现代项目管理对石油和化工设备采购的影响.pdf

设 备 管 理 84石油和化工设备2 0 0 8 . 0 6 现代项目管理对石油和化工设 备采购的影响 王珊珊 （中国远东国际招标公司 北京 1 0 0 0 1 3 ） 【摘 要】 通过项目采购这一相对独立的专业化活动来分析现代项目管理对石油和 化工设备项目采购的影响与作用。 【关键词】 项目采购 项目管理 石化行业是国民经济的支柱 产业，对国计民生有举足轻重的 作用，特别九十年代以后我国新 建了众多石油化工企业，使我国 石化企业得到了空前的发展，而 在此过程中面临众多项目采购， 本文试图通过项目采购这一相对 独立的专业化活动来分析现代项 目管理（包括项目范围管理、项目 时间管理、项目成本管理、项目质 量管理、项目人力资源管理、项目 沟通管理、项目风险管理）对石油 和化工设备项目采购的影响与作 用。 1 项目采购的含义与组织方式 1 . 1 项目采购的概念 项目采购不同于一般意义上 的商品购买，它包括以不同的方 式从组织外部获得货物、土建工 程和服务的整个采购过程。从某 种意义上看，项目采购是一个相 对独立的活动实施过程。 随着现代工业的发展，项目采 购也越来越广泛地向专业化发展。 从石油和化工行业来看，就涉及 到工程土建、生产线建设、设计监 理服务选聘等不同类别的项目采 购活动。 1 . 2 项目采购的原则 项目采购遵循经济性和效率 性、均等竞争性、透明性的原则。 85 石油和化工设备 设备管理 S H E B E I G U A N L I 2 0 0 8 . 0 6 作者简介 王珊珊 女 在中国远东国际招标公司主要从事利用国家、国内资金 的招标采购代理工作，现就读于对外经济贸易大学国际项目管理专业 硕士研究生。 （1 ）经济性和效率性在任何 一项资金的使用中，采购费用通 常都会占到项目投资的 5 0 - 6 0 ， 因此采购活动的经济和效率与否 将会直接影响这个项目的质量与 成本。采购的工程、货物和服务应 具有优良的品质，应在合理的时 间内完成采购，以满足项目工期 的要求。 （2 ）均等竞争性是指在项目 采购中给与合格竞争者均等的机 会。这包括两方面含义使所有的 合格货源提供者都可以参加项目 的资格预审、投标、报价；所有来 自合格货源提供者的资格预审申 请、投标文件和报价都必须受到 公正对待。 （3 ）透明性是指项目采购的 整个过程具有高度的公开性。强 调项目采购的透明性有利于提高 采购过程的客观性，也是对前两 个原则的有效支持。 1 . 3 项目采购的方式 通常意义上，项目采购可以分 为招标采购和非招标采购。招标 采购又包括国际竞争性招标、有 限国际招标和国内竞争性招标。 实际执行中，较为常用的项目采 购方式主要有以下几种 公开招标。是指招标机关或其 委托的代理机构以招标公告的方 式邀请不特定的供应商参加投标 的采购方式。这是项目采购的主 要方式。招标人不得将应当以公 开招标方式采购的工程、货物或 服务化整为零或以其他任何方式 回避公开招标采购。公开招标能 够提供最大程度的竞争性，有利 于保障招标人利益，但同时也存 在周期长，筹备成本高的缺点。 邀请招标。是指招标人根据自 己积累的资料，或由权威的咨询 机构提供的信息，选择一些合格 的单位发出邀请，应邀单位（至少 三家以上）在规定时间内向招标 人提交投标意向，购买招标文件 进行投标。邀请招标能缩短周期， 节省招标管理费用，但不能有效 地发现潜在供应商，竞争性相对 弱于公开招标。 除此以外，常用的项目采购方 式还涉及到竞争性谈判采购、单 一来源采购、询价采购等形式，相 较于上述两种采购方式，更具有 灵活性，一般用于在供应商数量 有限或者项目采购任务紧迫、具 有保密性等特殊要求的项目中， 同时，通过谈判、询价的过程，也 有助于促进买卖双方对项目需求 的理解和响应。 2 现代项目管理的内容及发 展应用 项目管理最根本的目的是“如 何有效地利用时间、技术和人力” 就是在确保时间、经费和性能指 标的限制条件下，尽可能高效率 地完成项目任务、达成项目目标， 从运作中改善管理人员的效率， 让所有项目干系人满意。 