油气销售企业信用标准化管理机制的构建-.pdf

2 0 1 4年 第 8 卷 第4 期 天 然 气 技 术 与 经 济 Na t u r a l Ga s T e c h n o l o g y a nd Ec o no my V0 1 ． 8． No ． 4 Au g ． 2 01 4 d o i 1 0 ．3 9 6 9／j ．i s s n ． 2 0 9 5 1 1 3 2 ．2 0 1 4 ．0 4 ． 0 2 0 油气销售企业信用标准化管理机制的构建 孙红雁王樱桦郭泽晋 中国石油 四川 I 绵 阳销售分公 司 ，四川绵 阳6 2 1 0 0 0 摘要针对油气企业开展信用销售随之带来的资金风险及管理成本问题，阐述了油气销售企业的信用销售存在 的监控不力、缺乏信用管理部门、信用管理有分歧 、信用评价不规范及信用管理人员素质不高等不足，结合油气销售 企业 自身经营的特点，提 出了构建 “ 5 十3 ”信用标准化管理体系，即建立包括资信调查、信用评估、债权保障、账款 清收及责任追究5个方面的信用管理流程体系和构建信用管理部门、开发信用管理系统、提升信用管理人 员素质3 方 面的信 用管理基础保 障措施 关键词 油气销售企业信用销售信用标准化管理风险管理机制构建 文献标识码 B 文章编 号 2 0 9 5 1 1 3 2 2 0 1 4 0 4 0 0 7 0 0 4 0 引言 近年 来 ，我国油气 销售企业 开始采用信用销售 来 争取 市场 份额 。但 是 随着 信用 销售 业务 的常 态 化 ，随之带来 的资金风 险及管理 成本也 日益显 现 ， 如何有效 防范资金风险 的同时又能提高效益 ，便显 得尤 为重要 。因此建立一套先进完善 的信用管理体 系 ，成为提 高油气销售 企业 的信 用风险控制 能力 、 决定 企业生存 与发展 的关键 因素 ，笔者就 以油气销 售企业信用标准化管理机制的构建作探讨分析 。 l 油气销售企业信用销售存在的风险与成本 信用 销售是企业 通过分期付款 、延期付款等方 式 向单位或个 人销售 商品或服务 的信用交 易方式 ， 是生产经 营者及消费者之 间的直接信用 。对于油气 销售 企业来说 ，一般都采用 “ 先款后货 ”或 “ 现款 交易”为主的销售结算政策 ，以避免 因赊销而带来 的风险。然 而 ，随着油气信用销售 的普遍化 ，其存 在的资金风险及管理成本也 日益显现 出来 。 1 坏账损失。信用销售在交易过程 中，由于交 易一方存在 不能履行 承诺 的可能 ，导致信用风险客 观存在 ，最 终形成坏 账 。以某 油气销售公 司为例 ， 现在公 司采用 的信用销售方式 主要有定期结算和银 行 承兑 汇票 两种 ，按公 司规定 ，实行定期结算 的客 户 必须 经上 级批 准 ，并签 定成 品油气 定期 结算 协 议 ，规定 了结算额度及结算期 限 ，一般时长在 1 ～2 个 月 ，同时 明确 规定欠 款不得跨年 实施定期结 算 ， 按规定收取的承兑汇票承兑期 限不超过 3 个月 。虽然 采用 以上方式 ，将结算风险期控制在 1 ～3 个月 ，但 企业仍然需要为这一时段 内可能发生 的坏账承担相 应 风 险 ，特 别是 一些 定期 结 算单 位 的结算 金 额过 大 、承兑汇票难 以辨认真假 的信用销售 ，一旦客户 未按合同约定支付货款 ，较高的赊销金额会一定程 度上增大欠款 回收 的难度 ，最终给公 司造成重大 的 财产损失。 2 信用管理成本 。信用管理成本是企业为管理 应 收账款而发生 的支 出 ，无论是采用定期结算还是 银行承兑汇票结算 ，都会相应承担客户 的事前调查 费用 、事 中管理费用和事后 收帐费用 。在信用销售 中 ，由于需要在前期对定期结算客户 的资信度进行 调查 ，对汇 票结算 客户提供 的票 据进行 真假辨识 ， 因而相应会产生调查费用和验票手续费 。而在信用 结算过程 中 ，公 司也相应需要承担 邮寄费 、汇票保 管成本等管理 费用 ，以及客 户无法履行承诺 时的收 账费用 。 3 税 款利息。油气销售后在确认 销售时 已负有 纳税义务 ，企业必须依法及 时缴纳相关税 费。