复件 公文写作与行文规范.pptx

公文写作与行文规范,中国人民大学信息资源管理学院王英玮教授,一、公文的含义,公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。,公文写作“六字真言”（多读、勤练、善改）,多读，是指多看典范例文，知道文章“该怎么写”，此即所谓“读书破万卷，下笔如有神”。勤练，就是勤于动笔，乐于实践，对学习的各种文体认真练习，此即所谓“熟能生巧”。善改，是指重视修改这一文章写作的重要环节，在修改中深化对写作对象的认识，使文章表达更加准确、精练。,公文写作的意义,人们对它的认识（伟人说）,人们对它的认识（行家说）,人们对它的认识（老外说）,美国学者约翰.奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个方向一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力”。,毛泽东历数党八股罪状“空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革命；传播出去，祸国殃民”。,“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。,公文写作的意义,从办公室的角度看,它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。,从法人单位的角度看,它是组织领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。,公文写作的依据,依据,国家行政机关公文处理办法,中国共产党机关公文处理条例,,,,,,,,上级主管单位公文处理办法,当地党政机关公文处理办法,,,,,本单位的规定要求,二、公文的特点,法定的权威性首先,公文的作者和读者是法定的;其次,适用范围是法定的;第三,发文权限是法定的.2.格式的规范性3.执行的时效性,,周书“慎乃出令，令出唯行。”,公文的特点,鲜明的政策性,法定的权威性,体式的规范性,特定的时限性,语言的平实性,,,,,,公文写作的概念,公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代所在单位立言，体现单位领导意图和愿望的写作活动，包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。,公文写作与处理的原则,准确性,时效性,规范性,安全性,精简性,质量,时间,程序,保密,文风,,,,,,被动写作,对象明确,集思广益,决策之作,急迫之作,遵命性强,针对性强,群体性强,政策性强,讲究格式,,,,,,时效性强,规范性强,,,公文写作的特点,公文写作的基本要求,在内容上符合政策规定,在业务上符合客观规律,在表述上符合语法逻辑,在起草上符合时限要求,在程式上符合行文规范,,,,,,平时积累，就是积学储材。如在领导交拟指示、参加会议、承办查办、读书读报等方面中获取信息。写时查阅，就是搜集资料。如学习相关文件精神，收集本单位相关统计数据以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等，做到上下通达，全局了然，命笔瞻前顾后。,写作材料的获取途径,公文基本格式,公文页边与版心,用纸A4210mm297mm天头（上白边）371mm订口（左白边）281mm版心156mm225mm不含页码,公文基本格式,公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线宽度同版心，即156mm以上的各要素统称眉首；置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首,公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等部分组成。,,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之一,,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。如“1”编为“01”。通常带有密级公文编制份数序号，不带密级公文也可编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。,00001秘密★机密一年特急安徽省交通厅文件皖交办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。省交通厅办公室2006年1月1日印发-1-,公文份数序号,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之二,,秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如机密★1年。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离；如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。,00001秘密★机密一年特急安徽省交通厅文件皖交办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。省交通厅办公室2006年1月1日印发-1-,秘密等级和保密期限,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之三,,紧急公文应根据紧急程度标明急件或特急。紧急程度用3号黑体字顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,紧急程度,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之四,,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称不应简化如2006不编为“06”，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位如1不编为01，不加“第”字。发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离，实际掌握只要不贴红色反线即可。发文字号应居中。,发文字号,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之五,,上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,签发人,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件皖交办﹝2006﹞1号签发人关于的请示一、二○○六年一月一日（联系人0551-）,主体,公文主体由标题、主送机关、正文、成文时间、附件、附注等部分组成。,,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,主体要素之一,,公文标题由发文机关、中心语、文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,标题,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,主体要素之二,,主送机关是公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,主送机关,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,主体要素之三,,正文在主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,正文,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,主体要素之四,,附件在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如附件1．；附件名称后不加标点符号。上行文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。,附件,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,主体要素之五,,成文日期用汉字书写，即俗称“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年月日要标全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。,成文日期,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,眉首要素之六,,附注是需要说明的其他事项。上行文请示必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号签发人关于的请示一、二○○六年一月一日（联系人0551-）,附注,版记,公文版记主体由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。,,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,版记要素之一,,主题词用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,主题词,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,版记要素之二,,抄送机关在主题词下l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。,抄送机关,00001秘密★机密一年特急XXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,版记要素之三,,印发机关和印发日期在抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。