工程项目信息管理.doc

第十六章 工程项目信息管理 本章知识点 认知度 第一节 工程项目信息管理概述 一、信息的特征与属性 了解 二、工程项目信息的特征与分类 了解 三、工程项目信息的作用 了解 第二节 工程项目信息管理的内容 一、信息处理与信息管理 了解 二、工程项目信息管理的内容 掌握 第三节 电子计算机在工程项目管理中的应用 一、电子计算机的基本特点 了解 二、电子计算机在工程项目管理中的应用 掌握 （一）内容提要 工程项目管理的实质是工程项目的信息管理。即工程项目管理机构（人员）在明确工程项目信息流程的基础上，对工程项目信息进行收集、加工、存储、传递、分析和应用。由此可见，信息管理在工程项目管理工作中具有十分重要的作用。 掌握信息的特征及属性，有助于充分利用信息资源，更好地为决策服务。 工程项目信息是指反映和控制工程项目管理活动的数据、表格、图纸、文字以及音像资料等。工程项目信息属于管理信息，有时简称为信息。工程项目信息除具有信息的一般特征外，还具有来源的广泛性、信息资源的非消耗性、信息量大、信息的发生和加工及其应用在时空上的不一致性、系统性和表现形式多样性等特征。为了有效地管理和应用工程项目信息，须将之进行分类，以求充分发挥工程项目信息资源对工程建设管理活动的作用。 信息管理是工程项目管理工作的一项重要内容，其目的就是通过有组织的信息流通，使项目管理人员及时掌握完整、准确的信息，为科学地决策提供可靠依据。 工程项目信息管理主要包括四项内容，即明确项目信息流程、建立项目信息编码系统、建立健全项目信息采集制度以及利用高效的信息处理手段处理项目信息。 电子计算机作为现代科学管理的重要工具，已远远超出“计算”的范畴。电子计算机凭借其独具的特性，在工程项目进度管理、质量管理、成本管理、合同管理以及文档管理等工作中发挥了巨大的作用。 （二）学习目的 1．了解信息的特征与属性； 2．了解工程项目信息的特征与分类； 3．了解工程项目信息的作用； 4．了解信息处理与信息管理； 5．掌握工程项目信息管理的内容； 6．了解电子计算机的基本特点； 7．掌握电子计算机在工程项目管理中的应用。 （三）学习重点 信息管理是工程项目管理工作的一项重要内容，其目的就是通过有组织的信息流通，使项目管理人员及时掌握完整、准确的信息，为科学地决策提供可靠依据。工程项目信息管理主要包括四项内容，即明确项目信息流程、建立项目信息编码系统、建立健全项目信息采集制度以及利用高效的信息处理手段处理项目信息。 电子计算机凭借其独具的特性，在工程项目进度管理、质量管理、成本管理、合同管理以及文档管理等工作中发挥了巨大的作用。本章的重点是把握工程项目信息管理的内容，并掌握电子计算机在工程项目管理中的应用。 （四-1）补充资料 补充资料16－1 工程项目信息管理有关规定 1. 一般规定 （1）项目信息管理应适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平。项目经理部应建立项目信息管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。 （2）项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整地传递给使用单位和人员。 （3）项目信息应包括项目经理部在项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。 （4）项目经理部应配备信息管理员，项目信息管理员必须经有资质的培训单位培训。 （5）项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。实行总分包的项目，项目分包人应负责分包范围的信息收集整理，承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。 （6）项目信息收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。 