但销 售油气 的款项却 未能及 时收回 ，给油气企业造 成了 修 订 回稿 日期 1 _ } 0 5 I S 作者简 介仆 1 L j f] u ． ， 1． lJ l IJ ． I II L mj t 什川 l ‘ f 1 卜 I 1 1 l i I I 1 l 一 、 I t 70／N a t u r a l G a s T e c h n o l o g y a n d E c o n o m y 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 总第4 6 期 天然气技术与经济 经营管理 提前纳税的事实。因应收账款的存在而发生提前纳 税的税款利息也是应收账款的持有成本之一。 4 资金成本 。由于信用销售本身是一种临时赊 销 ，赊销产生 的应收账款不仅会给企业带来不 同程 度 的资金周转 的负担 ，同时油气企业必须承担这部 分赊销 占用资金 的利息 ，以及为持续经营企业需再 次投人 的筹资费用。 2 油气销售企业信用销售存在的问题 2 ． 1 信用销售管理监控不力 为了加 强成品油气销售定期结算管理 ，防止 给 企业造成经 济损失 ，公 司出台了专 门的规定来规 范 油气定期结算 流程。但企业 在操作过程 中 ，往往会 存 在执行偏差 ，比如客户信 用调 查不够严谨 ，没有 准确判断客户信用变化，客户未按合同约定进行货 款结算 ，延期现象较为频繁。另外 ，目前公司信用 管理工作的重心主要集 中在事后催 收管理 ，由于没 有形成一套理性的 、规范的制度和操作 流程 ，事前 风险防范及事中风险控制的意识也相对薄弱，因而 会导致因执行监督不力 ，产生较大的资金风险。 2 ． 2 缺 乏独立的信用管理部门 当前公 司采取 的是 由业 务和财务等相关部 门共 同控制信用销售和应收账款的模式 ，即业务部 门提 出 申请 ，财务等相关职能部 门审核 ，决定是否对客 户进行赊销并承担账款催收工作 。虽然财务 、业务 部门均重视企业的资金回笼，但财务部门主要负责 赊销的事后核查和监控 ，而业务部门在考查客户信 用 时 ，往往 只是根据客户背景 、近期 的交易状况进 行 单方 面判 断 ，而对 客 户 的财务 状况 并 不完 全 了 解 ，由于在信用管理 和风险控制上缺乏专业知识和 经验 ，因此两部 门对信用风 险的评估较为片 面 ，无 法对客户的信用风险做出准确的判断。 2 ． 3 不同部门信用管理上存在分歧 由于企业 的财务部 门与营销部 门关注 的侧重 点 不同，在信用销售的管理上时常出现分歧。营销部 门主要 以扩大销售 为 目的 ，为 了实现销售 目标往往 过 分关 注订立 销售合同的重要 性而忽视了对 客户资 信度 的评估 ，容 易盲 目相信 客户的还款能力 。而财 务部 门关注的不仅是资金 的安 全 回笼 ，还 要寻求如 何 以最低 的成 本换取最大的收益 ，因此在对 实行定 期结算的客户 ，往往要求客户必须严格按合同要求 兑付承诺 ，按时支付货款 ，同时需要承担到期无法 支付 的违 约责任 ；而对 收取 的承兑 汇票 ，则要求尽 量是本地银行出具 、承兑期短 、承兑背书人数量较 少的汇票。但实际操作中，营销部门往往以丢失客 户 、影 响公 司销售 为 由，未能严格执行财务操作 流 程 ，导致资金风险的产生。 2 ． 4 客户资信调查及信用评价不规范 对于客户的赊销金额 、赊销时长的合理性 ，目 前大多数 油气销售企 业 只有 一个宏观 的原则要求 ， 而并没有一个相对可行的 、细致的 、科学的标准和 规范 。有些单位在进行赊销决策时 ，仅凭对 客户感 性的认知 ，而不是依靠系统的资信调查和信用评 价 ，这最终导致公 司的损失 ，许多的机构用户没有 任何有价物作为信用保证 。 2 ． 5 缺 乏专f 3 “0 1 1 练的信用管理人员 在 企业 内部管 理 机制 中 ，信 用 管理 与 市场 营 销 、财务管理相互交叉 ，缺一不可 ，这就要求信用 管理人员掌握信用管理 、财务 、管理 、法律 、营销 等多方面的综合知识。目前油气销售企业信用管理 人员 的总体素质偏低 ，没有很好地掌握或运用现代 信用 管理技 术和方法 ，缺乏客 户资信方面 的资料 ， 对客 户的信用风 险缺少评估和预测 ，缺少科学 的决 策依据 。因此在信用销售时 ，往往凭主观判断 ，而 缺少对客户的信用风险评估和预测的方法。 3 基于油气销售企业构建信用标准化管理体系 3 ． 1 理论基础 构建标准化管理体系的理论基础是全程信用动 态管理模 式 ，是指要全面控制交 易过程中的各个关 键业 务环节 ，从 而达到控制客户 信用 风险 、迅 速提 高应收账款 回收率的 目的 。