火力发电厂电子文件档案化管理.pdf

冶 金 动 力 ME T A I ．L U R G I C A L P O WE R 2 0 1 1 年第l 期 总 第 1 4 3期 火力发电厂电子文件档案化管理 韦丽华 嘉峪关宏晟电热有限责任公司， 甘肃嘉峪关7 3 5 1 0 0 【 摘要 】通过对火力发电厂电子文件档案管理现状分析， 针对不足和差距， 加强火力发电厂电子文件档 案管理工作的途径和方法， 完善火力发电厂电子文件全过程管理制度， 加强电力企业档案之间的横向联合， 真 正形成资源共享。 【 关键词 】火力发电厂； 电子文件； 档案管理； 制度； 途径 【 中图分类号】 T M 6 2 1 【 文献标识码】B 【 文章编号】1 0 0 6 6 7 6 4 2 0 1 1 0 1 0 0 9 0 0 4 Ar c hi v e s M a na g e m e nt o f El e c t r o n i c Fi l e o f The r m a l Po we r Pl a nt W EI Li h u a J ia y u g u a n Ho n g s h e n g E le c t r o t h e r m a l C o ． ，L t d ． ，J i a y u g nan ,G a n s u 7 3 5 1 o o ,C h i n a 【 A b s t r a c t 】T h e p r a c t i c a l s i t u a t i o n o f a r c h i v e s m a n a g e m e n t o f e l e c t r o n i c fi l e o f t h e t h e r ma l p o we r p l a n t i s a n a l y z e d ． Ai mi n g a t t he s h o r t c o mi ng s ， t h e wa y s a n d me t h o d s o f a r c h i v e s ma na g e me n t wo r k o f e l e c t r o n i c f i l e o f t h e t h e r ma l p o we r pl a n t a r e s t r e n g t he ne d． Th e who l e - p r o c e s s ma n a g e me n t s y s t e m o f t h e e l e c t r o n i c fil e i s p e r f e c t e d． Th e f i l e ho r i z o n t a l u n i o n b e - t we e n po we r e n t e r p ris e s i s s t r e n g t h e n e d t o f o r m r e s o u r c e s h a r i n g ． 【 K e y w o r d s 】t h e r m a l p o w e r p l a n t ； e l e c tr o n ic f i l e ； a r c h i v e s m a n a g e m e n t ； s y s t e m ； w a y 1 引言 经过近 3 0年的改革开放 ． 随着市场经济的迅速 发展和市场竞争的日趋激烈 ，企业作为市场经济 的 主体， 在物竞天择、 适着生存的市场环境下， 单靠现 有生产条件组织生产 、 管理 、 销售等各项工作 ， 而不 凭电子档案信息进行决策、 规划组织生产， 肯定是行 不通的。只有积极开发利用档案信息资源并 同时把 档案信息与市场有机结合 ． 才能更好地整合资源， 利 用资源． 才能在激烈的市场竞争中从容应对 ， 取得主 动。火力发电厂电子文件档案作为电子网络的重要 内容， 具有优质、 稳定 、 安全的存储环境和空间， 为企 事业单位能够提供更加真实、 准确、 快捷的档案信息 服务。因此， 加快档案信息自动化系统建设， 实现档 案工作各个环节的计算机信息化， 是实现档案工作 现代化．提高电力行业档案系统整体功能的物质技 术基础和重要手段。下面就对火力发电企业电子档 案管理信息化管理， 谈一些思考。 2 现状分析 火力发电企业的档案管理伴随着改革开放的发 展 。 也经历了由计划经济到市场经济转变的全过程。 在市场经济还不完善的今天 ． 档案管理与电子化 、 信 息化的要求还有不少差距 。 2 ． 1 资源整合不够， 集中度较低， 利用效率较差 现行档案多为分散管理 ， 多头管理， 有在主管部 门管理的， 有在本单位管理 的， 国有、 非国有的档案 没有统一的规范和要求， 各行其事。企业、 政府和社 会事业单位没有实行资源整合．不利于信息有序流 动 ， 互利共享 。 2 ． 2 档案材料的客观性 、 准确性、 完整性差 由于部分人员没有严肃认真的态度 ， 加上机构、 人员变动频繁 ． 使一些档案的记录缺乏连续性 、 传承 性 ， 甚至错漏百出， 影响了档案管理的严肃陡。 2 _ 3 档案管理的软硬件不适应形势发展的需要 多数档案室设备陈旧， 管理手段落后 ， 防火、 防 潮、 防蛀等达不到标准， 档案管理只满足于不丢失， 装进袋子， 锁进柜子， 档案检索和利用停留在手工操 作上， 国家、 社会、 职工个人所需的档案信息不能在 网上共享。 