公文处理程序讲义.pptx

公文处理程序,一、收文处理,收文接收,收文办理,收文管理,,,分发,承办,加工,催办,签收,注办,批办,拟办,登记,传阅,,,,,,,,,,,,,,,,,,一、收文的接收,专（兼）职内、外收发人员或指定的专门人员在履行规定的手续之后，接收外单位发来的公文的活动。大中型企业由于文书流量大，通常分设内收发和外收发，由外收发即机关总收发室发负责对文书封件（封口的公文）予以检查，进行第一次签收；内收发即机关办公室的文书部门（人员）和各业务部门的专（兼）职文书人员，侧重于检查包封内文件的有关情况，进行第二次签收。,签收,1.外收发签收,（1）确认收文者；（2）清点文书实际数量；（3）查验封装情况及到达时间；（4）进行签收。签收方式有两种一是核查投递单或送文登记簿上登录的内容是否属实无误，并在相应栏目内签上收件人姓名域盖收件人的专用章）及日期，快件与急件要注明收文的确切时间；二是出具收条，即写出该件已收到的字据。签收中如发现问题应及时申明，以便分清责任，妥善处理。,2.内收发签收（拆封）,启封的职责范围。凡标明送本单位、本单位办公室或本部门收启的文件，均可由单位或部门的文书人员启封；送领导人的私人信件和“亲启”件，交领导本人或领导委托的秘书启封（经领导授权可以拆封的除外）；密件，交机要室或机要人员启封。领导的“亲启”件中如有需要办理的公文，应交文书人员按规定程序办理。,启封的具体要求。注意保持原封完好，不要损坏公务文书；一般信封无保存必要，但在特殊情况下，如上访信件、初次发生联系的机关的来件等，应将信封别在来件上一并处理。,启封后的检查重点。一是检查来文内容是否属于本机关职权范围，对误送件应立即退回发文机关，切勿搁置一旁或擅自处理；二是按照信封上的注明或信内所附的“发文通知单”逐一核对内装文书，看份数是否相符，正件与附件是否齐全完整，如发现短缺和差错，要及时与发文单位联系、查询。,注意问题,,,,,内收发核对无误,将回执单（如果有）及时退还发文部门,向外收发办理签收手续，在收文上逐份编号、加盖收文章,进行收文登记,,,,,,收文登记的方法l）按收文时间顺序登记。2）按发文机关登记。3）按收文内容性质登记。4）按文书类型登记。如阅件与办件、急件与平件、密件与一般文书，以及各种简报、刊物等按公务文书版头分户登记。,收文登记单,二、分发（分办、分送）,分发,文书部门（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进人运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理的活动。分发的目的，一是确定文书运转的方向，二是具体规定每份文书在程序中的运行过程。准确分发对文书运转秩序的控制作用十分明显和重要。,,,文书的性质、重要程度、涉密程度,紧急程度、内容所涉及的职责范围,各职能部门或领导承办公务文书的职责分工及其他人员分工,办文办事的程序、规定或惯例,分发的依据,,,,,,,分发原则,分发应分清主次，分清急件与平件、阅件与办件。分发原则是1.优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公务文书。2.将待办收文按不同情况优先分给本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门阅处，使公务文书主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。,分发程序,“亲启件”，径送领导本人,业务性文书，按业务分工径送各业务部门,综合性文书，经送综合办公部门,回复性文书，径送原承办部门或主办人员,已注明具体阅知对象和要求的文书，直接组织传阅,已明确下发对象及要求的文书，直接下发,不能或不便直接判定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务文书，应直接送单位领导人或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送,,,,,,,,,分发中的工作制度,分发交接登记制度,分发的时限制度,退文制度,,,,,,分发交接登记制度,1.对分送各位领导、办文部门（人员）的文书，应在送领导人文件登记单、文件交办单上履行登记交接手续;2.分发的办件应附上收文处理单、文件阅办单，经办公室主任阅签后发出；3.分发的阅件应附上文件传阅单、文件传阅登记表；4.对需要催办的公文应先在催办登记表上登记或在收文登记簿上注明，并随文附上（催办单（卡））；5.需办毕清退的公务文书，分发前应编上号码以便清退。,分发的时限制度,对于待分发的文书，应规定分发的时间限度。如某单位规定紧急文件限时分发，一般公务文书应在文到之日起三日内交承办部门或送至有关领导人。,退文制度,一般属下列情形之一者，予以退回1.格式不完整，不符合行文规则；2.