2. 项目信息的内容 （1）项目经理部应收集并整理下列信息 ①法律、法规与部门规章信息； ②市场信息； ③自然条件信息。 （2）项目经理部应收集并整理下列工程概况信息 ①工程实体概况； ②场地与环境概况； ③参与建设的各单位概况； ④施工合同； ⑤工程造价计算书。 （3）项目经理部应收集并整理下列施工信息 ①施工记录信息； ②施工技术资料信息。 （4）项目经理部应收集并整理下列项目管理信息 ①项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划信息； ②项目进度控制信息； ③项目质量控制信息； ④项目安全控制信息； ⑤项目成本控制信息； ⑥项目现场管理信息； ⑦项目合同管理信息； ⑧项目材料管理信息、构配件管理信息以及工、器具管理信息； ⑨项目人力资源管理信息； ⑩项目机械设备管理信息； ⑾项目资金管理信息； ⑿项目技术管理信息； ⒀项目组织协调信息； ⒁项目竣工验收信息； ⒂项目考核评价信息。 3. 项目信息管理系统 （1）经签字确认的项目信息应及时存入计算机。 （2）项目经理部应使项目信息管理系统目录完整、层次清晰、结构严密、表格自动生成。 （3）项目信息管理系统应满足下列要求 ①应方便项目信息输入、整理与存储； ②应有利于用户提取信息； ③应能及时调整数据、表格与文档； ④应能灵活补充、修改与删除数据； ⑤信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要； ⑥应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息以及项目统计信息等有良好的接口。 （4）项目信息管理系统应能连接项目经理部各职能部门、项目经理与各职能部门、项目经理部与劳务作业层、项目经理部与企业各职能部门、项目经理与企业法定代表人、项目经理部与发包人和分包人、项目经理部与监理机构等;应能使项目管理层与企业管理层及劳务作业层信息收集渠道畅通、信息资源共享。 资料来源建设工程项目管理规范（GB/T50326－2001）第13章，转引自建筑网络世界网站http//，2003年11月1日。 补充资料16－2 项目管理软件Project 2000在我国的应用 项目管理软件在我国已经有很长一段应用的历史，在系统介绍Project 2000之前，我们不妨先来看看Project软件能用在哪些领域它到底能为我们带来什么效益 1. 适用众多领域 项目管理的方法和理论适用于各个领域，Project也不是只针对某一个或几个行业而设计的系统，它是一款通用的项目管理软件，适用于国民经济的各个领域，包括IT项目、钢铁冶金、石油、煤炭、铁路、公路、航空航天、水利、市政、民用建筑及科学研究等各个领域。 Project 2000可以用于不同的部门。对于从事项目施工的企业来说，使用它编制施工计划是一个理想的选择。对于建设单位而言，也可以使用它安排项目投资分配，检查承包方项目进展报告的真实性，从而有效地控制项目进展。对于项目监理，要进行进度控制，它更是一个不可多得的工具。对于软件开发项目，它可以帮助规划和优化开发过程的组织和控制，随时向用户提供各种数据。 2. 用于项目投标 项目管理软件在项目投标中所起的作用早已为使用过Project的建筑施工企业所认同。可以这样说，在这类企业中，使用Project所做的第一件工作就是用在项目投标上。在社会主义市场经济环境下，企业要生存，就必须参与市场竞争。那么，在竞争中靠什么体现公司的实力和管理水平呢项目施工方案的规划水平就是非常重要的标志之一。在评标总分100分中，施工方案占35分，而其中综合进度计划占15分，为施工方案的40以上。施工组织设计、施工综合进度计划是否合理完善是投标方技术水平和管理水平的真实写照。使用Project，能非常容易地反复推敲、优化计划，最后生成条理清楚、逻辑关系正确、绘制精良的网络图、横道图和各种数据表格，展现企业的风采，给评标人员留下良好的印象，从而为企业中标助力。 