2 ． 4 档案管理人员的素质急需提高 档案管理是一项政策性 、 规范性很强的工作 。 需 要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。 目前 ， 有少数档案管理人员没有经过档案专业培训．业务 2 0 1 1 年第 1 期 总 第1 4 3期 冶 金 动 力 ME U R G I C A L P Ⅵ R 9 1 水平具有局 限性 ， 加之兼职过多 ， 顾此失彼 ， 无 暇顾 及档案的规范化管理。 上述问题的存在 ，严重影响了档案工作在市场 经济中的积极功能和促进作用， 需要我们努力完善 ， 不断加以改进。 3 加强火力发电企业电子文件档案管理工 作的途径和方法 3 ． 1 加快电子档案管理人员培养和人才储备步伐 社会发展和科学技术 的不断进步 ，使档案管理 工作的任务 、 工作环境、 服务对象 、 管理模式都发生 了很大的变化。 我们可以注意到 ， 档案管理工作由以 前的保管、 记录活动的证据 ， 演变为目前这种证据的 确实产生， 进而确保上述活动本身有可信证据作为 证明。 档案管理人员也因此由以前的文献记录者、 保 存者、 变为档案遗产的积极塑造者， 从不仅仅继承公 正的、 不带偏见 的保 管者 、 整理者 、 演变为在档案形 成过程中， 明确历史责任感的积极干预者。 这一系列 的巨大变化， 迫使我们尽快地调整自己的工作思路 和方式 ． 来迎接电子时代带来 的挑战。 如何迎接这一 历史性的变革，关键是要提高当前档案管理工作者 如何掌握和应用新 的科技知识 。 更好的服务于社会。 各级政府、企业领导者以及档案馆 的领导也越来越 意识到，电子文件档案管理人才在信息化管理工作 中的重要性， 纷纷投入资金， 引进先进的电子文件档 案管理程序和人才 ．同时也清醒地认识到 目前 的档 案人员知识结构方面存在的问题 。 为此 。 加强档案馆 现有人员的继续培训是 目前和今后一段时间内一项 刻不容缓的工作。 如何提高现有人员的业务能力 ， 这 就要靠我们的管理者 ， 根据人员的知识结构水平 ， 全 面制定并明确每个人的培训计划和目 标，定期进行 全面业务知识的考评。建立和完善馆与馆之间的技 术交流平台， 从中发现、 培养、 储备电子文件档案管 理的人才。 因为， 档案信息自动化系统是一项需要运 用多种学科知识， 多专业配合 ， 多部门协作， 多环节 配套的复杂系统工程 ， 系统建设发展到 目前阶段 ． 研 究探讨对系统的协调组织、 加强管理和科学决策 ， 是 十分必要的。我公司档案应用电子计算机通过各方 面的不懈努力 ， 从 2 0 0 4年开始 ， 成立并建成了文书 档案处理系统，对现有档案管理人员进行了分步骤 地系统培训， 使系统不断向信息管理的目 标推进 ， 其 装备水平和应用水平逐步提高，为全面实现档案信 息处理和管理做好了充分准备。 3 ． 2 进一步推进电子文件档案标准化、 规范化管理 目前， 档案信息自动化系统的要求是档案标准 化、规范化 ，滞后的管理理念和应用软件的鱼 目混 杂．直接影响了电子文档档案管理系统整体水平的 提高。 目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏， 而 是管理环境没有充分得以提高和发挥。 笔者认为， 对 这一问题取得共识是系统建设思想上的一次跨越 ， 它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案 信息管理。 这一认识上的转变给我们的启示是 档案 信息 自动化 的内涵包括档案工作的各个方面和各个 环节 ． 其中首要的是档案业务要规范 ， 档案标准要建 立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个 系统工程 ， 要推进档案 自动化建设 ， 必须抓好档案标 准化 、 规范化建设 ， 掌握好两者相辅相成 、 互相促进 的辩证关系。 3 ． 3 抓好数据库建设是关键 目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由 文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步 的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是 档案信息工程的核心和基础 ， 是整个工程的主体。 数 据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期 的任务， 要经过由低到高、 由单个到群体的循序渐进 过程。我公司经过这几年的信息库的不断建立和完 善证明 。 数据库经验中最主要的有 领导重视， 统一 认识 。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配 合 ； 面向应用 ， 建立“ 活库” ， 突出重点 ， 由单一库向系 统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和 各单位档案 目录库建立起来 ，通过网络联接形成开 放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提 高一步。 