自上世纪6 0 年代，项目管理的 概念兴起并发展至今，已经有越 来越多的领域开始广泛重视并使 用现代项目管理手段，包括早期 的工程建造业，直到现在的I T 、医 疗、机械、金融、服务等行业。 现代项目管理包括九大内容 体系，即项目整体管理、项目范围 管理、项目时间管理、项目成本管 理、项目质量控制、项目人力资源 管理、项目沟通管理、项目风险管 理、项目采购管理。 3 项目采购与现代项目管理 的关系 如前所述，项目采购既是现代 项目管理体系中的一个重要环节， 同时又是一个相对独立的实施过 程，二者相辅相成，紧密联系。从 独立意义上的项目采购活动来看， 具体任务的实施有赖于现代项目 管理各种手段，而这些管理手段 也对项目采购的发展起着积极的 推动作用。 3 . 1 项目采购与项目范围管理 项目范围管理是在项目采购 实施前必不可少的一步工作，主 要是为了明确项目目标和主要的 可交付成果，即确定采购的对象 内容和为交付这些成果所必须完 成的工作，这是将来实施项目的 重要基础。 设 备 管 理 86石油和化工设备2 0 0 8 . 0 6 范围管理包括拟定项目范围 说明书、范围核实、范围变更等环 节。采购初期，通过拟定项目范围 说明书，提出项目采购名称及描 述、项目采购目标、项目采购的产 品或服务描述、可交付成果清单、 制约因素及假设前提等。在项目 实施前，还需要与项目干系人核 实范围，包括核实项目的最终交 付结果及阶段性结果，以确保项 目范围内的所有工作都得到有效 完成。采购过程中，项目范围也常 常需要应对各种变化从而对成本、 进度、质量或其他目标进行调整 或变更。 无论石油行业中的工程采购 或是物资采购，不同阶段的范围 管理可以分别从事前、事中、事后 对项目采购活动提供可实现的目 标基础，是项目采购中最基本并 具有重要意义一个管理环节。 3 . 2 项目采购与项目时间管理 项目时间管理就是对项目所 包含的所有活动进行排序，然后 估计出每项活动的持续时间，在 此基础上制定出项目进度计划， 并对项目的实际进度进行控制， 以确保项目能够按照预先的计划 顺利完成的过程。 项目采购中，时间进度通常是 买方极为关注的方面，时间管理 的意义不言而喻。以设备物资采 购为例，从项目采购的前期考察、 招投标工作的具体实施，到合同 的签署及供货、设备安装调试验 收，整体的时间安排和各阶段的 具体进度计划都将对项目采购活 动产生重要影响。 在安排进度计划的时候必须 考虑现有的资源、日历以及项目 的制约因素等，而执行项目过程 中意外事件的影响、执行人员的 熟练程度及工作效率、资源供应 情况等都会影响项目采购活动的 工期，因此，合理的进度计划和有 效的进度控制措施对于项目采购 尤为重要。 3 . 3 项目采购与项目成本管理 项目成本管理指在项目实施 过程中，为了保证项目能够在批 准的预算内完成而展开的项目资 源计划、项目成本估算、项目融资 和项目成本控制等方面的管理活 动。 项目所需要的资源包括人工、 设备、材料、服务等，资源计划能 够帮助识别项目采购需要什么样 的资源、需要多少、什么时间需 要，还要考虑这些资源的有效利 用，以便作到资源均衡。通过估计 实施项目所需资源成本的近似值 可以达到成本估算的目的，在此 基础上，将整个项目的总费用分 摊到项目各项活动中去的过程就 是成本预算。项目成本控制的关 键就是要保证各项活动在规定的 预算范围内完成。 例如，某石化厂拟新建厂房， 项目采购时在招标文件中规定了 招标人控制价，并规定超过控制 价的投标报价将不予接受。这一 过程中，始终围绕着成本要素在 实施管理，保证了项目采购在有 效的财务约束下有序开展。 3 . 4 项目采购与项目质量管理 项目质量管理就是确定质量 方针、目标和职责，并在质量体系 中通过诸如质量策划、质量控制、 质量保证和质量改进等予以实施 的全部活动。 项目采购的质量是通常采购 活动要实现的终极目标，质量的 含义一方面指项目采购能否在规 定的时间内、在批准的预算内、在 规定的范围内完成，另一方面指 项目采购所提交的产品或服务是 否符合买方的技术性能要求。