例如，北京某建筑公司有十几家分公司，两年来一直用Project软件编制投标文件，参与投标，总投标35项，中标达22项，中标率达60以上。 某铁路局非常重视Project项目管理软件的应用工作，1997年4月就在全局举办培训班，全面推广。因此，该局许多单位都用这个软件参与竞争。据统计，去年有几项大的投招标工程，参加投标的有地方建筑公司，也有铁路局的建筑公司，虽然中标的因素是多方面的，但由于铁路系统的施工组织计划都使用Project编制，给各位评委一个良好的印象分。其结果，中标的都是铁路局的建筑公司。 北京另一家建筑公司在参与一个8亿投资的大厦投标时，不仅绘制了整个项目的网络图，更进一步就地下部分、地上1～5层、6～20层、21～25层、26～27层如何组织施工，绘制了更加详细的网络图，倍受评委的赞扬，在施工方案这一项获得了满分。 3. 经济效益显著 一个计划的优劣所产生的经济效益会截然不同。某个生产涤纶的工厂，每年都要安排一次检修。按常规做法，检修时要停产35天。该厂引进项目管理软件，反复对于检修的工序安排进行优化，最后，压缩在30天内完成检修工作，提前了5天。这个厂每天产值为67万元，5天增加产值335万元。 4. 判定与索赔 在项目执行过程中发生争议时如何判定谁是责任方，如何向责任方进行索赔也是项目管理的重要内容之一。判定和索赔都必须以事实为依据，Project软件由于把项目数据全部量化。因此，使这项工作做起来就有理有据，容易解决。 东北有一个洗化厂建设工程，工期为18个月。建设方负责提供大型安装设备工具。施工方中标后，根据甲方提供的安装设备工具抵达日期，按照国家定额标准，使用项目管理软件进行总体施工组织设计，计算出项目工期超出预定工期88天。乙方挖掘自己潜力，压缩工期33天，但仍然要推迟工期45天。经过认真研究分析，其原因是甲方的安装设备工具运抵时间太晚所致。乙方用项目管理软件提供的精确数据和甲方交涉，甲方最后承认这45天延期应由它们负责。事后，乙方项目经理感慨地说，如果没有项目管理软件，这45天延长的工期就只能由乙方负责，将不得不无端承受巨大的损失。 我国承建的一项国外工程，由于当地的建设方（甲方）不能按期提供材料，导致工作不能按期完成，但当我们提出索赔时由于拿不出国际公认的网络计划数据，甲方故意推脱，迟迟得不到解决。当我们使用国际公认的项目管理软件定量地展现出它对我们所造成的损失时，甲方不得不承认这个事实，很快解决了索赔问题。 5. 项目动态跟踪 有效地进行项目动态跟踪是保证项目目标实现的关键。Project按照项目进展客观规律设置了许多跟踪措施，使长期困扰项目经理的跟踪难问题得以顺利解决。动态跟踪使经理们减少了盲目性，提高了效率，保证了目标实现。 一个为了全国城市运动会而兴建的公寓项目，按国家定额标准工期应为720天，项目开工时实际只有400天。施工方通过使用Project反复优化，最后制定出一个可行的计划，按时完成了项目。在项目初期，有些任务进展很快，项目经理认为一定能够提前完工。但是使用项目管理软件进行计算，结果显示不仅不能提前，反而项目完成时间推迟。查其原因，那些进展快的任务都是非关键任务，而几个关键任务推迟了，导致整个项目延期，这使得项目经理头脑清醒起来，紧抓关键，最后项目在360天完工，获得了优质工程的荣誉。 一个冶金行业的高炉热风炉建设工程，原计划工期为8个月完成。项目经理手工制订了一个施工方案。当按项目经理的方案在项目管理软件上编制计划时，实际工期为9个月，通过项目管理软件提供的方法很快调整到8个月内。在这个项目的实施过程中，上层指挥部门2次提出压缩工期的要求，施工单位使用项目管理软件按上级意图反复调整任务安排方式，调整资源分配策略，最后提前2个月完成项目。 6. IT项目应用Project 2000出现新高潮 在前几年，项目管理软件多应用于工程项目管理中，而最近的一两年来，IT项目的管理中呈现出使用Project 2000的高潮。