信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要 特征。 目 前， 火力发电厂档案信息自动化工程影响最 大的技术是微机、 工作站。服务器性能的提高． 网络 技术的成熟与否，直接影响到数据库技术和应用软 件开发工具的发展。在信息技术发展日 新月异的条 件下， 选择档案信息自动化系统的技术路线是十分 重要的， 应当推行适应的先进技术， 使经济效益的合 理性和技术 的先进性相统一 ，技术路线的选择要符 合实际。因此 ， 要避免发生买了设备不能充分利用 ． 建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析 现状 ， 充分考虑先进技术的发展 ， 再进行每一项具体 的决策。 集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方 式， 信息自动化这一高新技术系统也不例外。 人机结 合是 自动化系统的建设方针 ，其含义为档案业务人 冶 金 动 力 ME TA LL UR GI C AL P OWER 2 O l 1 年第 1期 总 第 1 4 3期 员直接使用微机开展工作 ，这亦是研究 自动化系统 管理时必须考虑的原则之一。档案信息 自动化系统 的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结 合。目 前我们火力发电厂的档案信息 自动化系统管 理体制 ，同时存在集中统一管理不力和使用不方便 的问题 ， 主要方面是集中统一管理不力， 这 同我们档 案工作是在各专业 机 、 炉、 电、 化 基础上发展起来 的和系统建设从“ 微机起步” 有关。应下决心解决分 散现象， 从管理制度上保证专业技术规范、 标准． 硬 软件的选用 ，上下各个层次和各专业办公 自动化等 都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中。 实 行集中统一管理， 不能各行其是自 建系统， 造成信息 分割和资源浪费。 也要下决心解决方便使用的问题， 如长期将档案部门的“ 硬任务” 集中于一个部门， 在 档案部门这一信息系统之 内再组建一个 “ 档案信息 系统” ， 就很难提高档案工作整体水平。建立集中统 一 管理下的分散式系统 ， 是较理想的模式 ， 但这种高 技术结构， 必须有较强的管理能力和技术能力 ， 不具 备这些条件 。 从集中向分散过渡 ， 反倒有可能退回到 分散式。 确保电子文件原始性的管理措施在电子文件的 形成、 处理、 归档， 电子档案的保管、 利用等各个环 节。 信息都有被更改、 丢失的可能， 即使拥有完善的 信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其 得以实施。建立并执行一整套科学、 合理、 严密的管 理制度． 从每一个环节堵塞信息失真的隐患， 是维护 电子档案原始性、 真实性的最重要措施。 3 ． 4 建立完善发电厂电子文件全过程管理制度 火力发电厂电子文件全过程管理中有关维护其 信息安全方面的措施 ，首先要加强对电子文件制作 和管理人员的管理。电子文件是由人制作的，其存 储、 检索、 传输等处理都是按人的意愿进行的， 因此 ， 对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重 要的。 要禁止那些工作不认真负责、 没有良 好的工作 作风的人参加电子文件制作和管理工作 。要建立一 套审查制度， 严格把关， 这是从源头上保证电子文件 原始性、 真实性的最关键措施。人是活的因素， 易受 外界影响。 加强对电子文件制作和管理人员的管理， 仅依靠审查制度是不够的， 还必须提出严格要求， 明 确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程 中保证其原始性、 真实性的重要措施。 另外还要进行 教育。不断地提高电子文件的制作者和管理人员的 责任心， 要使他们养成忠于职守的品质 ， 认真负责的 工作精神， 一丝不苟的工作作风， 精益求精的技术水 平， 这是保证电子文件原始性、 真实性的根本措施。 电子文件的制作人员 ，应对其制作的电子文件的真 实性和能被保管、 保存负有责任。 为保证电子文件在 制作阶段不出现失真现象 ，避免制作人员 的相互推 诿、 扯皮， 首先要明确职责范围。特别是合作制作的 电子文件或大型辅助设计项 目。更要注意划清制作 人员的职责范围 ，使每一个参与人员负其分工范围 内的责任。 一般来说 ， 不相干人员不能进入他人的责 任范围， 工作需要时可允许用只读式的载体调读， 以 防由于误操作或有意增删改等原 因造成电子文件的 失真。因为 ，电子文件从形成到电子档案的开发利 用 ， 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清 ， 制 度不明， 考虑不周， 都可能影响电子文件的原始性、 真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制 度， 明确各方面的职责要求， 就显得非常重要 。如电 子文件形成后就应及时进行收集、 积累， 以防在分散 状态下发生信息丢失。 