在实行全程信用动态管 理模式时，应将信用管理过程与销售过程有机结合 起来 ，使全程信用管理贯穿于销 售过程的始终 ，其 核心在于事前 、事中、事后管理。 据统 计 ，实施 事前控 制可 以防止 7 O％拖欠 风 险 ，实施事 中控制可以避免 3 5％的拖欠 ，实施事后 控制可以挽 回4 1％的拖欠损失 ，实施全面控制可 以 减少8 0％的呆坏账。基于油气销售企业当前事前风 险防范及事 中风险控制相对薄弱 的现实 ，企业的信 天然气技术与经济 ／ 71 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 第8 卷 孙红雁，等油气销售企业信用标准化管理机制的构建 第4 期 用销售风险防范应向业务前端延伸 图 1 ，实现事前 管理与事中管理 的动态控制以及事后的补救措施。 E E 图 1 全程信用动态管理模式图 3 ． 2 体 系构建 基于上述全程信用动态管理理论 ，在对油气销 售企业 当前信用管理现状深 人调研 的基础上 ，有必 要建立 “ 5 3 ”信用标准化管理体系，即建立包括 资信调查、信用评估 、债权保障、账款清收及责任 追究5 个方面的信用管理流程体系，和构建信用管理 部 门、开发信用管理系统 、提升信用管理人员素质 3 方面的信用管理基础保障措施 ⋯。 1 资信调查 。资信调查是降低企业信用风险的 重要步骤 。业务部 门可通过实地调查 、相关银 行调 查等各种方式进行 。在调查 的基础上 ，业 务部 门应 指定专人负责客户信息的集中管理 ，确定 档案的建 立 、维护和保密措施，并实时将客户电子信息报送 信用部 门。应注意的是 ，资信调查是个动态的过 程 ，因为客户的信用是变化的 。因此 ，在调查 中绝 不能一蹴而就 ，要特别注意客户信用变化的征兆， 如付款 日期变更 ，现金支付突然变成了票据支付 等 。一旦发现不 良苗头 ，应该及时调整客户 的信用 等级 ，避免造成坏账损失。 2 信用评估 。在信用评估 中，关键是信用评估 方法 的选择 。信用分析方法有多种 ，根据油气销售 企业实际 ，笔者认为宜采用 “ 5 C ”分析法来对企业 信用进行全方位分析 。这里的 “ 5 C ”分析法是通过 对品质 、能力 、资本、抵押和条件5 个因素进行的综 合性评估 。 在 上述 分 析 的基 础上 ，可 以将 客户 按 等级 划 分 ，对各级别划定相应 的条件和优惠 如 A A级客户可 给予最高 的信用额度 ，可在信用额度到期后 申请一 定时间的延期等 ；A级客户的信用额度一般 比A A级 客户小 ，信用期 限也较 A A级短 ；B级客户的信用额 72／N a t u r a l G a s T e c h n o l o g y a n d E c o n o my 度一般最小 ，信用要求也更高；C 级及以下客户一般 不给予信用额度 ，见表 1 。 表 l 客户信用评价等级分类表 3 债权保障。债权保障侧重于事中控制，意味 着企业在扩大信 用销售 的同时 ，应通 过完善 的授信 审批程序 ，严格 信用审批 程序 ，使 风险能够 得到有 效控制 。具体包括 ① 业务合同的管理方面，业务 部 门首先要审核相关合 同的真实性 ，同时向信用部 门查询该客户的信用状况 ，如有信用逾期 ，则信用 部 门不予审批额度 ，并及时 向财务部 门、业务部 门 反映；② 在业务开展前均须签订合同，并对合同资 料进行集 中统一管理 。业务合 同的签订 ，业务部 门 须报信用管理部 门初审后 ，再报相关领导签批 。③ 信用部 门应实时统计客户信用使用状况 ，对于有信 用逾期现象 的客户 ，要根据信用逾期时间 、合作情 况等制作信用逾期统计表，并实时反映给业务部 门；对于逾期金额 、时间情况严重 的客户 ，则要及 时 向公 司领 导反 映 。对 于信用 部 门提 出警 告 的客 户 ，业务部 门和财务部应积极配合 ，对该客户 的信 用状况进行重新核定 。④ 对于新客户或其他信誉不 高 、信用状况有争议 的客户 ，必须要求提供其相应 的担保 ，如保证、抵押 、质押 、留置和订金等，对 特定 的担保物 ，必须 向有关部 门办理登记后 ，合 同 才 能生 效 。 4 账款清收。油气企业通常采用 的收账措施包 括 ① 立即停止供货 、停止信用 ；② 通过信函、 电讯等方式进行催 收 ，对于信用记 录一 向正常 的客 户 ，还 可派人和客户直接协商 ，达成谅解妥协 ；③ 请专业的收账代理机构催收账款 ；④ 通过法律途径 解决。 