需注意的是印发机关不是指公文发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文印制主管部门，一般应是办公室。,印发机关和印发日期,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,版记要素之四,,页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,页码,00001秘密★机密一年特急XXXX公司文件总经办﹝2006﹞1号关于的通知一、二○○六年一月一日附件1.主题词通知抄送，。总经理办公室2006年1月1日印发-1-,“中华人民共和国国家标准”国家行政机关公文格式GB/T9704-1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日起实施,,三、公文的种类,国家行政机关公文处理办法中有13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要中国共产党机关公文处理条例中有14种决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。,按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。,按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,四、公文的一般格式,,,,,,四、公务文书的格式,,（一）眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,,,,,四、公务文书的格式,,,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,,,四、公务文书的格式,,,,2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,,四、公务文书的格式,,,,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,,四、公务文书的格式,,,,4．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,,例如,山东省工商行政管理局文件,中共中央文件,四、公务文书的格式,,,,5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。,,例如,鲁办〔2003〕20号,国发〔2004〕40号,机关代字,年号,序号,机关代字,年号,序号,发文字号制作要领,1.机关代字国档国家档案局;年号[2008];序号8号.完整字号国档[2008]8号。如果是对内下发可加“发”字，例如“国档发[2008]40号”2.在机关代字部分，还可有部门代字和文种代字，如“国档办字[2008]11号”，“国档通字[2008]2号”。3.注意部门只能是办公厅（室）；上行文不得采用部门代字，否则就越级行文了。,四、公务文书的格式,,6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居左侧。,,,,四、公务文书的格式,,,,7.红色反线。,,四、公务文书的格式,,,,（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,,,四、公务文书的格式,,1.标题由发文机关名称关于主要内容的公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。,,,,例如,中国银行关于发现伪造人民币的通报,发文机关,主要内容,文种,关于召开教师节表彰大会的通知,省略发文机关,通告,省略发文机关、主要内容,标题常见的病例八方面,一、要素不全二、乱用文种三、隶属不清四、提炼不精五、题不达义六、用词重叠七、滥用符号八、标注不规范,,、部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,病例,,标题的提炼,如xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知改为XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知,从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容,概括为废止部分规范性文件,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。,,题不达义,一是事由偏跑如XXX关于草原灭鼠的请示，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示。二是题大义小如关于企业技术、人才开发的若干规定，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。,三是题小义多如关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。四是题义不清如XX县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。,,公文格式中的发文字号不规范,行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”或“川办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”或“成办函﹝１９９９﹞ｘｘ号”。年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝１９９９﹞，不得写为﹝９９﹞。年号的位置，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝１９９９﹞４０号”不得写为“﹝１９９９﹞成爱卫字４０号”或“成爱卫﹝１９９７﹞字４０号”。,公文标题的书写不规范,公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如成都市人民政府关于加强城市综合管理工作的通知，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理工作”是事由，“通知”是文种。,公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内容和公文的性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题，“关于请示转发国发﹝１９９７﹞１４号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关；二是公文内容不准确，让人看了不知道国发﹝１９９７﹞１４号文件是什么。将文件字号代替内容提要。,又如“ｘｘｘ局关于ｘｘｘ的请示报告”或“ｘｘｘ局关于ｘｘｘ的报告的请示”，此类标题的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简炼一些一是使用各发文单位的规范化简称，如市物价局市经济委员会市计划委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示可简写为市物价局市经委市计委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示；二是使用概括法，将标题改写为市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。,主送机关的写作不规范主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并ｘｘｘ书记”或“市政府ｘｘｘ市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。,同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。,主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“北京市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对北京市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区（市）县政府”。,正文中的写作不规范,1、公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如“北镇县人民政府关于验收村民的自治示范乡镇的请示（北镇府发﹝１９９９﹞１０号）收悉”。若用“北镇府发﹝１９９９﹞１０号关于验收村民自治示范乡镇的请示收悉”，就是不规范的引文。,正文中的写作不规范,2、日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“１９９７年１０月１日”“若用“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，则是不规范的表述。,正文中的写作不规范,3、公文层次的不规范。序号使用不规范，有的文件中用“（一）”后又标“一”，有的用“一、”后，下面的层次中直接用“１、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是第一层用“一、“，第二层用“（一）”，第三层用“１、”，第四层用“（１）”。每一层次序数用字，前后应当一致。,正文中的写作不规范,4、法定计量单位的不规范。如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。5、简称的不规范。如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）。6、附件的不规范。公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充公文正文的内容，位于正文之后，发文机关之前，另起一行，行前空两个字书写。