因此 ， 一开始就明确由谁进行 收集、 积累， 如何进行收集 、 积累， 建立收集、 积累制 度和严格的归档制度， 是保证电子档案原始性、 真实 性和完整性的重要措施。 电子文件的归档范围、 归档 内容、 归档时间、 归档要求等和纸质文件相比． 都有 很大区别， 要明确无误地做出规定。 归档时应对电子 文件进行全面、 认真的检查， 凡不符合要求的， 都要 有明确的处理措施 ， 不能有丝毫含糊 。 否则将会对 电 子文件的原始性、 真实性和完整性造成极大危害。 电 子文件归档应对存储载体有严格要求。并且明确保 护措施， 不致因载体原因而对电子文件的原始性、 真 实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存 所必须进行的载体转换也要采取明确的措施 。防止 在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有 许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活 动 。 也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患 ， 因 此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。其 次、 要建立完善电子文件管理的记录系统。 纸质文件 一 旦形成 。原件 中所包含的内容和形式特征就不会 再发生变化． 人们可从这些信息上确认文件的原始 性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断 地改变自身的存在形式．如果没有相关信息证实电 子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认 它的原始性。 因此 ， 应该为每一份电子文件建立必要 的记录制度， 从收集、 积累开始就要进行记录， 记录 电子文件的管理和使用情况 ， 确保电子文件形成、 处 理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始 性和真实性 。 2 0 1 1 年第 1 期 总 第 1 4 3期 冶 金 动 力 M _E T A L L U R G I C A L P O WE R 9 3 3 ． 5 加强保密工作 。 提高档案管理人员的法律意识 随着我国市场经济的进一步扩大和信息化建设 的快速推进 ， 泄密载体不断发生新的变化 ， 保卫企业 及商业 的机密的难度加大 ， 文档保密工作在观念、 制 度、手段等方面与形势任务不相适应 的问题 比较突 出。 一些涉密人员保密意识淡薄 ， 加之一些机关单位 文档保密管理措施不到位 ， 涉密信息系统防护薄弱 ， 给 国家安全和企业利益造成 了严重危 害和利益损 失。 作为档案管理部门， 一定要充分认识做好新形势 下保密工作的极端重要性和紧迫性 ，加强文档管理 人员的法制教育 ， 提高 日常保密工作的能力 ， 进一步 增强当代信息化 电子文档管理的责任感和使命感 ， 建立并执行一整套科学 、 合理 、 严密的管理制度 ， 从 每个环节堵塞信息泄密隐患。 3 ． 6 加强电力企业档案馆之间的横 向联合 ， 真正形 成资源共享 加强电力企业综合档案馆的横向联合，形成规 模效应， 将丰富的档案信息， 以整体优势向社会提供 服务 ， 将更显综合档案馆的实力 。 不同档案馆的档案 信息资源的构成状态， 无论是数量上， 或是质量上都 存在很大差异， 但各自又有自己的特点、各自的优 势， 如果加强横向联合， 发挥各综合档案馆馆藏的综 合优势和互补效应 ， 打破区域界限， 从更广阔的空间 加强联系 。 在确保不泄漏国家政府、 企事业单位秘密 的前提下， 提供综合服务， 联合开发档案信息资源， 实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案 的利用向广泛、 纵深发展， 那么档案馆的社会功能也 将得到充分发挥。 我们可以通过建立档案馆网、 或以 档案信息服务集团的方式 ， 实现档案信息资源的交 流与协作 。 形成合力 ， 为今后加入社会的信息网络打 下 基础 。 4 结束语 总之 ， 加强火力发电厂电子文件档案管理工作 ， 提升管理水平， 是我国市场经济发展的客观需要， 也 是档案管理工作本质 的、 内在的要求。社会的发展、 经济的繁荣会促进社会对电子文件档案信息需求的 增长 ．同时也更会带动电力企业 电子文件档案事业 的不断向前发展。电子文件档案将会在新形势下焕 发 出更强的生命力 ， 发挥更加积极的作用。 收 稿 日期 2 0 1 0 -0 4 - 2 9 作者简介 韦丽华 1 9 6 8 一 ， 女， 1 9 9 6 年毕业于鞍山冶金管理学院建 筑工程预算专、 中级馆 员． 现从事 电厂文秘管理工作。 上接第 8 5页 表 3 实行投入产出模 式的能源产品对 比 表 4 煤气及原煤消耗情况 表 5 产品损失率指标 指标名称 2 0 0 9 年实际 2 0 0 9 年比 2 0 0 8年 收稿 日期 2 0 1 0 1 0 1 2 作者简介 黄西强 1 9 6 5 一 ， 男 ， 1 9 8 7 年毕业于湖南冶金工业学校计 划统计专业 。 统计师， 长期从事能源统计、 能源经济管理工作。