“请示”、“报告”文种使用不当；3.“‘请示”不符合一文一事要求或“报告”中夹带“请示”事项；4.不遵循规定的公务文书报送渠道，直送领导者个人；5.请求上级机关批转的报告和发文代拟稿，涉及有关地区和其他部门工作，事前本协商且无会签意见；6.代拟稿未打印，无报送说明；7.无特殊情况越级报送；8.请示、报告事项表述不清；9.缺附件和末报足份数等等。,二、收文的办理,对收文进行阅处，分析研究，从中获取信息、了解有关情况或作出处理决策、解决有关问题的过程，包括拟办、批办、承办、注办等工作环节。这一过程是整个收文处理活动中最重要、最关键的部分，其工作水平关系到公文效用的实现以及实现的程度，对整个文书处理程序的质量和效率具有决定性影响。,（一）拟办,由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建设性意见，供有关领导者批办时参考的活动。,拟办的作用1.能发挥文书部门、秘书部门、业务部门或具体承办人的主观能动性，提高通观全局、处理问题的能力；2.拟办意见如切实可行，可为领导节省处理公文的时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。,拟办的范围,1.领导人明确指示代其提供决策方案或处置意见,2.收文所涉及的问题的最终处置权应由领导人掌握，而拟办人对相关问题较熟悉并有一定发言权。,,,,,拟办意见的书写,拟办意见应工整清晰地写在收文处理单的有关栏目中，并征注拟办人姓名和日期。,（1）对上级主送本单位，并需贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文，应提出拟送哪位领导批办或由哪个单位承办的具体意见。如是阅件，可写“拟请XX局长阅”或“拟请XX、XX、XX等领导同志（XX、XX、XX等部门）传阅”；如是办件，可导“请X同志批示”或主动提出初步处理意见，如“请XX同志阅示。我建议此件办理为好”；如需部门提出贯彻意见，可写“拟请X部门研究提出执行方案，报经领导批准后下发”；如需部门直接处理的，可提出“拟转XX部门阅处（遵照办理）”等。,拟办意见的书写,（2）对来自下级或平行、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办，必要时应注明时限。对欲批准或给予肯定答复的请示性公文，可分别情况写“拟同意，请XX领导同志批示”，“请XX部门在月X日办复”，“此件较好（或在有价值），建议批转，请XX同志阅示”等等；反之则可写“来文违背上级XX号文件的精神，不宜批准”，“此件提法不妥，应重作研究（调查）再行上报”等。报告性文书一般不需批复，不需提出拟办意见。,拟办意见的书写,（3）对需要两个或多个部门共同办理的公文，应指定牵头单位，以免互相推倭，如“请XX局主办，XX局会同办理”；此类文书如存在争议，在指定牵头单位的同时应一并讲明理由，如“XX市关于开展第三产业普查工作的通知中要求普查的范围为事业、企业和行政单位的第三产业，在我部分别由XX处、XX处主管，由于普查涉及面最大的是企业部分，建议由分管企业的XX处牵头，XX处、XX处会同办理。当否，请XX主任批示”。,拟办意见的书写,（4）对于一般知照性文书，包括来往函件、抄送件，可有选择地送领导人阅知，不提拟办意见；对于只是办公（秘书）部门知道即可的阅件，仅写“此件存查”即可。,（二）批办,由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。,通过对拟办意见的审阅、认可或修正，体现和实现组织的领导人或负责人对办文工作的具体指导和集中领导，保证公文质量。,（二）批办的范围,1）无既定办理方案的业务性文书；2）确需领导人行使决断权、处置权的重要文书和非常规性文书。如上级下发的重要指示、决定、指示性通知，针对本单位的批示、批复、通报等，平级或不相隶属机关重要的用于协调工作的文书，下级重要的请示、报告等。不需批办的文件主要包括已有既定执行方案的常规性、例行性文书，已有明确而有效批办意见的文书等。,,（二）批办意见的写作要求,应使承办人从批办意见中明确领导意图，明确承办某份公文的原则、要求、程序和方法。如1.对于需要贯彻执行的上级文书要提出贯彻执行的具体措施；2.对需要阅知的公文应批示传达或传阅的范围与时间；3.对办件应批示承办部门、要求和时限；4.对会办文件应批明主办单位、协办单位及承办要求等。5.在批办过程中，如发现公文所涉及的内容自己无权或确实无法处置，可将批办改为拟办，实事求是地提出建议，供领导定夺。批办意见通常写为“请XX办理（审阅、查复）”等，应工整清晰地写在收文处理单或文件传阅单、文件传阅登记表的有关栏目内，并签注批办人职务、姓名和批办日期。,（三）承办,通过对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。