采购控制程序.doc

河南省地质调查院/程序文件 编号QB 7.4.1-01 批准日期2000-11-15 修订日期2000-11-25 修订状态A/1 采购控制程序 页码1/3 采购控制程序 1 目的和范围 1.1目的 采购仪器设备、物资材料的质量，直接影响地质最终成果产品的质量。为确保地质调查中所取得成果的真实、可靠和完整，对影响采购质量关键环节实施控制，包括对分承包方评价与选择，仪器设备采购的检验等纳入程序化管理。 1.2 范围 适用于本院对各类设备、仪器、物资的采购、技术资料的采购收集以及对供方包括钻探、坑探、测试、测绘等合作单位的选择。 ２ 职责 1 综合办为设备、仪器、物资采购的归口管理部门，财务部为协办单位。 2 总工办负责技术资料的采购及测试、测绘和探矿工程施工单位的选择。 3 分院中心负责本单位采购物资文件的审批和采购。 4 采购人员对采购质量负直接责任。 5 副院长或总工程师负责采购文件的审核。 6 院长负责采购文件的审批。 ３ 工作流程和要求 1 由各部门、分院中心、提出“仪器设备、元器件采购清单”、“资料收集清单”或对外委托的施工单位，报综合办。由综合办制订采购清单报总工程师与技术质量有关的设备，仪器及技术资料或副院长除技术物资以外的设施审核。 2 综合办根据审核后的“采购清单”所涉及的部门，协调总工办、财务部有关人员成立临时性“市场调查小组”。设备、仪器和元件的采购市场调查由综合办公室负责。项目委托、地质资料收集由总工办负责。 3 市场调查小组根据采购的目的和任务，对待定的供货方受委托方产品质量状况、生产能力、交货能力、产品信誉以及质量保证体系状况进行现场评价。 4 在调研、评价的基础上，对拟定的供货方，受委托方进行比较，编制认定的单位名录及调查资料清单，报院长办公会议审批。 5 院长办公会议根据市场调查结果，确定供货方和交货名录，受委托单位和受委托完 河南省地质调查院/程序文件 编号QB 7.4.1-01 批准日期2000-11-15 修订日期2000-11-25 修订状态A/1 采购控制程序 页码2/3 成的工作事项。 6 综合办公室国有资产管理员、质量监督员内审员根据院长办公会议决定分别起草采购文件和委托文件。文件包括采购产品的类别、等级、技术要求、程序要求包括供货过程、设备、人员资格和质量管理体系的要求和特殊要求；委托项目的设计任务、工作规范和特殊质量要求； 7 院长对采购文件和委托文件进行发布前审批。 由分管计划财务副院长、分管生产计划的副院长分别与供货方和受委托方签订包括 产品技术要求、质量保证要求，评审验收要求等合同书。 8 设备、仪器、物资采购和检验。 ① 采购人员按计划向供货方合同签订单位进货。 ② 仓库人员对进货物资包括仪器、设备和原材料的规格、数量以及合格证书进行核查。核查无误后，仓库人员填写入库通知单书面通知检验员。 ③ 检验员按QB 6.3－01检验和试验控制程序和有关规定、规程进行检验。 ④ 对检验合格的物资由检验员在入库通知单上相应位置加盖合格印章和检验员印记，并将入库通知单返还给仓库主管人员。 ⑤ 仓库人员将合格物资存入仓库保管，并进行标识。 9 资料收集由总工办派专人负责。收集到的地质资料由资料管理员核查登记后存放于院资料室保管。 10 对供货方产品的检验。 对供货方提供的产品包括探矿工程、测试、测绘等由委托方技术负责人及质管员按有关规范、规定、规程进行检验。并应到施工现场进行实地检查。 11 不合格处理。 ① 物资入库前发现不合格，直接向供货单位退货。 ② 对供货方提供的产品探矿工程、测试、测绘等在验证中发现不合格按QB 8.3－01不合格控制程序执行。 4 引用文件 1 QB 6.3－01检验和试验控制程序。 2 QB 8.3－01不合格控制程序。 3 QB 8.5.2－01纠正措施控制程序。 5 质量记录 1仪器设备申请单、委托项目申请单。 2市场调查报告。 河南省地质调查院/程序文件 编号QB 7.4.1-01 批准日期2000-11-15 修订日期2000-11-25 修订状态A/1 采购控制程序 页码3/3 3采购文件、委托文件。 4采购合同书、委托合同书。 5验证记录。 6返工通知书、报废通知书、终止合同通知书。 21