因 此，质量管理很大程度上决定着 整个项目采购活动的成败。 通过制定质量计划，确定与项 目采购相关的质量标准，并决定如 何达到这些标准的要求；通过监 督、 检查、 测量项目的实施结果， 并 将它与事先制定的质量标准进行比 较，判断它们是否符合相关的质量 标准，找出偏差并采取措施消除导 致质量事故的原因，这是应贯穿于 采购全过程的质量控制。 项目采购中对于质量的控制 采用如I S O 9 0 0 0 等质量管理体系， 从前期招标委托代理协议条款及 签署、到招标文件审核发布、及至 评标报告核准、发布中标通知、关 键合同条款的核准等，通常都需 要有相应管理部门的把关，通过 对项目进展情况定期进行全面评 价，以便有把握使项目能够达到 有关的质量标准。 3 . 5 项目采购与项目人力资源管 理 项目人力资源管理就是根据 实施项目的要求，任命项目经理、 组建项目团队，分配相应的角色 并明确团队中各成员的汇报关系， 并且对整个团队及其单个成员进 行绩效考评的过程，目的是确保 87 石油和化工设备 设备管理 S H E B E I G U A N L I 2 0 0 8 . 0 6 项目团队的人员得到最有效的使 用，进而能够高效、高质量地实现 项目目标。 项目采购活动的实施必须通 过项目团队来完成，人是项目采 购所有因素中最具灵活性的，因 此对人力资源的管理程度将会直 接影响到采购活动的效果。 组建项目团队的时候，应当考 虑队员的教育、经验、性格等因 素，使团队具有代表性，还要突出 项目经理的领导权威、提倡团队 精神和进行信息沟通。高效的项 目团队应当有明确的目标与共同 的价值观，具备清晰的分工与精 诚的协作，拥有融洽的关系与通 常的沟通，还应当有高昂的士气 与高效的生产力。项目人力资源 管理中，识别成员的真正需求，才 能确保提供的激励措施是有效的。 反之，当项目团队目标不明 确，职责不明晰，缺乏激励机制 时，必然会导致项目采购的质量 无从保障，进度滞缓、财务混乱等 负面效果。 3 . 6 项目采购与项目沟通管理 沟通就是信息的交换。项目采 购活动中，通畅的沟通是保证项 目高效、优质完成的前提条件。 沟通的方式包括书面和口头沟 通、言语和肢体语言沟通、正式和 非正式沟通、单向和双向沟通，以 及目前非常普及的网络沟通等。在 沟通时，应确保信息的准确、及时、 完整和有效，建立项目信息管理系 统是项目沟通管理的有效方式。 通过项目沟通管理，可以为项 目采购提供基础的数据信息，使 项目团队与客户之间、项目团队 成员之间、团队与高层领导之间 保持良好的沟通渠道，从而为及 时妥善地解决采购问题、长期优 质地发展客户关系、和谐高效地 建设项目团队创造有利条件。 3 . 7 项目采购与项目风险管理 项目风险具有不确定性、高概 率性、有规律性和控制性等特点。 项目风险管理的任务就是通过积 极、主动而系统地对项目风险进 行全过程的识别、评估及监控，以 达到将正面的机会最大化，将负 面的影响最小化的目的。 项目采购活动中，经常会面临 市场价格波动，产品升级换代、政 策法规调整、以及内部人力资源变 动等风险，在既定的项目目标指引 下，有效地识别风险、科学分析风 险并及时采取应对措施，把握好项 目采购整个周期内的风险监控，方 能有效地防范不利事件负面影响， 积极扩大有利事件的积极影响，运 用项目风险管理为采购活动顺利实 施提供预见性的保障。 石化是关系国计民生重要的工 业，项目采购活动能否经济有效地 进行，不仅影响着整体项目的成 本，也关系着项目的预期效益能否 充分发挥。如果没有严密而规范化 的程序与制度，也会给项目执行带 来危害。通过本文分析可以看出， 在项目采购中，积极采纳现代项目 管理理念，科学运用项目管理手 段，能够提高项目采购的经济效 益，保证项目性能，有效地降低项 目成本，促进或保证采购的顺利实 施和如期完成。 参考文献 [ 1 ] 云倩等. 潮流如何全面认识现代项目管理[ M ] . 天津 南开大学出版社. [ 2 ] 池仁勇等. 项目管理[ M ] . 北京 清华大学出版社. [ 3 ] 刘北林、 马常红. 项目采购管理[ M ] . 北京 中国物资出版社.