QP0301合同评审控制程序.doc

程序文件 文件编号 QP0301 文件版次 A/0 合同评审控制程序 文件页码 6/6 生效日期 1.目的 准确理解顾客要求,充分评估履行合同的能力,以满足减少供需双方在履行合同的经济风险和责任,确保按合同规定要求的履行. 2.适用范围 本程序适用于本公司产品销售合同的评审. 3.定义 3.1常规合同产品符合现行技术规范、标准，已批量生产，能满足顾客交货期限要求，价格符合本公司规定的合同. 3.2特殊合同本公司尚未批量生产的产品，或尚未开发的产品、批量大、交货期短,价格低于本公司规定的合同. 3.3合同评审合同签订前，为了确保质量要求规定的合同明确并形成文件，而且供方能实现，由供方进行的系统的活动. 3.4营销功能查明和确定产品的质量要求和期望。包括产品的要求，市场的要求和顾客的需求。 4.职责 4.1合同评审由业务部归口管理,并组织对所有合同的评审以及在招投标制订标书和制订产品建议书；负责与顾客的联络、沟通和企业内部的协调；负责市场调研。 4.2总经理负责特殊合同的评审审批；负责对市场调研报告的审批。 4.3技术课、制造部、质保部、财务部等相关职能部门参与特殊合同的审批,并对特殊合同中涉及本部门的业务评审内容负责；同时负责对市场调研结果的分析。 4.4业务部、制造部参与一般合同的评审，业务经理负责对一般合同的评审审批。 5.工作程序 5.1合同评审的内容 5.1.1顾客的各项要求是否明确、合理，是否形成文件。 5.1.2各项规定是否有含糊不清之处；有关的特殊内容在合同中是否得到说明。 5.1.3与投标不一致的要求是否已得到解决。 5.1.4是否具有履行合同各项要求的能力。 a. 工艺技术能否达到顾客需求； b. 物资供应能否及时到位； c. 检测手段、设备能否达到质量保证能力； d. 数量、规格、交货期要求是否有能力达到； e. 其它条件（如安全保证）是否能满足要求。 5.1.5合同是否符合中华人民共和国经济合同法 5.1.6顾客的特殊要求是否能满足。 5.1.7在发现顾客要求存在矛盾及难以履行时，必须立即在投标之前，通知顾客的产品工程部门或采购部门。 5.2合同评审的方法 5.2.1合同评审必须在合同正式签订前进行。 5.2.2合同评审的方式由业务部经理根据合同类别决定，一般有以下三种形式 a. 会议专题评审，由相关职责部门代表参加； b. 由各有关职能部门会签； c. 授权人员在签约之前直接评审。 d. 常规合同的评审由授权人员直接进行，但需遵循以下原则 e. 常规合同的评审人员，必须由总经理的书面授权； f. 评审人员应确切掌握产品的供货能力、标准价目及其允许变动的额度，并对合同执行的可行性进行分析，确认后才能正式签定。经评审后签订的合同，应在合同上加盖评审章，并由评审人员盖章或签字。 g. 当交货期及其他一些要求难以确定时，业务员应填写合同评审记录表按5.3.8进行评审。 5.3特殊合同的评审 5.3.1由业务部收集顾客提供的工程规范、质量协议、图纸、标准、采购条例。 5.3.2订货文件、物流要求和交货通知/交货期限/价格/包装/标识/用后处置要求、质量体系要求等资料。 5.3.3对顾客提出有关质量体系要求时。由质保部负责与顾客协商具体的方式、范围和结构等要求，并将协商结果通知业务部，写入产品建议书中。 5.3.4由技术课将顾客提供的所有外文标准、质量协议等进行翻译，对顾客的特殊编写符号进行说明，对特别条文进行解释。 5.3.5业务部根据顾客提供的资料和质保部、技术课提供的5.3.2、5.3.3和5.3.4内容制订产品建议书明确顾客的供货与服务的全部要求，包括功能项目、安装要求说明、使用标准、质量保证方法、包装等，以及顾客的产品工程部门、采购部门、质量部门联系人。 5.3.6由财务部制订新产品的制造预算，预算包括开发成本、材料成本、投资硬/软见、质量管理成本、运输成本、包装成本、利润成本和一般性成本等，由业务部草拟标书 5.3.7将产品建议书、顾客要求提交合同评审。 