稿包括视频和音频。如果观众人数较多或观众位于远程位置， 则此时广播特别有用。通过使用 Microsoft Outlook 或其他电子邮件程序，用户可以像安排 其他会议一样安排广播。演示文稿保存为 HTML 格式，因此观众要查看演示文稿，惟一需要 的就是浏览器。 如果有些观众错过了广播或需要将广播存档， 则可以录制广播并将其保存到 Web 服务器上，以便可以在任何时候重新播放。或许您会想 涉及这么多网络和多媒体的东 西，操作会很困难。其实对于界面友好，向导完善的 PowerPoint 来说，广播功能可以轻松 完成。首先系统管理员可能已为广播设置了所需选项，如果尚未设置或需要更改某些选项， 可以自己进行设置。 打开要广播的演示文稿， 选择“幻灯片放映“*“联机广播“*“建立和安排“， Page 12 of 36 生命经纬网站 单击“建立与安排一次新广播“如图 5 所示，然后在相应的选项卡上填写相关的信息如图 6 所示。这些选项只需设置一次，以后所有的广播缺省都将使用这些设置。 ---- 其实，Microsoft NetMeeting 程序和 Microsoft Office 的紧密结合为我们随时基于 Office 应用程序开始联机会议提供了相当大的便利。 只要在 PowerPoint 中选择“工具“*“联 机协作“*“现在开会“如图 3 所示，NetMeeting 就会自动在后台启动。如果您要找的人都 在线上，并且对您的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了 ---- 联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人 才是演示文稿的惟一控制人。 会议主持人打开协作功能， 即可允许参加者轮流编辑修改和控 制演示文稿，但主持人也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不 能继续进行修改，但他们可以观察到会议主持人的工作。当其他人控制演示文稿时，会议主 持人将不能使用光标不仅是在演示文稿中， 其他情况也不行。 控制演示文稿的参加者姓名 的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中，主持人忽然想到遗漏了一个 VIP，而进 程还没有进入紧要阶段， 这个时候可以临时邀请这个 VIP 加入正在进行的联机会议。 不过被 邀请参加即席联机会议的参加者必须在其计算机上已运行了 NetMeeting，否则将不能收到 联机会议邀请。 ---- 为了使会议组织显得更加正规，我们可以提前做一个会议通知。或许您会说通知别人 开会是件最令人头疼的事情，在电话里相同的事情重复说几次就觉得厌倦了，写个 mail 又 担心写得不完全遗漏了什么还要补发一份群件其实在 PowerPoint 中写会议通知没有那 么麻烦，只要选择“工具“*“联机协作“*“安排开会“，Outlook 就会自动启动，打开一个非常 Page 13 of 36 生命经纬网站 详尽的界面如图 4 所示， 我们只要按照实际情况修改几个数据， 就可以很轻松地完成会议 通知，不用担心遗漏了什么。 ---- PowerPoint 中的很多功能可以帮助我们在网络会议中自由地交流。例如“Web 讨论“功 能可以选择“工具“*“联机协作“*“Web 讨论“， 如图 5 所示使得用户可以向演示文稿中插入 评语。讨论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像 BBS 上的 Re 文，而且可以同主题阅读，不用一篇篇翻看，非常方便。另外，在同一网络会议中 允许同时存在多个主题讨论。 通过使用“讨论“工具栏， 任何正在审阅演示文稿的用户都可以 查看并答复任意讨论。然后，用户就可以在 PowerPoint 中审阅讨论，并根据收到的反馈信 息合并对演示文稿所做的更改。 ---- 当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。 用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、 还可以查阅向讨论中插入评语的各个用 户的名称和讨论的内容。 ---- 我们在审阅演示文稿时， 也可以像平时审阅文字稿件一样， 直接在幻灯片上插入附注。 打开要添加批注的幻灯片，选择“插入“*“批注“。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现 在黄色的批注方框内如图 6 所示。 这时您也可以在框内键入自己的批注， 然后在黄色批注 方框外面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小，以及 重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还可以传送演示文稿，让其他用户也能查看 和添加批注。如果您不希望幻灯片放映时显示批注，则可以将批注隐藏。批注不会出现在大 纲窗格或者母版视图中。 Page 14 of 36 生命经纬网站 ---- 利用 PowerPoint 召开网络会议， 不仅可以使您的想法和才华更清晰充分地展示在众人 面前，使交流更加通畅自然，而且免去了聚集开会的旅途劳顿和时间浪费，可谓好处多多。 作为会议主持人的您虽然没有和与会者面对面， 但是实际上您的表现会被实时地传送到世界 各地，相信以您的职业素养加上 PowerPoint 多方面功能的鼎力支持，您一定能够召开一个 圆满的网络会议 十一、使十一、使 PowerPoint 演示文稿变小巧演示文稿变小巧 为了美化 PowerPoint 演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。 由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用 PowerPoint 2002 的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。 步骤如下 打开 PowerPoint 2002 制作的演示文稿，选择“文件”菜单下“另存为”命令。 在弹出的“另存为”窗口中，点击右上角的[工具L]按钮，在下拉菜单中选择“压缩 图片”如图 1。 图 1 在你忽略的地方往往藏有宝藏 在弹出的“压缩图片”（如图 2）窗口中，点击“更改分辨率”选项，将分辨率从默认 Page 15 of 36 生命经纬网站 的“打印” （分辨率 200dpi） 选项改为“Web/屏幕”分辨率 96dpi。 再将“选项”中的“压 缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中。 图 2 可以看到分辨率的改变 单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口（如图 3）， 警告“压缩图片”