,（三）承办的范围,（1）上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；（2）上级领导交代的事项或需要办复的公文；（3）来自下级组织的请示及重要的报告；（4）平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；（5）人大代表的建议、议案和政协委员的提案。,（三）承办的方式,（l）领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办公室（秘书部门）直接承担办理。这类自办文件的承办，又分为不需回复和需要回复两种。不需回复的公文，其承办方式包括发文贯彻、开会传达、当面协商、电话联系、实地调研、现场办公、督促检查等；需回复的公文（如答复来文单位或批转、转发有关单位）可分别采用以下方式作复1）发文回复。凡涉及重大方针政策、干部任免、纪律检查、案件审理等重要内容的文书，一律用书面形式批转或批复（答复），以便有据可查。2）电话答复。为减少文来文往，可用此方式。,（三）承办的方式,（2）领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处置。（3）需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。转办的方式通常有三种1）原文转办。即将领导人的批示意见填入领导批示事项转办单，连同原文一起转给承办单位（有领导人批办手迹的文件处理单不应转出）。如承办单位已有原文抄送件，也可不附原文，但需注明原文的发文字号，以便承办单位查找。2）面告转办。对特别机密的批办意见，一般不要原文转出，以免多环节运转造成泄密。如承办单位距离机关不远或交通方便，可请其负责人前来阅读原文，并面告领导的批示和要求，必要时应当允许摘抄、记录，以便回去按照批示办理。3）电话转办。用于密级不高的一般文书和内部事项，可以利用电话、加密传真转告承办单位，通话双方都应做好记录以备查。,（三）承办的要求,（1））按承办原则办事。承办部门（人员）接到收文后，应认真阅读领会文书内容及批办意见，确认属于自己承办范围的公文，应按承办原则办理l）已经批办的公文按照批办意见办理；2）毋需批办可直接承办的公文，应遵循有关法律、法规、规章或有关方针政策的精神、有关惯例、一次性批办意见以及领导人口头指示等酌情办理；3）凡需会商会稿的公文，主办单位或主办部门应主动与有关各方协商、会签，协办部门和单位也应积极配合办理，不得推倭。,（三）承办的要求,（2）科学合理地安排承办次序。紧急文件或呈请性文件均应规定具体办理时限；区别公文的主次缓急，坚持先主后次、先急后缓、急文急办、特事特办；随时对承办文书加以分类排列，分设“急要件待办”、“一般件待办”、“办结”等公文夹（筐），来文随到随归并按时检查，以免承办文书被积压延误；其余公文抓紧办理，并从收文之日起尽快给予答复（对难以办结的文件承办部门应在15天内向来文单位说明办理情况）。（3）及时反馈承办结果。对于不属于本单位职权范围或不适合由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由；承办单位以发文、电话等方式直接答复报文单位的，应抄送或告之交办单位的文秘部门。,（四）注办,即承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动。,（四）注办的内容,1.发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文日期；2.会议承办的，注明会议名称、与会范围、决议与结果；3.电话或当面解决时，注明时间、地点、有关人员与主要内容等，并标注承办人姓名；4.传阅承办的，注明主要阅件人姓名和日期；5.通过现场办公解决的，应注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果。,（四）注办的方法,通常由承办人随手完成在“收文处理单”或“接收电话记录纸”上的相应栏目内，同时填写“文件办理情况登记表”。注办的自己应清晰、工整，使用耐久性好的书写材料。,三、收文管理,登记,组织传阅,收文加工,催办,,,,,,登记,,卡片式登记,簿册式登记,联单式登记,电脑登记,组织传阅,以文书人员为中心,合理规划传阅顺序,一般公文“有关者必阅，无关者不阅”,急件、要件，先办后阅、急用者先阅、跳跃式传阅,,,,,利用多种方式传阅,同时传阅（非密文件）,随时传阅（时效性强文件）,循序传阅急件、要件、普通件,,,,,收文加工,筛选分类,,需提交领导人批办的文件,以有明确业务分工的业务文件,行政事务管理方面的文件,只供阅知参考，不需要办理的文件,临时性、一般事务性文件,与本单位主管业务无关的文件,,,,,,,,加工编辑,,编写信息综合,划要点,撰提要,汇编摘报摘要,,,,,,,催办,对内催办收文催办,对外催办发文催办,,,,,