5.3.8特殊合同的评审采用由有关职能部门会签，总经理审批的形式，具体程序如下 a. 由业务员填写合同评审记录表和产品建议书写明各有关部门参与评审的内容和要求。评审表经业务部经理审核签字后附产品建议书发有关部门会签。 b. 针对产品建议书中的特殊要求，参与评审的有关部门针对本设计开发、技术工艺、生产、检验和试验等能力作出评价。对不能满足要求的部门，应明确是否能通过制订相应的解决措施满足要求的能力。 c. 业务部对评审会签的结果进行综合分析在本程序5.3.9的内容得到确认并经总经理签字后，才可与顾客签定正式合同。评审中有对顾客要求的任何修改，业务部应及时与顾客联系，说明原因，经顾客认可后方可正式签约； 5.3.9有些销售合同由顾客口头、电话或传真要求订货，业务员应认真记录区分合同类别，将顾客的要求形成文件，即记录并尽可能取得顾客确认，分别按常规合同、特殊合同的评审方法进行评审。评审的重点是 a. 分析产品的结构、性能，识别产品的质量要求，适用标准，寻求特殊要求的解决方案； b. 估计原材料、外购外协的供应和产品的生产周期； c. 分析本企业现有人员、设备、工艺和管理能力的适应性； d. 成本和利润的核算； e. 解决与投标不一致的要求； f. 顾客的特殊要求。 5.3.10业务部将评审会议情况汇总、整理成重要合同评审报告，报总经理审批，作为最终评审结论。 5.3.11评审后，经办业务员按合同评审结论制订正式标书与需方联络协调。 5.4合同的协调与修订 5.4.1合同一经签订即具有法律效力，公司各有关部门应根据合同要求，进行生产技术准备并组织生产。 5.4.2由技术课根据经批准的产品建议书制订相应的产品责任书，对产品建议书所含顾客要求作详细描述和作具体规定，经技术课主管审批后分发各相关部门，作为新产品前期质量策划的依据。根据顾客在进行产品性能测试和装车试验时提出的要求须作为产品规范补充，将其内容编入产品责任书中。 5.4.3业务部应主动掌握合同的履行情况，若发生实际与约定不一致情况时，及时与顾客联系协商解决，保证顾客规定要求能兑现。 5.4.4合同的修订应遵循以下程序 a. 合同的修订，业务部应与顾客在修订前充分洽谈，对修订内容达成共识后，补签修正合同。修正合同反映修正内容，是原合同的组成部分，与原合同有同等效力； b. 如修订内容属本程序5.1的情况，修正合同不再评审，业务员可直接签约；如修订内容有较大变化，应根据变化的具体情况，按本程序的要求评审确认后，再正式签订合同； c. 业务员应将合同的修订内容及时填写合同修订通知单传递至该份原评审部门/人员进行评审,经授权人签字后及时传递到组织生产的部门,按更改生效的合同组织生产. 5.4.5业务部应对以上诸合同应形成销售合同汇总表. 5.4.6不管出自哪方在执行过程中产生的纠正应及时给予处理说明纠纷内容,业务部填写合同纠纷及处理记录. 5.5营销功能 5.5.1由业务部进行市场调研,其内容为价格信息,投产日程,数量草案,顾客的特殊要求和期望等,并将市场调研的结果传递给相关职能部门. 5.5.2技术课接到业务部的市场调研报告后对市场情况进行统计分析,并进行可行性分析、评价，确定能达到产品要求的制造过程.并将市场分析报告提交管理者代表审阅. 5.5.3管理者代表组织有关职能部门对市场调研报告和市场分析报告作统一评价并形成报告,提交总经理审阅. 5.6合同评审记录 5.6.1合同评审记录包括 a. 合同评审记录表 b. 重要合同评审会议记录 c. 合同修订通知单 d. 供需双方联络记录 e. 产品建议书 5.6.2业务部应按QP1601质量记录控制程序的要求.做好合同评审记录,并随合同一起予以归档保存. 5.6.3业务部负责合同及合同评审记录的保管,合同履行后及时到财务部存档. 6.使用记录