广州某电讯软件开发公司，已经在全公司内全面使用Project 2000进行项目计划制定和管理。北京中科项目管理研究所最近的几期Project 2000培训班，参加的人员中超过50的学员来自IT企业，并且有不少企业以Project 2000 为平台建造自己的项目管理系统。 以上简短的回顾已经说明Project软件在项目管理方面所起的显著作用。事实证明，Project是各级项目管理人员的好帮手，它使用户的项目管理工作能够有效量化，从而能够“胸有成竹”、“运筹帷幄”。以上所列举的案例大都是用Project以前的版本获得的；如今，Project 2000在原有版本的基础上更加完善了固有功能，并增加了许多新功能，比以前版本更为强大。 科学技术是第一生产力，项目管理科学化是大势所趋。我们必须承认，Project 2000是项目管理科学化的体现。现在已经有越来越多的人在关注这个软件。时间就是生命，时间就是金钱，谁用得早，谁用得好，谁的企业就会早上台阶，在市场竞争中抢占一席之地；那些固守老经验，拒绝新技术的人们总有一天会在实践中意识到这一点，但那时也许为时已晚。因此，我们有必要加大宣传力度，使人们对于这项新技术有足够充分的认识。 资料来源席相霖，转引自上海华炎软件科技有限公司网站http// 补充资料16－3 软件示例易建工程项目管理系统 易建工程项目管理系统，针对建设企业的工程项目管理需求，通过对项目的不同维度和层面的分析，构建起企业的项目管理网络体系，最大程度满足用户的不同管理模式的需求，为项目决策人员与企业管理人员提供项目的多方位价值评估与分析。 1. 主要功能 （1）项目策划管理 项目管理策划的主要内容包括项目范围管理、项目组织和施工队伍管理以及基础的管理原则制定等。 ①项目基本信息； ②项目分解结构； ③工作分解结构； ④组织分解结构； ⑤项目资源库； ⑥项目定额库； ⑦项目工作日历； ⑧项目统计期间。 （2）合同管理 按照建设工程施工合同范本、FIDIC土木工程施工合同范本等要求，全面管理工程项目的各类合同。 ①合同内容管理； ②合同文档管理； ③合同费用管理； ④合同变更管理； ⑤违约、索赔和争议管理； ⑥合同风险管理； ⑦合同范本管理。 （3）进度控制 运用网络计划技术进行项目进度的计划、追踪、更新、优化等的全过程管理。 ①进度计划编制； ②进度计划优化； ③进度计划图表； ④进度计划跟踪与工程填报； ⑤进度计划统计与分析。 （4）成本控制 以工程预算为基础建立项目的成本计划与目标成本，以此作为项目成本核算的基础。追踪项目的实际成本发生，并运用各类成本分析方法，对项目的成本执行情况进行分析与预测。 ①成本计划管理； ②成本收入管理； ③实际成本管理； ④资金管理； ⑤成本核算； ⑥成本分析与预测。 （5）质量安全控制 根据ISO质量安全保证体系，和工程项目管理的质量安全规范，实现质量安全管理的自动化。 ①质量安全文件管理； ②质量安全目标分解； ③质量安全记录管理； ④质量安全事件管理； ⑤质量安全分析与统计。 （6）信息管理 对项目管理中涉及的各类信息进行统一管理，并实现文件的工作流管理。 ①文件分类管理； ②文件工作流管理； ③文件存档； ④文件使用登记管理； ⑤档案移交管理。 （7）项目竣工管理 按照工程验收标准，全面管理各项验收事项。 ①分项专业验收管理； ②综合验收管理； ③竣工移交管理； ④缺陷责任期管理。 （8）报表分析管理 系统提供五大类共计几十张各类型报表，从不同的视角全方位反映项目的各类情况，为项目管理与决策人员提供分析决策的第一手资料。 ①计划类报表； ②监测类报表； ③成本类报表； ④合同类报表； ⑤分析类报表。 2. 功能特点 功能特点一满足项目全生命周期管理的需求，实现项目从策划、启动、规划到实施、竣工的全过程动态管理。 功能特点二满足项目不同管理层级的项目管理需求，从单项目信息层、单项目管理层、多项目管理层直至企业管理层，支持集团性、企业级的远程项目管理应用，实现多项目、多计划、多组织的灵活管理与综合分析，不仅面向单个项目的管理，更可以服务于整个企业。 