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 总第4 6 期 天然气技术与经济 经营管理 企业无论 采用何 种方式进行催收 ，都会产生相 关 收账 费用 ，如通讯 费 、差 旅费 和诉 讼 费等 。 因 此 ，企业要认真分析客户拖欠或拒付账款的原因， 把握好尺度 ，防止政策过宽导致逾期未付的客户继 续拖延或者是催 收过急伤 害无 意拖欠客户两种情况 的发生。 5 责任 追究 。要 防止企业 信用管 理 中各 种风 险，责任机制 的建立必不可少 。步骤为 ① 需明确 信用管理责任人 ，实行 “ 谁考察谁负责 、谁报告谁 负 责”的考察报告 责任认定制度 ，一旦信用风 险产 生 ，其信用管理部门必须根据风险产生的过程 ，承 担信用管理的相关责任。② 实行 “ 谁经办谁负责” 的货款清收责任制度 ，由具体经办人员负责信用款 项 的发放 、管理 和收回。如果 造成 风险和损失 ，根 据损失 大小 由责任人 实施赔偿 ，不 因人员 岗位 的变 动而发 生变化 。③ 实行 货款“ 三级清 收责任制 ” 和 “ 四层 监督制 ” 。“ 三级清收责任制 ”是将 清收责 任人 分为直接 责任人 、主要领 导责任人 和重要领导 责任人 3 个层次 ，即直接负责经办该项销售业务 的经 办 人 ，主管该项 业务的部 门负 责人 ，分管该项业务 的副总经理 、总会计师 ；“ 四层监督制”指将货款清 收监督责任分至营销部门监督 、信用部 门监督 、财 务部门监督以及审计监察部 门监督。 6 建立信用管理部门。信用管理部门在平衡财 务部门和销售部 门的矛盾时会 起到微妙 的作 用 ，可 以客观分析和判 断客户的信用状 况 ，也 能有效监督 和制约 销售部 门的过度赊销 行为 。为 了加强管 理 ， 油气销售企业应成立独立的信用管理部门。需特别 要 注意的是 ，由于信用管理部 门的运作需要联 系财 务部门、销售部门等比较敏感的部门，因此得到各 部门的支持显得非常重要。因此，信用管理部门负 责人必须在公 司具有权威性 ，才能使相关部 门在 日 常的工作 中各司其职 ，密切配合 ，完成好各 环节的 监督和控制管理工作 ，有效降低企业的信用风险 。 。 7 开发 客户信用管理系统。 目前油气销售企业 大多采用填列 “ 客户信息表”来收集客户资料，并 利用 MD M数据平 台将客户资料进行共享 ，其不足之 处是对信用客户缺少更为专业的管理，客户信息存 在 不全 、陈旧 、零散等问题 ，尤其是 缺少 客户的财 务状 况 ，导致 客户信息管理不够科 学 、规 范 ，无法 及 时掌握客户往 年在公司的购销信用记录 、客户拖 欠与追讨情况等信息。 因此 ，开发一套完善的 “ 客户信用管理系统” ， 服务于信用 管理工作是必要 的。用信息化手段管理 客户 ，将外部客户资料与内部结算信息充分结合 ， 融合 E R P 系统、财务系统、合同系统数据 ，将客户 回款的信息及 时接 轨 ，真正 实现 动态化管理 ，不仅 为企业对客户的信用政策 、信用等级 、信用额度提 供有 力依 据 ，同时便 于管理部 门时时刻刻监控 资金 回笼情况 ，降低坏账机率。 8 提高信用管理人员素质。由于信用销售 在一 定程 度上需要依靠 客户的 自我 约束来维 系交易 的最 终完成 ，相应的信 用风险管理则 具有很 强的专业性 和技 术性 ，因而必 须加强对油气销售企业现行信用 管理人员的培训 ，提高其信用管理的能力和技巧， 具备足够的专业 知识 、技术方 法和经验以胜任信用 管理工作 。 4 结束语 油气销售企业有必要正视 自身开展信用销售业 务过程 中存在的各种问题 ，将 全程信用动态管理模 式贯穿于销售过程的始终 ，并探索建立 “ 53 ”信 用标准化管理体系 ，切实将 风险防范举措 向业 务前 端延伸，实现对油气企业信用销售管理的全方位控 制。 参考文献 [ 1 ]蔡磊，王鲭 ，陈静 ，等．如何有效建立客户信用评价体 系[ J ] ．电力信息化 ，2 0 0 9 1 3 5 3 7 ． [ 2 ]黄时勉．企业如何提高信用管理能力 [ N ] ．中国企业报 ， 2 0 0 5 0 6 0 8 7 ． [ 3 ]郭若愚． 企业信用管理及其研究[ D] ．北京对外经济贸 易大学，2 0 0 5 ． 编辑 蒋龙 天然气技术与经济 ／ 73 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m