昶旭煤矿电子文件归档管理制度.doc

准格尔旗昶旭煤炭有限责任公司 昶旭露天煤矿电子文件归档管理制度为了加强电子文件归档管理,更好地开发利用电子档案信息资源,为本公司各项工作服务,特制定本制度 一、电子档案是本公司在各项活动中直接形成的,具有保存价值的以光盘、磁盘等为载体的历史记录。 二、电子档案必须收集齐全、准确,并按规定及时向档案室移交,实行集中统一管理。 三、电子档案应按照规范进行整理,光盘、磁盘需按电子档案相关要求进行编号,并注明内容、人物、形成日期,并填写目录。 四、电子档案移交档案室时,档案人员须检查电子档案的质量,确保内容完整准确后,方可办理归档手续。 五、电子档案的收集需考虑电子档案的使用条件,如文件格式、适用软件、压缩算法等,如为不常用软件格式,需将相应软件一并收入。 六、注意控制库房内的温湿度,存放电子档案的库房必须远离有强磁性设备的场所,磁盘电子档案应存入防磁柜,同时,防止灰尘、有害气体的侵入和阳光的照射,并做到定期检查。 七、采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。 八、电子档案的封存载体不得外借,利用时使用拷贝件,利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 九、电子档案的销毁应由部门档案管理人员鉴定后,登记造册, 并经部领导审批后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一并销毁。 十、电子档案每年进行一次检查,如发现问题,及时补救,并做到随时备份。