功能特点三严格遵循项目管理的国家标准与行业规程，以建设部最新颁布实施的建设项目管理规范（GB／T50326－2001）作为软件功能设计的基础，实现建设项目的“四控、三管、一协调”的综合化、规范化管理。 功能特点四以成本控制作为系统的管理目标，将合同、进度、资源、目标成本、工程预决算等管理要素紧密结合；以质量管理为操作目标，按照工程管理规范设计各类数据、报表和管理流程，实现质量管理工作的自动化。 功能特点五综合运用各类项目管理技术，如项目结构分解技术（PBS）、组织结构分解技术OBS、工作任务分解技术（WBS）、费用结构分解技术（CBS）、网络计划技术、网络优化技术、进度前锋线技术、赢得值分析技术，实现信息技术与项目管理的完美有机结合。 功能特点六系统提供丰富实用的各类报表功能，包括计划类报表、检测类报表、成本类报表、合同类报表等4大类共计20余张，可以使项目管理人员从不同层面、不同角度考察项目，提供多维的价值评估。 功能特点七采用B/S体系结构，适用于集团型、分布式的管理架构，具有高度灵活的可维护性，能够很好地满足业务需求的不断变化，快速地实现软件升级；同时，系统运行环境可以多元化，满足企业的高端与低端技术需求，实现从高性能平台到低端甚至零成本开放代码技术平台的转换。 资料来源建设部网站http//，2003年11月1日。 （四-2）案例分析（请点击下方案例标题） 案例16－1 化工公司项目管理信息化应用 案例16－2 三峡工程IT技术显神威 案例16－3 粤广电的工程项目管理蜕变 （五）作业及参考答案 1. 名词解释 （1）工程项目管理 工程项目管理实质上是对工程项目信息的管理，即工程项目管理机构（人员）在明确工程项目信息流程的基础上，对工程项目信息进行收集、加工、存储、传递、分析和应用。由此可见，信息管理在工程项目管理工作中具有十分重要的作用，它是工程项目管理人员控制工程项目三大目标的基础。 （2）工程项目信息 工程项目信息是指反映和控制工程项目管理活动的数据、表格、图纸、文字以及音像资料等。工程项目信息属于管理信息，有时简称为信息。 （3）信息处理 信息处理是指对信息的收集、加工、转换、存储、检索、传递和应用等一系列工作的总称。信息处理属于技术范畴的问题，以电子计算机作为主要使用手段。 （4）信息管理 信息管理主要是研究如何有效地利用信息资源，提出信息加工要求。信息管理属于管理范畴的问题，以人为中心。信息管理是工程项目管理工作的一项重要内容，其目的就是通过有组织的信息流通，使项目管理人员及时掌握完整、准确的信息，为科学地决策提供可靠依据。信息管理工作的好坏，将会直接影响项目管理工作的成败。 2. 判断题 （1）利用电子计算机进行质量评定，是工程项目建设质量控制工作的重点。（F） （2）按照工程项目进展阶段划分，可将工程项目信息分为3个阶段，即设计阶段、施工招标阶段和施工阶段。（T） 3. 简答题 （1）简述信息的特征。 掌握信息的特征，有助于充分利用信息资源更好地为决策服务。一般而言，信息具有如下特征 ①可识别性； ②可转换性； ③可存储性； ④可处理性； ⑤可传递性； ⑥可再生性； ⑦可扩散性； ⑧有效性和无效性； ⑨可共享性。 （2）简述信息的属性。 信息的属性与我们的日常工作有着直接关系。它主要包括以下内容 ①信息的结构化程度； ②信息的准确程度； ③信息的时间性； ④信息的来源； ⑤信息的数量； ⑥信息的使用频率； ⑦信息的使用要求； ⑧信息的重要程度； ⑨信息的提供者和使用者。 （3）简述工程项目信息的特征。 工程项目信息除具有信息的一般特征外，还具有以下几个方面的特点 ①信息来源的广泛性； ②信息资源的非消耗性； ③信息数量的巨大性； ④信息的发生、加工及其应用在时空上的不一致性； ⑤信息的系统性； ⑥信息表现形式的多样性。 （4）按照工程项目管理职能划分，工程项目信息包含哪些内容 按照工程项目管理职能划分，工程项目信息包含 ①投资控制信息。