有附件的公文，一定要具体写明附件的名称和件数。如有两个以上附件，应标明序号，不得笼统写为“附件如文”或“附件ｘ件”。否则会给公文的收发、办理和整理、立卷等带来麻烦。一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。,7、发文机关落款不规范。政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。8、成文日期的书写不规范。成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九二、一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”；也不得只写月、日不写年；“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。,四、公务文书的格式,,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关,,,,四、公务文书的格式,,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,,,,四、公务文书的格式,,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,,,,四、公务文书的格式,,此处的发文机关可以写，也可省略。,,,,四、公务文书的格式,,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。,,,,四、公务文书的格式,,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,,,,四、公务文书的格式,,7.附注是指需要说明的其他事项。,,,,四、公务文书的格式,,（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,,,,,四、公务文书的格式,,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,,,,市关于发展外向型经济的若干补充规定主题词经济开放政策规定国务院关于加强水土保持工作的通知主题词农业水土保持通知,四、公务文书的格式,,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,,,,四、公务文书的格式,,3.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,,,,四、公务文书的格式,,4.版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。,,,,,四、公务文书的格式,,5.版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,,,,,五、公文行文制度,行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。,（一）行文方向,1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。,（二）行文方式,是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。可从三个方面分类按受文机关或行文对象的范围分类按发文机关的个数分类按行文对象的主次分类,按受文机关或行文对象的范围分类,1．逐级行文2．越级行文3．多级行文发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。4．普发行文发文机关向所属所有的机关一次性行文。5．通行行文发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。,按发文机关的个数分类,1．单独行文只有一个机关署名发出的公文。2．联合行文由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。,按行文对象的主次分类,1．主送发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。2．抄送发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。,（三）行文规则,是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。,1.行文应当确有必要，注重效用,机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。,2.行文根据的规则,公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。,3.政府各部门行文规则,属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。,政府各部门一般不得向下一级政府正式行文除以函的形式，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,4.联合行文规则,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。,5.协商一致的规则,部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。,6.抄送规则,向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,7.请示规则,各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关.请示应当一文一事.除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。,8.报告规则,1．报告中不得夹带请示事项。2．一般不得越级报告。如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。,9.报刊发表应视作正式公文的规则经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。10.一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”,常用公文,通知,（一）功用,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（二）特点,1.适用范围广2.使用频率高3.行文时效性强,三）格式扫描,标题发文机关事由（重要、紧急、联合、补充）“通知”主送机关正文缘由和目的、通知事项、执行要求落款,四写法,1.指示性通知2.批转、转发、发布性通知3.告知性通知4.会议通知5.任免通知,通知的写作要求具体、周全、细致,指示性通知,又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。,如财政部、审计署、监察部、最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知其事由部分写得很充分“长期以来，党和国家一直十分重视财经纪律状况，采取措施维护和整顿财经秩序，各部门和各财经执法机构作了大量工作，为促进国民经济的持续、稳定、快速发展，加强社会主义法制建设，保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用。但是，在财经执法工作中，也普遍存在执法不力，以补代罚、以罚代刑、‘对事不对人’的现象，已成为违反财经纪律问题屡查屡犯、屡禁不止的重要原因。这种状况如不采取果断措施加以改变，不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展，还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响。为此，各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识，牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法纪观念，加大执法力度，切实改变执法不严的状况。为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任，现将有关事宜通知如下”,,批转、转发、发布通知的共同点,1.均有附件,而且附件是主要件2.标题均含有批转、转发、发布公文的名称3.正文均较短,批转国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知转发国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知发布山东省人民政府关于印发〈山东省国民经济和社会发展第十个五年计划纲要〉的通知,,转发性通知标题的拟定,区财政局转发市财政局转发〈财政部关于国家机关、事业单位发放离退休人员生活补贴费在“离退休人员费用”“月”中列支的通知〉的通知的通知,市旅游事业管理局转发市人事局、市劳动局转发〈国家教委、劳动人事部关于技工学校毕业生学历问题的通知〉的通知的通知,几种改进办法,1.建立转发文种北京市人民政府转发国务院关于开展和保护社会主义竞争暂行规定商业部转发国家经济委员会关于加强合理运输工作的通知2.在事由部分只写转发上级机关的文号市旅游事业管理局关于转发北京市财政局京财字﹝1988﹞号文件的通知,3.越级转发，标题中只写转发级别最高的,市旅游事业管理局转发市财政局、税务局、人事局、劳动局、总工会转发〈劳动部、财政部、全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知〉的通知的通知,市旅游事业管理局转发劳动部、财政部、全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知的通知,4.独立发文，单独拟题,北京市旅游事业管理局