档案管理办法——国外某项目.doc

档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强公司档案管理工作，维护档案完整与安全，充分发挥公司档案在各项生产经营活动中的作用，特制定本办法。 第二条 公司档案实行集中统一管理，由综合部负责，综合部设档案管理员（可兼职），各部门设兼职档案员，使公司的档案达到完整、系统、安全和有效利用。 第三条 公司档案分为四类管理购销合同档案、生产及技术档案、综合档案、财务档案。 第二章 档案管理 第四条 归档范围 1、合同类 1.1、购销合同，包括中、英、缅文正本，以及有些以形式发票代替的贸易合同； 1.2、合同修改通知书； 1.3、保函、信用证（支票或电汇支付的除外）及其修改凭证、预付金凭证等。经中间商签订的合同，另需归档的佣金协议； 1.4、装运发货时的各种单证，包括发票、装箱单、运单（海运或空运）、保险单、质量证书、产地证明、运费单证等，属不符点出单的，需归档不符点出单的审批意见。 1.5、有关售后服务的合同及协议等; 1.6、有关技术改造的合同及协议等； 1.7、有关执行或撤销合同的文件及协议； 1.8、产品验收的有关文件； 1.9、商检部门的商检证书、处理短缺、索赔方面的协议和有关文件； 1.10、其他有关文件 2、生产技术类 2.1、工厂全套的设计图纸和设计变更图纸； 2.2、工厂工艺流程及流程变更资料； 2.3、工厂设备说明书及其他相关资料； 2.4、工厂设备连接图； 2.5、生产线故障及维修档案； 2.6、技术改造、研发方案及实施结果报告； 2.7、重大产品质量事故，生产安全事故的事故调查报告，及事故处理决定。 2.8、其它相关资料。 3、综合类 3.1、企业章程、合同营业执照、工商注册登记、税务登记等； 3.2、董事会成员组成及变更、各级人事聘用合同等文件； 3.3、历次董事会、股东会会议纪要、决议等； 3.4、项目股权证明、出资证明、验资报告、产权证、资产评估等权益性资料； 3.5、工程开工许可证、土地使用证、工程规划许可证、用地规划许可证等； 3.6、工程建设档案资料； 3.7、工程验收的全部资料； 3.8、年度工作总结、重要问题的请示、汇报等； 3.9、在项目经营活动中形成的各类图表、照片、电子资料以及与各单位有关的重要往来函件等资料； 3.10、其它相关资料。 4、财务类（由财会部门单独管理） 4.1、年度财务报告、报表、审计报告及其他重要财务记录资料； 4.2、财务凭证； 4.3、其它相关资料。 第五条 各部门设兼职档案员，负责档案的收集和整理工作。档案员应填写移交清单按月及时将第五条所列档案范围的资料交综合部整理，统一编号、保管，并提供使用。 第六条 档案按性质、年度进行分类，即以性质不同将档案分为合同（H）、生产技术（S）、综合（Z）、财务（C），每类档案再根据不同年度进行划分，然后编号组成一个卷。 第七条 档案的编号由档案的汉语拼音代字、分类号、目录号、年度、案卷顺序号组成，其基本形式为 H X * X *XXXX-XXX 案卷序号 年度 目录号 分类号 二级类目 档案代字（一级类目） 第八条 档案的案卷号按二级类目分别从“001”开始编号，编到“999”号在重新编起。 第九条 案卷装订要求 1、归档资料以正本为主，因复印件不宜保存，尽量不用。 2、遇重复件，保留一份清晰的归档。 3、损坏应修补，装订线上有字的应贴边，复制件附在原件的前面，照片应张贴后归档。 4、归档资料按先后顺序排列卷内页号标注位置，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编号。 5、装订前应去掉金属物。 第十条 案卷要填写面签、背签、卷内目录、卷内备考表、案卷目录。卷内目录包括序号、文件字号、题名、日期、页数、备注。案卷目录包括序号、档号、负责人、日期、件数、备注等。 第十一条 档案借阅 1、档案原则上只供公司领导和相关业务部门使用，且业务部门借阅档案应本着部门业务对口原则，确因工作需要借阅本部门业务范围外的档案，须经总经理批准；财务档案的借阅须经财务总监批准。 2、借阅档案必须履行登记手续，合同档案原则上不准外借，确因工作需要借出档案时，须填写查（借）阅档案申请单，经总经理和财务总监批准。借出后须安全保管，限2天内归还。 3、 借阅合同档案时，不得随意折叠或拆散，严禁对 档案更改、涂写。借出的合同档案归还时档案员要当面清点核对，如有丢失、损坏、涂改、玷污，要追究当事者责任。 4、 查阅档案如果摘抄内容涉秘，必须摘抄在保密手册上，注意保管，不得失密。 5、 查阅档案需要复印时，由综合管理部专人复印、登记，注明复印份数，由借阅人签收，借阅人不得私自复印。 第十二条 档案的鉴定与销毁 1、档案鉴定工作由综合管理部负责，日常的鉴定工作由综合部专职人员负责。 2、公司综合管理部门负责对财务类以外到期档案提出存、销毁意见，报董事会批准后实。财务类档案至少保存15年。 3、档案鉴定工作应定期进行。鉴定工作应本着“保存从宽，销毁从严”的原则。保存期限应采取“就长不就短”的原则。 4、综合管理部门对需销毁的合同档案应列出销毁清单，撰写销毁报告，经总经理和财务总监并报董事会批准后执行，销毁清单和报告由综合部保存。 5、销毁档案时，由综合部派两人以上进行监销，并在监销清册上签字。 第四章 附则 第十三条 综合管理部门每年将档案上交的完整性、准确性、及时性进行评价，通报各部门及公司领导，并提出考核建议，综合部将其列为经营管理考核依据之一。 第十四条 本办法由董事会批准执行。 5