如各种投资估算指标、类似工程造价、物价指数、概（预）算定额、工程项目投资估算、设计概预算、合同价、工程进度款支付单、竣工结算与决算、原材料价格、机械台班费、人工费、运杂费、投资控制的风险分析等。 ②质量控制信息。如国家有关的质量政策及质量标准、项目建设标准、质量目标的分解结果、质量控制工作流程、质量控制工作制度、质量控制的风险分析、质量抽样检查结果等。 ③进度控制信息。如工期定额、项目总进度计划、进度目标分解结果、进度控制工作流程、进度控制工作制度、进度控制的风险分析、某段时间的施工进度记录等。 ④合同管理信息。如国家有关法律规定、项目招投标管理办法、项目合同管理办法、项目监理合同、项目勘察设计合同、项目施工承包合同、合同变更协议、工程中标通知书、投标书和招标文件等。 ⑤行政事务管理信息。如上级主管部门、设计单位、承包商等的来函文件以及有关技术资料等。 （5）简述工程项目信息的作用。 工程项目信息资源对工程建设的管理活动有着巨大的影响，其主要作用体现在以下几个方面 ①信息是工程项目管理不可缺少的资源； ②信息是项目管理人员实施控制的基础； ③信息是进行项目管理决策的依据； ④信息是项目管理人员协调项目建设各参与单位之间关系的纽带； ⑤信息是设计单位、施工单位等进行竞争的有力工具。 （6）简述工程项目信息管理的内容。 工程项目信息管理主要包括四项内容，即 ①明确工程项目信息流程。工程项目信息流程反映了项目建设过程中各参与单位、部门之间的关系。为了保证项目管理工作的顺利进行，项目管理人员应首先明确项目信息流程，使项目信息在项目管理组织机构内部上下级之间及项目管理组织与外部环境之间的流动畅通无阻。 ②建立工程项目信息编码系统。项目信息的编码也称代码设计，它是为事物提供一个概念清楚的惟一标识，用以代表事物的名称、属性和状态。代码有两个作用一是便于对数据进行存储、加工和检索；二是可以提高数据处理的效率和精度。此外，对信息进行编码，可以大大节省存储空间。 ③建立、健全工程项目信息采集制度。在工程项目建设的每一个阶段，都要进行大量的工作。这些工作将会产生大量的信息，而在这些信息中包含着丰富的内容，它们将是项目管理人员实施项目管理的重要依据。因此，项目管理人员应充分了解和掌握这些内容。 ④利用高效的信息处理手段处理工程项目信息。项目管理人员为了有效地控制项目的投资、进度和质量情况，提高工程建设的投资效益，应在全面、系统收集项目信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。通过检索、快速传递工程项目信息更好地为项目管理决策服务。 （7）简述工程项目管理组织内部的信息流程。 项目管理组织内部存在着三种信息流。一是自上而下的信息流；二是自下而上的信息流；三是各管理职能部门横向间的信息流。这三种信息流都应畅通无阻，以保证项目管理工作的顺利实施。 ①自上而下的信息流。所谓自上而下的信息流，是指从项目经理开始，流向中层项目管理人员及基层项目管理人员的信息。即信息源在上，信息接收者是其下属。这类信息主要包括项目管理目标和任务，项目管理工作制度、指令、办法以及规定，业务指导意见等。 ②自下而上的信息流。所谓自下而上的信息流，是指从基层项目管理人员开始，流向中层管理人员及项目经理的信息。即信息源在下，信息接收者是其上级。这类信息主要是指项目实施情况和项目管理工作目标的完成情况，包括工程进度、费用支出、质量、安全及项目管理人员的工作情况等。此外，还包括上级部门及有关领导所关注的意见和建议等。 ③横向间的信息流。横向间的信息流是指在项目管理工作中，同一层次的职能部门或工作人员之间相互提供和接收的信息。这类信息一般是由于分工不同而产生的。为了共同的目标，各部门之间需要相互协作、互通有无或互相补充。 4. 思考题 （1）试述工程项目信息的特征。 （2）按照工程项目管理职能划分，工程项目信息包含哪些内容 （3）试述电子计算机在工程项目管理中的应用。 10